転職活動を始めたとき、過去の勤務先名や在籍期間が思い出せず、手が止まってしまうことは珍しくありません。
職歴は履歴書・職務経歴書の根幹になる情報なので、曖昧なまま書くと選考で不利になるリスクがあります。
この記事では、自分の職歴を調べる具体的な方法を、手元の書類・公的機関の記録・デジタルの記録という3つのルートに沿って解説します。
パートやアルバイトを職歴に含めるかどうかの判断基準から、会社が閉業していた場合の対処法、調べた内容を履歴書に落とし込む書き方まで、実務に必要な情報をまとめました。
パート・アルバイト・短期勤務も職歴に含めるのが基本
職歴に含める範囲は、雇用形態や在籍期間によって変わりません。
正社員だけでなく、パート・アルバイト・派遣・契約社員など、働いた経験はすべて職歴として扱うのが基本です。
雇用保険に加入していた職場はもちろん、短期のアルバイトや数カ月で退職した職場も、過去に在籍した事実として記録に残っています。
転職活動で提出する履歴書や職務経歴書には、記載の必要性を自分で判断する前に、まず全期間を洗い出すことが重要です。
一般的に、在籍期間の長短にかかわらず給与を受け取った仕事はすべて職歴として扱われます。求人に応募する企業によっては、履歴書への記載を省略しても問題のないケースもありますが、省略の判断は職歴全体を把握してから行うものです。
「覚えていないから書かない」と「把握したうえで省略する」は、意味が大きく異なります。職歴を調べる作業は、正社員歴だけでなくアルバイト・パートを含めた全雇用形態を対象に進めると、書類作成時の抜け漏れを防ぐことができます。
自分の職歴を調べる方法は書類・機関・デジタル記録の3ルート
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職歴を確認する手段は、手元の書類・公的機関への照会・デジタル記録の3つに大きく分けられます。
どのルートが使えるかは状況によって異なるため、利用できるものを組み合わせるのが効果的です。
手元の書類からの確認
最も手軽なのが、自宅に保管されている書類を活用する方法です。
主に以下の書類が職歴の確認に役立ちます。
| 書類名 | 特徴・確認できること |
|---|---|
| 源泉徴収票 | 会社名・住所・支払年が記載されており、在籍期間の特定に使えます。退職時に交付されるため、複数年分が手元にある場合は在籍期間を絞り込みやすくなります。 |
| 雇用保険 被保険者証 |
被保険者番号と事業所名が記載されています。転職のたびに発行されるため、過去の勤務先を順にたどる手がかりになります。 |
| 給与明細・通帳の 振込履歴 |
在籍期間を月単位で補完できます。給与明細が手元にない場合でも、通帳やネットバンキングの入金履歴で支給月を確認できます。 |
アルバイトを含む短期の勤務先は書類が揃っていないケースも多いため、複数の書類を照合して記載内容を補い合うことが大切です。
公的機関の記録からの確認
書類が手元にない場合は、公的機関への照会が有効な手段となります。
ハローワーク（公共職業安定所）
ハローワーク（公共職業安定所）では、雇用保険の加入歴を本人が照会できます。
窓口で「雇用保険被保険者記録照会」を申請すると、過去に雇用保険へ加入していた事業所名と期間の一覧が確認可能です。
照会には運転免許証やマイナンバーカードなど本人確認書類の持参が必要になります。
年金事務所
年金事務所でも、厚生年金の加入記録を通じて過去の勤務先を確認できます。
「ねんきん特別便」や「ねんきんネット」でも加入事業所の確認が可能で、窓口照会と合わせて活用するとより多くの職歴を拾い上げられます。
なお、雇用保険・厚生年金ともに加入義務のなかったアルバイトや業務委託の勤務先は記録に残らない点に注意が必要です。
デジタル記録からの確認
公的書類に残らない勤務先は、デジタル上の記録が補助資料になります。
いずれも確定的な証明書類にはなりませんが、他のルートと組み合わせることで職務経歴書や履歴書の記載内容を補強できるでしょう。
ねんきんネットでも自分の雇用履歴を確認できる｜利用の手順
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ねんきんネットは、厚生年金や国民年金の加入記録を時系列で確認できる日本年金機構の無料サービスです。
雇用保険の加入履歴とは異なりますが、勤務先ごとの在籍期間が記録されているため、過去の職歴を調べる手段として有効です。
アカウントの準備
まずは日本年金機構の公式サイトからねんきんネットに利用登録します。
