【例文あり】シフトの追加・交代の上手な断り方を見てみよう

シフトの追加・交代を断りたい……

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シフト制の職場で働いていると、急に出勤日の追加や交代を頼まれることがあります。

快く引き受けることは自分のためにもなりますが、すでに予定があったり休みたい気分だったりして、断りたい時もあるでしょう。

この記事では、シフトの追加・交代をスマートに断る方法について解説します。シフト制の職場で働いている人は、参考にしてくださいね。

シフトの追加・交代の断り方とポイント4選

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シフトの追加・交代に協力できない時、断るのは悪いことではありません。しかし断り方が良くないと、職場で信頼をなくしたり、相手との関係性にひびが入ったりするので注意が必要です。

スマートに断るためのポイントを見ていきましょう。

クッション言葉を使う

クッション言葉とは、相手の意に沿わないことを伝える時などにニュアンスを和らげるための言葉。具体的には、以下のような言葉が挙げられます。

• ・お困りだと思いますが
• ・お役に立ちたいところなのですが
• ・あいにくですが
• ・申し訳ありませんが

シフトの追加や交代を打診してくる相手は、あなたを頼ってくれています。クッション言葉をうまく使い、取り付く島もないような言い方にならないように気をつけましょう。

簡単に理由を述べる

シフトの追加や交代を断る際、できない理由を伝えると相手に納得してもらいやすくなります。

家族の都合や通院、役所、銀行といったやむを得ない事情であれば、その旨を伝えましょう。学生のアルバイトなら試験や授業、就活なども伝えるべき理由として適切です。

また、シフトの追加・交代を断る理由は必ずしも正直に話す必要はないことも覚えておいてください。「遊びに行くから無理です！」などと断って反感を買うよりは、「用事があるので今回は交代できません」といった伝え方にとどめておいた方が良いでしょう。

歩み寄りの姿勢を見せる

職場における信頼や、相手との関係を良好に保つためには、歩み寄りの姿勢を見せることも重要です。

「他の日だったら追加で出勤できます」「また何かあれば気軽に相談してください」といった言葉で「今回は無理だけど、協力する気持ちはありますよ」ということを表しましょう。

返事を曖昧にしない

シフトの追加・交代を頼まれた時、最も避けるべきなのは返事を曖昧にすることです。「交代できるかもしれないけど、まだ分かりません」などと伝えたまま放置すると、相手が身動きを取れず、困ってしまいます。

シフトに関する相談を受けたら、その日のうちに明確な回答をすることがベストです。スケジュール確認に時間が掛かる場合には、いつまでに返事をできるのか伝えましょう。

【例文】シフトの追加・交代の断り方

ここまでをふまえてシフトの追加・交代を断る際の、適切な言い回しを見てみましょう。やむを得ず断る際の参考にしてください。

【家族の都合で断る場合】

「申し訳ありませんが、その日は夫の実家に行く予定です。他の日でしたら調整できるかもしれませんが、いかがでしょうか」

【理由をにごして伝える場合】

「せっかく相談していただいたのですが、その日は用事がありシフトには入れません。別の機会で、お役に立ちたいです」

シフトの追加・交代を断らないメリットとは？

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直前になって勤務予定が変わるのはいやなものですよね。しかし、無理なく協力できる時は、協力しておいた方が良いかもしれません。シフトの追加・交代に応じるメリットを理解すれば、気持ち良く協力できるはず。

どのようなメリットがあるのか、見ていきましょう。

自分が困った時に助けてもらえる

不規則な勤務であるシフト制において、急に出勤できなくなるリスクは誰もが抱えているものです。誰かが困っている時に、追加の出勤やシフト交代に応じてあげれば、自分が困った時も助けてもらえるはず。

お互い様の精神を大切にしてくださいね。

職場で感謝・信頼される

業務を円滑に回すためには、シフトの調整が必要になるケースもあります。可能な限り、シフトの追加・交代に協力する人は、職場で感謝されたり信頼されたりすることでしょう。

正社員の場合は、ボーナスや昇給の査定で「貢献度」を計る材料のひとつになるかもしれません。

お金を多く稼げる

出勤日を追加したり、日勤を夜勤に変えたりした場合は本来のシフト通りに働くよりも、お金を多く稼げます。

「出勤日が増えた」「負担の大きい夜勤に変わった」と考えると損した気分になりますが、前向きに捉えればしっかり稼ぐチャンスです。

シフト制の職場で働くなら柔軟に対応しよう

シフト制の職場では、その時その時で必要な人員をそろえる必要があります。人手が足りなかったり、欠勤者が出たりすれば、追加・交代を頼まれるのはごく一般的なことでしょう。

自分の予定を犠牲にする必要はありませんが、可能な限り柔軟に対応してくださいね！