宿泊予約のキャンセルとは？

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急な仕事や体調不良、自然災害などで旅行が中止になると、予約していたホテルをキャンセルしなければなりませんよね。

宿泊予約のキャンセルは、電話やメール、オンラインなどいくつか方法があり、予約の仕方によって異なります。

予約方法が電話やオンラインサイトであれば、直接キャンセルの電話を入れるかサイト上でキャンセルするのが一般的です。

しかし、ホテルの予約をメールで行うことはほとんどありません。そのため、メールで宿泊キャンセルをするには少々注意が必要です。

メールでキャンセルが可能な場合や作成のポイント、注意点について探っていきましょう。

宿泊予約キャンセルのルール

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まず、宿泊予約のキャンセルをする上で知っておかなければならないのが、宿泊キャンセルに関するルールです。キャンセルのルールとは、期間ごとに設定されたキャンセル料やキャンセルの方法を指し、宿泊施設により異なります。

宿泊予定日当日から一週間前までの範囲でキャンセル料が設定されていることが多く、定めたられた期間ごとに宿泊料金の数パーセントをキャンセル料として支払うのが一般的です。

また、キャンセル方法も重要なポイント。ホテルにより異なるので一概にはいえませんが、基本的には予約方法と同様の方法でキャンセルすると思っておいたほうが良さそうです。

例えば、電話での予約なら電話でキャンセル、公式サイトや予約サイト経由ならサイト上でのキャンセル、メールで申し込みをしたのならメールでキャンセルというふうに。

メールのみでのキャンセルは一般的な方法ではありませんが、電話や旅行会社を通した場合のキャンセルの補足としてメールを活用すると、相手側に対してより丁寧な印象を与えます。

メールでホテル予約をキャンセルするポイント

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では、ホテルに予約のキャンセルメールを送る場合の書き方について、ポイントをお伝えします。メールを作成する上で最低限必要な情報は、宿泊者の情報と宿泊予定日です。

例文として以下を参考にしてみてください。

これはあくまでも例ですが、宿泊者の情報や宿泊予定日のような最低限の情報に加え、予約内容やプランを記載しておくと丁寧です。

当たり前のことですが、予約をキャンセルされて喜ぶ施設はありません。残念な気持ちになるのが当然の心理でしょう。

メールのようなテキストは感情が伝わりにくく、冷たく感じてしまう側面もあります。だからこそ、キャンセルメールとはいえ、宿泊施設側の気持ちを気づかったメールが書けると良いですね。

メールで宿泊キャンセルをする際の注意点

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宿泊キャンセルをメールで送る場合は、以下の点に注意しましょう。

• ・そもそもメールでのキャンセルは可能か
• ・メールの送信先や宛名に間違いはないか
• ・キャンセルが完了したかどうか確認する

そもそもメールでのキャンセルを受付けていない、送信先が間違っていたなど、根本的なミスがあると宿泊キャンセルにはなりません。

また、メールがきちんと送信されているか、キャンセル完了の連絡はあるかなどをしっかりと確認しておくことも大事です。

食い違いがあると想定外のキャンセル料を請求されてしまうかもしれませんので、念には念を入れて、電話で補足連絡をしておくくらいのほうが安全かもしれませんね。

宿泊予約のキャンセルはメールでも可能！

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結論から言えば、宿泊予約のキャンセルはメールでも可能です。ただし、宿泊施設によってメールでの受付が可能かどうかは異なります。

予約していたホテルをメールでキャンセル場合は、ホテルが定めるキャンセルのルールをしっかり確認し、マナーや注意点に気をつけて作成するよう心がけましょう。