シフトの休み希望をメールで正しく伝えるには？

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シフト制の職場では、休みの希望などを提出することが一般的です。専用のツールに入力したり、紙に書いて提出したりといった職場もありますが、メールで伝える職場もあるでしょう。

この記事では、シフトの休み希望などをメールで伝える際のポイントを例文付きで解説します。シフト確定後に休みを変更したい場合の伝え方にも触れるので、参考にしてくださいね。

【メールでのシフト希望】休みたい日などを伝えるポイント

専用のツールや用紙に書いてシフトを提出する場合は、フォーマットが用意されていることが一般的で、それに従って記入すればOKです。一方、メールの場合は決まった形式がないため、どのように伝えれば良いのか迷いやすいかもしれません。

毎月のシフト希望をメールで伝える際には、分かりやすく簡潔に書くことを心がけたいものです。押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

件名を明確に

ひと目で用件がわかるように件名を付けることは、ビジネスメールのマナーです。

シフト希望のメールであれば、その旨が分かるように書きましょう。また、要件の後ろに名前を書くことも忘れずに。どのメールが誰のシフト希望なのかが分かりやすくなります。

希望は箇条書きにする

休日や勤務時間など、シフトの希望は箇条書きにして伝えましょう。長い文章にすると、言わんとすることが伝わらなかったり、読み間違いが起こったりします。

「希望の休日」「希望の勤務時間」「出勤したい日」など、カテゴリーに分けて時系列で書くと分かりやすいはずです。

具体的に書く

シフト希望は、具体的に書くことが重要です。たとえば「お昼以降のシフトにしてほしい」「夕方以降はシフトに入れません」といった書き方では、シフトを作成する人が困ってしまいますよね。

「13時以降なら出社可能」「18時までなら勤務可能」というように、はっきりと伝わる書き方を心がけましょう。

【メールでのシフト希望】シフト確定後に休みを変更したい場合

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急用ができたり、体調を崩したりして、出勤予定日に休まざるを得なくなることもありますよね。シフト確定後に休日を変更したい場合は、対面や電話で伝えたほうがマナーとしては良いでしょう。

しかし、次回出勤日までに日にちが空く場合や、電話ができない状況であれば、メールでの連絡もやむを得ません。

シフト確定後に、メールで休みの変更を依頼する際のポイントを見ていきましょう。

お詫びの気持ちと理由を伝える

シフト確定後に休みを変えるとなると、少なからず職場に迷惑がかかります。お葬式など、自分の責任ではないケースもありますが、まずはお詫びの気持ちを伝えてくださいね。

また、休みの理由を説明することも必要です。正当な理由を説明すれば、納得してもらいやすいでしょう。

休み希望は簡潔に箇条書きする

通常のシフト希望を提出する際と同じように、いつ休みたいのかは簡潔に箇条書きしましょう。

代わりの出勤希望日がある場合や、シフトを交代してくれる人がいる場合は、その旨も書いてくださいね。

承諾されたらお礼の返信をする

自分の都合に合わせてシフトを変えてもらっていることを、忘れてはなりません。休みの変更が承諾されたら、必ずお礼のメールを入れてくださいね。

また、お葬式などの不可抗力でなければ「今後はこのようなことがないように努めます」という旨も伝えると、印象が良くなります。

休みの希望をメールで伝える際の例文を見てみよう

ここまでの説明をふまえて、メールで休みの希望などを伝える際の例文を見てみましょう。通常のシフト希望を提出する場合と、シフト確定後に変更を依頼する場合を紹介します。

通常のシフト希望における休みの伝え方

シフト確定後に休みを変更したい場合の伝え方

メールでシフト・休みの希望を伝える際には確実に！

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今回解説したポイントを押さえれば、認識の相違によるシフト間違いなどのトラブルは防げるはずです。また、きちんと送信されたかどうかも確認して、確実に休みなどの希望を伝えてくださいね。

また、時間の融通が利きやすいシフト制の職場としては、宿泊業界もおすすめです。ホテル・旅館の仕事を探す際には、おもてなしHRにご相談ください。