マイナンバーカードを使ったマイナポータル経由でログインする方法と、基礎年金番号を使って登録する方法の2種類があります。
マイナンバーカードをお持ちであれば、マイナポータル経由のほうがスムーズに手続きを進められるでしょう。
加入記録の確認方法
ログイン後、メニューから「被保険者記録照会」を選択します。
厚生年金の加入期間が事業所名・在籍期間とともに一覧で表示されるので、勤務していた企業名や入退社のおおよその時期を確認できます。
アルバイトや短期雇用でも厚生年金に加入していた場合は記録として残っているため、正社員以外の職歴も拾えることがあるでしょう。
確認時の注意点
ねんきんネットで表示されるのは年金加入記録であり、雇用保険の加入履歴や職務経歴書に記載する職歴そのものとは厳密には異なります。
また、国民年金期間（自営業・フリーランス・無職期間など）は事業所名が表示されないため、空白期間として映ることがあります。
職歴の書類として提出する際は、源泉徴収票や雇用保険の被保険者証など他の書類と照合して、記載内容の精度を高めることが望ましいでしょう。
＼職歴のブランクや書き方に不安があるなら／
アドバイザーに相談する会社が合併・倒産していても大丈夫！自分の職歴を確認する方法
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勤めていた会社が合併・社名変更・廃業していても、職歴の確認と記載は十分に可能です。
公的な記録は会社の存続とは関係なく残っているため、確認ルートさえ知っていれば正確な情報を手に入れられます。
- 国税庁の「法人番号公表サイト」（おすすめ！）
法人番号で検索すると変更履歴が無料で確認できます。 - 法務局の「商業登記情報」
窓口やオンラインサービスで変更の記録を取得できます。
- ハローワークで雇用保険を照会する
記録は国が保管しているため、廃業後も確認できます。 - 手元の書類を活用する
源泉徴収票や給与明細も、在籍の立派な証拠になります。
わかる範囲で記載し、面接の際に「廃業しており詳細の確認が困難だった」と正直に説明すれば、多くの企業で理解を得られます。
判明した自分の職歴を履歴書・職務経歴書へ正確に記載するコツ
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調べて確認できた職歴は、年月の表記ルールを守りながら書類に正確に落とし込むことが選考通過の前提になります。
記載方法に迷いがある状態で提出すると、採用担当者に不信感を与えかねないため、フォーマットの基本を押さえておきましょう。
履歴書は入社と退職を1行ずつ分ける
入社と退職はそれぞれ1行に分けて記載するのが原則です。
年月の表記は元号・西暦のどちらでも構いませんが、書類全体で統一することが求められます。
在籍期間が「〇〇年のどこか」という程度にしか特定できない場合は、「〇〇年〇月頃」と記載し、面接や選考の場で補足説明する方法が現実的です。
曖昧な情報をそのまま書くよりも、誠実に状況を伝えることで、採用担当者の理解を得やすくなります。
雇用保険の加入記録やハローワークで取得した資料をもとに記載すると、説明の根拠も示しやすくなるでしょう。
職務経歴書は業務内容や実績もあわせて添える
職務経歴書では、雇用形態・担当業務・在籍期間を整理したうえで、成果や習得スキルをあわせて記載するのが基本的な構成です。
在籍期間が短い職歴も、在籍した事実は記載対象になります。
短期間であっても職歴の隠蔽は採用後の信頼関係に影響するため、事実をそのまま書いたうえで、退職理由を一言添えると印象が整います。
アルバイトや派遣など正社員以外の雇用形態も、業務内容が応募先の求人に関係する場合は積極的に記載しましょう。
過去の担当業務を具体的に書くほど、企業側の評価材料として機能しやすくなります。
職歴の調べ方・書き方に関するよくある質問
職歴整理に悩んだらエージェントに相談を！宿泊業ならおもてなしHR
過去の職歴が曖昧なままでは、職務経歴書の作成に迷い、転職活動全体のテンポが乱れてしまいます。
手元の書類やハローワーク・年金事務所への照会、デジタル記録といった方法を組み合わせれば、忘れてしまった在籍期間や企業名も正確に調べることが可能です。
アルバイト経験や短期間の離職も含め、自身の職歴を正確に洗い出して履歴書に落とし込むことが、採用担当者に信頼感を与える第一歩です。
書類の準備が整ったら、自分の経歴をどう活かせるかを具体的に考える段階に進みましょう。
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