【例文あり】メールでシフトの休み希望などを提出する際のポイントを解説

休みたい日など、シフト希望の提出をメールで行う職場もありますよね。専用ツールに入力するなどのケースとは異なり、決まった形式がないため伝え方に迷う人もいるでしょう。

認識の食い違いを防ぎ、正しい希望を伝えるためには、どのようなメールを送れば良いのでしょうか。シフト確定後に休みを変更したいケースと併せて、例文を見てみましょう。

【メールでのシフト希望】休みたい日などを伝えるポイント

専用ツールや紙のフォーマットがない場合、メールでシフト希望を送る際には「読み手（シフト作成者）の負担を減らす」工夫が大切です。簡潔でミスのない伝え方のポイントを整理しました。

件名を明確にする

毎日多くのメールを受け取る担当者にとって、ひと目で内容がわかる件名は必須です。

【シフト希望】2月分（氏名）

このように「何の件か」と「誰からか」をセットで記載しましょう。

希望は箇条書きで記載する

文章でダラダラと書くと、読み間違いや転記漏れの原因になります。

• 希望の休日
• 出勤可能な日時
• 特記事項

上記のようにカテゴリーを分け、日付順（時系列）に箇条書きでまとめると、作成者が管理表に反映しやすくなります。

具体的な数字で伝える

「昼から」「夕方まで」といった曖昧な表現は避けましょう。人によって感覚が異なるため、シフトにズレが生じかねません。

具体的な時刻をはっきりと伝えることが、お互いの認識齟齬を防ぐコツです。

【メールでのシフト希望】シフト確定後に休みを変更したい場合

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急な用事や体調不良など、どうしても予定を変更しなければならない場面は誰にでもあるものです。

本来、確定後の変更は対面や電話で伝えるのがベストですが、状況によってはメールで連絡することもあるでしょう。

職場の信頼を損なわないために、メールで休みを依頼する際のポイントをまとめました。

お詫びの気持ちと理由を誠実に伝える

シフトの変更は、調整の手間や他スタッフへの負担など、少なからず職場に影響を与えます。

やむを得ない事情（慶弔、体調不良、家庭の事情など）であっても、まずは「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」というお詫びの言葉を添え、理由を誠実に説明しましょう。

変更希望を正確・簡潔に提示する

通常の希望提出と同じく、混乱を防ぐため箇条書きで伝えましょう。

• 休みたい日： 〇月〇日（〇）
• 振替の希望： 〇月〇日（〇）であれば出勤可能です
• 代役の有無： もし既に代わりのスタッフと相談済みの場合は、その名前も併記するとスムーズです

承諾されたら必ずお礼を返信する

調整してもらったことが当たり前だと思わず、承諾の連絡が来たらすぐにお礼を返しましょう。

不可抗力でない場合は「今後は予定管理を徹底します」といった一言を添えると、あなたの責任感が伝わり、周囲の印象も良くなります。

休みの希望をメールで伝える際の例文を紹介

Andrii Yalanskyi / stock.adobe.com

ここまでの説明をふまえて、メールで休みの希望などを伝える際の例文を見てみましょう。通常のシフト希望を提出する場合と、シフト確定後に変更を依頼する場合を紹介します。

通常のシフト希望における休みの伝え方

シフト確定後に休みを変更したい場合の伝え方

メールでシフト・休みの希望を伝える際には確実に！

今回解説したポイントを押さえれば、認識の相違によるシフト間違いなどのトラブルは防げるはずです。

また、きちんと送信されたかどうかも確認して、確実に休みなどの希望を伝えてくださいね。

また、時間の融通が利きやすいシフト制の職場としては、宿泊業界もおすすめです。ホテル・旅館の仕事を探す際には、おもてなしHRにご相談ください。

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参考・引用：宿泊業の人材確保･育成の状況に関する実態調査概要（国土交通省/観光庁）

Check 1：待遇・環境

体が資本！基本の働きやすさチェック

Q1. 直近1年間で、有給休暇を希望通りに3回以上取得できた。

おもてなしHRの一般解説人手不足でも、スタッフの休息を大切にする施設は増えています。

Q2. 働いた分の給与（残業代含む）は、1円単位でしっかり支払われている。

おもてなしHRの一般解説もはや「サービス残業が当たり前」は古い常識です。労務管理がしっかりしている施設は定着率も高い傾向にあります。

Q3. 夜勤明けの翌日は休みなど、十分な休息期間（インターバル）がある。

観光庁の調査データ離職理由の約15%が「シフトや休日等の働き方が合わなかった」ことによるものです。無理なシフトは長く続きません。

Q4. 自分の年収は、同年代・同職種の相場と比べて「悪くない」と思える。 i相場目安を見る

データ離職理由の上位（21.8%）は「給料への不満」です。適正な評価をしてくれる施設への転職で、年収が上がるケースも多くあります。

宿泊業界の職種別 平均年収目安（例）

職種	～29歳	30歳～	MGR/支配人
フロント/サービス	250~350万	300~450万	450~650万
調理/キッチン	250~380万	350~500万	500~700万
予約/バック	240~330万	300~400万	400~550万

※地域により異なります。目安としてご活用ください。

Check 2：成長・やりがい

3年後の未来が見えるかチェック

Q5. 「自分のしたい業務」や「キャリアの希望」を上司と話す機会がある。

観光庁の調査データ実は、宿泊業を辞める理由の第1位は「自分のしたい業務ができなかったから（20.0%）」です。希望を聞いてくれる環境はとても貴重です。

Q6. 入社時だけでなく、スキルアップのための研修や勉強会がある。

データ研修を実施している宿泊施設ほど、スタッフの離職率が低いというデータがあります。教育への投資は、あなたへの期待の表れです。

Q7. マニュアル通りだけでなく、自分のアイデアや工夫を活かせる場面がある。

観光庁の調査データ「スキル活用の機会不足」も離職の大きな要因です。あなたの工夫を受け入れてくれる職場こそ、長く働く価値があります。

Q8. 明確な評価制度があり、何を頑張れば給料やキャリアに繋がるかが分かる。

おもてなしHRの一般解説評価基準が曖昧だと、モチベーション維持が難しくなります。クリアな制度は公平性の証です。

Check 3：人間関係・風土

心の健康を守る安心感チェック

Q9. 困ったことがあった時、相談しやすい上司や先輩がいる。

観光庁の調査データ離職理由の約2割は「職場の人間関係」が原因です。孤立させないサポート体制がある施設は、定着率が大幅に向上します。

Q10. フロント、調理、サービスなど、部署を超えた連携がスムーズだ。

観光庁の調査データスタッフ同士のコミュニケーションを活性化させる研修を行っている施設は、定着率が高い傾向にあります。

Q11. 失敗した時に、頭ごなしに怒るのではなく「次はどうするか」を一緒に考えてくれる。

おもてなしHRの一般解説お客様への自然な笑顔やスタッフ間の快活さは心理的な安心感が生みだしてくれるものです。

Q12. 突発的な体調不良や家庭の事情での欠勤にも、理解を示してくれる雰囲気がある。

おもてなしHRの一般解説「お互い様」の精神がある職場は、スタッフの定着率が非常に高い傾向にあります。

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