「仕事が忙しすぎて手が回らない」原因とは？対処法を理解して働き方を変えよう

仕事に手が回らないのは忙しすぎるだけ？

iStock.com/martin-dm

「新たな業務が舞い込んできて自分一人では手が回らない」など、仕事が忙しすぎるとタスクは増えるばかりですよね。
しかし、仕事に手が回らない状況を作り出す要因は、仕事の取り組み方にもあるようです。

例えば、スケジュール管理が苦手だったり、同時進行でタスク処理することが苦手だったりなど。
特に、責任感が強い人は「誰かの役に立ちたい」という思いが強いため、仕事を受け続けた結果、対応できる仕事の限界を超えてしまうようです。

上記以外にも、仕事が忙しすぎて手が回らない状況に陥る原因があります。
次項目で詳しくご紹介するので、今悩んでいる状況に類似しているものはないかチェックしてみましょう。

仕事に手が回らない状況を作ってしまう原因

iStock.com/Rocky89

仕事に手が回らなくなってしまう原因を5つ解説します。

仕事の優先順位が誤っている

重要度の高いタスクより自分のやりやすい仕事を優先していると、仕事が滞る傾向があります。

一つの業務をどのように遂行し、どの順番で取り掛かるか考えることは、ビジネスパーソンとして必要なスキル。
しかし、他部署との連携が必要な案件などを後回しにすると、手が回らない状況になりやすいでしょう。

例えば、ホテルで冠婚葬祭の予約を頂き、宴会部門と打合せをせず予約日のギリギリで気付き、お客様にご迷惑をおかけすることに。

重要な業務ほど時間を要するため、優先順位の判断を誤らないようにしたいですね。

多くの仕事を受けてしまう

突発的に依頼される仕事をどんどん受け続けると、手一杯になりがち。
ある程度の仕事を断れないでいると、受けたタスクを消化しきれないまま、次の仕事も受けてしまうことになるでしょう。

また、突然ミーティングに参加するよう指示されたり、急用が入ったりすると、その分仕事に遅れが生じますよね。
自分で対応できる仕事量をきちんと理解し、時には断る勇気も必要でしょう。

自分だけで完結できないタスクがある

仕事によっては、自分だけの判断で進行できないものがあります。

例えば、ホテルの営業スタッフがお客様より宿泊料金の交渉をされたが、上司の承諾を得られないと返答できないなど。

また、直近の宴会予約に急遽変更が入ったときも、自分だけの判断では解決できないですよね。

上記のように、確認作業を伴うと思うように仕事が進まないでしょう。

疲れが溜まっている

仕事の疲れが溜まっていると、作業に時間がかかったり、仕事のミスが目立ったりします。

疲れを取るためには、十分な睡眠が必要不可欠。
疲れが残ったままだと、仕事のパフォーマンス能力が低下し、本来の力を発揮できない可能性があります。

心身ともにゆっくりと休ませることで、正確な判断を持ったタスク処理ができるでしょう。

同僚や先輩に頼らない

仕事をする人のなかには、「自分の仕事は自分で処理する」「迷惑をかけたくない」と考えるため、同僚や先輩に相談せず一人で抱え込んでしまうそうです。

しかし、会社はチームで成果を出す場なため、困ったらすぐに周囲に助けを求めることは決して悪いことではありません。
キャパオーバーとなり、お客様や会社に迷惑をかける前に周囲に相談しましょう。

仕事が忙しすぎて手が回らないときの対処法

iStock.com/recep-bg1

仕事が忙しすぎても、見方を変えれば状況が一変します。
すぐに取り組める対処法から始めてみましょう。

スケジュール管理をする

まず、今自分が抱えている仕事を把握し、1日にやるべきタスクを明確化することです。
前もって予定を立てておくと、優先する業務に集中し作業効率アップにつながりますね。

特に、ホテル・旅館の仕事はお客様のチェックイン・チェックアウトや配膳などのタイムスケジュールを意識しなければなりません。
スケジュール管理を習慣化することで、重大なミスを防止し、手が回らない状況を避けることができるでしょう。

重要な仕事は先に処理する

納期が迫っている案件など、重要度が高い仕事から先に処理を進めましょう。

「重要度の高い仕事の判断ができない」という方は、以下を判断基準にして考えてみましょう。

上記を目安にして優先度を決めておくと、重要な仕事に意識を向けることができますね。
ただ、仕事をしている以上急な案件が入ってくるのも事実。
その際は、先輩に相談しながら臨機応変に対応しましょう。

周囲に相談する

仕事が忙しすぎて自分だけでは手に負えなくなる前に、周囲の方に相談しましょう。

特に、責任感が強い人ほど周囲に頼みづらいようですが、一人で抱え込まず上手くフォローをお願いすることも大切。
また、上司などに相談することで負担の大きい仕事を分担してくれることも。

周囲の人に助けられた分、今後は自分が誰かのヘルプに入れるような力量を磨くことも大事ですね。

無駄な作業を省き効率化を図る

仕事が忙しすぎて手が回らないのは、無駄な作業に必要以上の時間をかけているからかもしれません。

例えば、ホテルのチェックアウト時間は混雑しやすいのに、別の業務に気を取られ過ぎると、お客様をお待たせしてしまうことに。
自分のなかで今しなくてもいいタスクを線引きし、時間管理もしっかりおこないましょう。

睡眠・休息をしっかりとる

正確な判断と仕事の生産性アップを図るためには、十分な睡眠・休息が必要不可欠です。

仕事が忙しすぎると、帰宅しても仕事のことが頭から離れず、上手く気分転換できないこともあるでしょう。
しかし、忙しくて手が回らない状態だからこそ、思考力と気力を落ち着かせることが大切。

周囲の手助けも借りながら、タイミングを見計らって有給休暇も取得しましょう。

思い切って転職を考える

今の状況を鑑みて、思い切って転職に踏み切るのも一つの手。

あらゆる対処法を講じても、改善する兆しが見えないまま今の職場にいてもストレスや疲労が蓄積し悪循環に陥りやすいでしょう。
それなら、今後の人生のためにも、新たな職場で再スタートするのが一番でしょう。

しかし、忙しすぎて手が回らない状況なため、働きながらの転職活動は大変ですよね。

自分だけで進める転職活動に不安がある方は、転職エージェントを利用してみましょう。

転職エージェントとは、専任のアドバイザーが希望条件や適正に合う求人を紹介してくれます。
自己分析のポイントや面接対策など、転職のプロからのアドバイスは参考になること間違いなしですよ。

▼現在転職中・これから始める方は以下の記事もあわせてお読みください

忙しすぎて手が回らない状況は自分で変えていこう！

iStock.com/whyframestudio1

仕事が忙しすぎて手が回らない状況は、スケジュール管理を徹底し、早いタイミングで周囲に助けを求めることで改善します。
ただ、忙しすぎて自分から声を挙げづらいという方もいるでしょう。

一例として、ホテル・旅館の仕事はおもてなしの心を重視しながら、社内間の連携を大切にしています。そのため、従業員同士の助け合いができる施設が多いです。
もし、忙しすぎて手が回らない環境を変えたい方の中に、ホテル・旅館のお仕事に興味のある方は当社サービス「おもてなしHR」にご相談ください！