ホテルのフロントには接客マニュアルが必要？

ホテルのフロント接客はマニュアル化するべき？

フロント業務はホテルのイメージを背負っており、お客様が少しでもホテルのフロント担当に違和感を抱いてしまえばホテルの評価も落としてしまうことになります。

お客様にいつでもレベルの高い接客でおもてなしをするには、サービスの質を保たなければなりません。そのためには最低限のポイントをマニュアル化し、全スタッフに徹底してもらうことが重要なのです。

ホテルのフロント業務にマニュアルを取り入れると、社員教育の簡易化にもなり、アルバイトやパートのスタッフでもサービスの質を落とすことはなくなります。また、マニュアル化を進めるにはフロント業務の洗い出しから始まり、自ずと課題が可視化されるので業務の効率化が叶うのです。

さらに、業務のマニュアル化はスタッフを評価しやすくなるというメリットもあります。マニュアル化によってサービスの基準ができあがるので、スタッフの働きぶりに応じた評価制度を取り入れることが可能になります。

評価制度はスタッフのモチベーションを向上させることにもつながりますので、サービスの質を安定させるというよりは、より高いレベルのおもてなしが実現されるでしょう。

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ホテルのフロントがマニュアル化したほうが良い「接客」とは？

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ホテルのフロント接客は、すべてをマニュアル化すれば良いというわけではありません。ホテルのイメージを守るために、最低限統一したほうが良いフロントの接客があります。それぞれチェックしていきましょう。

身だしなみ

フロント業務に限らず、ホテルスタッフが身だしなみに気を遣うことは非常に大切です。制服の着こなしだけでなく、清潔感のある髪型・髪色にすることが求められるでしょう。

また、姿勢を正すことも必要です。姿勢が悪いと、お客様がホテルに暗い印象を抱いてしまう可能性もありますよね。身だしなみをマニュアル化しルールを作らなければ、お客様によっては不快に思ってしまう方もいらっしゃるかもしれないからです。

話し方

「ホテルの顔」としての役割を担うフロントには笑顔が欠かせません。しかし、明るく笑顔で対応すれば良いというものではなく、フロントの接客には声のトーンや大きさも考える必要があります。

大きすぎる声や高すぎるトーンの話し方は、お客様にあまり良い印象を与えません。誰にでも聞き取れる速さで話すことをマニュアル化し、全スタッフが実行できるようにすると良いでしょう。

言葉遣い

ホテルの窓口ともなるフロントは、正しい敬語や丁寧な言葉遣いが求められます。スタッフの言葉遣いを放っておくと、間違った言葉遣いで接客してしまうといったケースも起こるかもしれません。

たとえば、お客様に謝るときは「すみません」ではなく「申し訳ございません」、「了解しました」ではなく「かしこまりました」など、スタッフの言葉遣いを統一するとお客様の信頼を得ることにもつながるのです。

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クレーム対応

フロント業務にあたるうえで、避けては通れないのがクレーム対応です。良い対応ができればホテルの評判も上がりますが、反対に頼りない対応をしてしまうとホテルの評価を落とし、結果的には新規のお客様を逃してしまうことになるかもしれません。

クレーム対応の仕方をマニュアルとして取り入れると、スタッフがいざクレームを受けても冷静に対処できる体制が整います。また、最悪の事態を防ぐためにも、今までに受けたクレーム案件をまとめ、その際はどう対処したかも共有しておくと良いでしょう。

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心遣い

お客様への心遣いには、それぞれのホテルのコンセプトが色濃く反映されます。さらにホテルのフロントは、お客様のお迎えからお見送りまでを見守る確率の高いポジションですよね。つまり、ホテルのフロント接客で心遣いをマニュアル化することは、お客様の心をつかむことにも直結するのです。

たとえば、チェックアウト後にお客様の姿が見えなくなるまで見送ることや、「お客様」とは呼ばずお客様の名前を使って「～様」と呼ぶなど、些細な心遣いを統一すると良いかもしれません。

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ホテルのフロント接客をマニュアル化する注意点

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フロント接客のマニュアル化はサービスの質を安定させること以外にも様々なメリットがあります。ですが、マニュアルの作成には時間がかかってしまうので、十分な余裕のあるときに作成しなければ中途半端なマニュアルになってしまうでしょう。

しかも、あまりにも細かくマニュアルを作ってしまうと、接客が「マニュアル通り」だと受け取られてしまいお客様に冷たい印象を与えてしまいます。

さらに、細かいマニュアルの設定がスタッフの個性を奪ってしまい、接客の幅が狭まってしまうことにもなるのです。それが、スタッフのモチベーションを下げてしまうこともあるので、注意を払わなければなりません。

ホテルのフロント接客をマニュアル化するには「サービス」と「ホスピタリティ」を分けて考えることが大切で、あとはホテルのスタッフがそれぞれの接客方法でお客様をおもてなしするというイメージを忘れないようにしてくださいね。

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ホテルのフロント接客をすべてマニュアル化することは非常に困難です。お客様に喜んでもらうためには、マニュアルの接客があるうえでお客様一人ひとりと向き合うことが重要なのです。そのマニュアルを超えたホスピタリティこそがお客様の印象に残り、ホテルのイメージを守ることにつながります。

しかし、マニュアル化を進めたところで、すぐにスタッフがある一定のレベルを満たすことができるのかといえば、そうとは限らないでしょう。最近では、フロントの接客マニュアルを動画にまとめているホテルも多く、全スタッフがいつでも確認できる環境を作っているようです。

マニュアルが文書だけではなく動画としてまとめられていると、特に話し方もマニュアル化にとても役立つかもしれませんね。一度、検討してみてはいかがでしょう。

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