ホテルを予約したあと、急な予定変更でキャンセルが必要になることもあるでしょう。
そんなとき、「どうやってキャンセルすればいいのか」「電話ではどう伝えればいいのか」と迷う方も少なくありません。
ホテルのキャンセルは、予約した経路で連絡するのが基本です。
この記事では、電話・予約サイトでのキャンセルの仕方から、電話の例文や請求・再予約の疑問まで、手続きに必要なポイントを解説します。
ホテルのキャンセルの仕方は予約した経路で連絡するのが基本
ホテルをキャンセルするときは、予約したときと同じ経路で連絡するのが基本です。
予約方法によって手続きの窓口が異なるため、まず自分がどの方法で予約したかを確認しましょう。
電話・公式サイト予約はホテルへ直接連絡する
電話やホテルの公式サイトから予約した場合、ホテルへ直接連絡してキャンセルを伝えます。
電話が確実ですが、公式サイトに予約管理ページがあれば、そこから手続きできることもあります。
直接のやり取りになるぶん、キャンセル料の有無や支払い方法もその場で確認できるのがメリットです。
予約サイト経由はサイト上で手続きする
宿泊予約サイトから予約した場合は、そのサイトのマイページや予約詳細画面からキャンセルするのが基本です。
予約サイト経由の予約をホテルに直接電話しても、ホテル側では操作できないことがあるため、予約した窓口で手続きするのが確実です。
なお、施設によってはメールでキャンセルを受け付けている場合もあります。
メールで伝えるときの書き方や注意点は、以下の記事で詳しく解説しています。
電話でホテルをキャンセルするときの例文・言い方
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電話でキャンセルを伝えるときは、予約情報とキャンセルの意思を簡潔に伝え、あわせてキャンセル料を確認するのがポイントです。
かける時間帯や繋がらないときの動き方も知っておくと、慌てずに対応できます。
電話でキャンセルを伝えるときの例文
電話がつながったら、キャンセルしたい旨を伝え、予約者名・宿泊日・予約番号を順に伝えるとスムーズです。
次のように切り出すとよいでしょう。
このあと、キャンセル料が発生するか、発生する場合はいくら・どう支払うかを必ず確認しておきましょう。
やむを得ない事情でのキャンセルなら、簡潔に理由を添えると施設側も状況を把握しやすくなります。
電話をかける時間帯は日中が基本
キャンセルの電話は、フロントが落ち着いて対応できる日中にかけるのがおすすめです。
チェックインやチェックアウトが重なる時間帯は電話が繋がりにくく、対応も慌ただしくなりがちなので避けましょう。
とはいえ、キャンセルが決まったのが夜であっても、当日キャンセルなど急ぎの場合は時間を気にせず一報を入れるほうが安全です。
電話が繋がらないときの対処法
電話が繋がらないときは、時間帯を変えてかけ直すのが基本です。
ただしキャンセル料の無料期限が迫っている場合は、繋がるのを待つうちに期限を過ぎてしまわないよう、記録が残る手段で先に連絡を入れておきましょう。
予約サイトのメッセージ機能や、ホテルの問い合わせフォーム・メールで「いつ・どの予約を・キャンセルしたいか」を送っておけば、期限内に意思表示した証拠になり、後日の行き違いも防げます。
キャンセル料の請求が来ないときは規定を確認してホテルに問い合わせる
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キャンセルしたのにキャンセル料の請求が来ない、ということもあります。
ただし請求がない＝支払い不要とは限らないため、まずは落ち着いて次の順で確認しましょう。
はじめに、予約時のキャンセル規定を確認します。自分がキャンセルした日が、そもそもキャンセル料の発生する期間に入っていなければ、請求が来ないのは当然です。
そのうえで、発生するはずなのに請求が来ない場合は、自分からホテルや予約サイトに問い合わせるのが確実です。
事情を考慮して請求を控えてくれている場合もありますが、後日まとめて請求されて戸惑うこともあるため、放置は避けましょう。
ホテルキャンセル後の再予約・予約変更は早めに動くのが安心
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予定が変わって同じホテルを予約し直したい、日程だけ変更したい、ということもあります。
いずれも可能ですが、タイミングによっては空室がなかったり、キャンセル料がかかったりするため、早めに動くのが安心です。
同じホテルの予約変更は、予約した経路（予約サイトまたはホテル直接）で手続きするのが基本です。
予約サイト経由では「一度キャンセルして予約し直す」形になり、元の予約にキャンセル料が発生することもあるため、変更の可否は事前に確認しておきましょう。
また、希望のホテルが満室でも、キャンセル待ちで予約できる可能性はあります。
ホテルのキャンセルに関するよくある質問
ホテルのキャンセルは予約経路の確認と早めの連絡がカギ
ホテルをキャンセルするときは、まず予約した経路を確認し、同じ方法で連絡するのが基本です。
電話ならフロントが対応しやすい日中に、予約者名・宿泊日・予約番号を伝え、キャンセル料の有無もあわせて確認しておきましょう。
キャンセルが決まったら、できるだけ早く連絡することが何より大切です。
無料期限内なら費用を抑えられ、期限を過ぎても早い連絡は行き違いを防ぎ、その後の再予約や予約変更もスムーズになります。
手続きの流れを押さえておけば、急なキャンセルにも落ち着いて対応できるでしょう。
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