ホテルのチェックインの効率化を図ろう！生産性を上げて作業スピードを改善する方法

ホテルのチェックインの効率化を図りたい！

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ホテル運営をするにあたって、最も効率化を図りたいのはフロント業務ではないでしょうか？

フロント業務の中でも、チェックイン対応は比較的同じことの繰り返しなので、改善を講じたい部分です。

しかし、同じ動作の多いチェックイン対応なのに、ホテルによってはチェックインの時間帯になると混雑しています。

反復作業と言われるチェックイン業務であっても、非効率につながる要因を突き止めなければ何も解決しませんよね。

そこで、次の項目よりホテルのチェックイン業務が非効率になっている原因を解説します。

現在勤務しているホテルに当てはまるものはないか、チェックしてみてくださいね。

ホテルのチェックインが非効率になっている原因とは？

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紙ベースの台帳を使用している

宿泊施設は、旅館業法第6条に基づき宿泊者名簿を保管しなければなりません。

そのため、施設によっては紙ベースの台帳にお客様のサインをもらったら、ファイルに保管しているそうです。

ただ、繁忙期になると記入済みの台帳は増えるので、その分保管場所を圧迫することにもつながります。

加えて、台帳を探すとき、どのファイルに入れたか分からなくなることもあるでしょう。

紙ベースの台帳を使用していると、お客様が記入している間にも新たなお客様がいらっしゃり、結果非効率の要因になってしまうのですね。

参考：旅館業法 | e-Gov法令検索

館内案内などの説明に時間を要する

チェックイン時は、食事時間の確認や館内の案内などをすることが多いそうです。

ただ、お客様から質問を受けたり、説明の時間配分を意識せず無駄に時間を割いたりすることもあるでしょう。

確かに、緊急時の避難経路など、宿泊されるうえで伝えなければならない事項はあって当然です。

しかし、必ず伝えなければならない項目のみに絞らないと、余計な時間をかけてしまい非効率につながります。

ホテルのチェックインを効率化させるコツ

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ここでは、ホテルのチェックインを効率化させるコツを3つ紹介します。

チェックイン作業がスムーズになれば、お客様の満足度も上がるので参考にしてくださいね。

ITツールを活用する

まず、ITツールを活用してチェックイン処理を円滑に進めましょう。

近年、新型コロナウイルスの影響もあり、ホテル業界では非接触システムの普及が進んでいます。

例として挙げるなら、自動チェックイン・セルフチェックイン・オンラインチェックインではないでしょうか。

これらに共通しているのは、フロントを通さずお客様のタイミングで専用端末機などでチェックインできることです。

ITツールを導入すれば、フロントでの混雑を避けられるうえ、紙ベースの台帳保管も不要なので作業効率がアップします。

ITツールは初期費用が発生しますが、その分人件費を削減することでヒューマンエラーの防止にもつながりますよ。

なお、以下の関連記事ではオンラインチェックインとセルフチェックインについて解説しています。あわせてお読みください。

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反復業務はアルバイトに一任する

次に、チェックイン業務のように反復性の高い業務を洗い出したら、アルバイトの人に一任しましょう。

チェックイン業務は、特別必要なスキルはなく、一連の流れを覚えればその繰り返しになるのがほとんどです。

また、チェックイン業務だけではなく、この機会に繰り返し作業の多い仕事をすべて探し出してアルバイトの人にお任せしてみましょう。

お任せした分、社員の方は余裕を持って他の業務を遂行できるのではないでしょうか。

無駄な作業がないか見直す

最後に、台帳の使用や館内案内の内容など、無駄な作業に時間を割いていないか見直してみましょう。

長年、同じオペレーションを繰り返していると「これが当たり前のやり方」と認識してしまい、誰も指摘しない傾向があります。

ただ、チェックインの効率化を図るためには、「なぜその業務が必要なのか」という理由を考えることが大事です。

確かに、業務一つひとつに対して必然性を求めるのは手間がかかるので、気乗りしない方も多いでしょう。

しかし、意を決して改善に踏み切ることでより良い方向に進みやすくなります。

少しずつで大丈夫なので、非効率になっている作業はないかチェックしてみてくださいね。

ホテルのチェックインの効率化で生産性を向上させよう！

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ホテルのチェックインを効率化させることで、ホテル全体の生産性アップにつながります。

非効率になっている業務は全員で見直して、働きやすい環境に改善していきましょう。

当社サービス「おもてなしHR」は、宿泊業界に特化した転職エージェントサービスです。

もし、作業効率の高い環境でキャリアアップしたいとお考えの方がいたら、当社までご相談ください！