入社書類に添え状は必要？印象アップにつながる添え状の書き方や例文を紹介

内定先への提出書類に添え状は必要？

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内定先への提出書類には添え状をつけるのが一般的です。そもそも添え状は、ビジネスシーンでの郵送に必要なもので、添え状がないことで礼儀を欠いたと思われることもあります。

多くの場合、添え状の作成は任意で内定先から添付を指定されることはほとんどありません。しかし、添え状は内容物を一目で確認できるため、入社書類の提出時にも添付したほうが好ましいとされています。

「添え状」と「お礼状」との違い

書類に同封する書類の1つに「お礼状」があります。

「添え状」と「お礼状」は一緒にされることが多いのですが、基本的な意味は異なります。

添え状は書類に添える手紙、お礼状は第一目的としてお礼を伝えるための手紙という意味があります。

ただし、添え状はお礼状の役割もあるので、入社書類に添え状を同封すればお礼状を作成する必要はありません。

添え状を作成するルールとは？

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内定先への書類提出時に関係なく、添え状には一定のルールがあります。基本的なルールを紹介しますので、作成するときの参考にしてくださいね。

返信はなるべく早く

添え状を作成する以前の問題ですが、会社への提出書類はなるべく早く返信するのがマナーです。

内定承諾書の場合は、速達郵便などで返信するようにしてください。

内容

添え状は書類の表紙のような意味合いがあります。書類を送付した目的を受け取る相手が分かりやすいように作成することが重要です。

誰が、何を、どのような目的で送ったのかを基本に、以下の内容を記載するようにしましょう。

• ・日付
• ・宛名
• ・自分の名前、連絡先
• ・件名
• ・本文
• ・同封書類

内定先に提出する書類の添え状であれば、本文に入社に向けた前向きな気持ちを添えても良いでしょう。ただし、あくまでも添え状なので、長々と伝えるのではなく端的にまとめるのがポイントです。

添え状を作成する際の注意点

 添え状の作成には、いくつか注意点があります。

まず、添え状の用紙サイズです。A4もしくはB5が基本ですが、会社から送付された書類がある場合は、その用紙と同じサイズにそろえるのが良いでしょう。

たとえば、内定承諾書がA4サイズなのにも関わらず、添え状がB5サイズになってしまっては見栄えが良くありませんよね。

また、用紙は白色の普通紙、インクは黒が適切です。

書類を合わせることもビジネスマナーのひとつなので、決して忘れないようにしましょう。

内定承諾書の添え状の例文

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ここでは、内定承諾書の添え状の例文を紹介します。

本文にはあいさつ文を入れ、内定に対するお礼や入社の意思を表示しましょう。

御礼や意思表示は、内定をいただいたことへの感謝や入社後の意欲をアピールする機会ですので、しっかりと考えて書くようにしましょう。

また、内定承諾書のほかに提出書類があれば、何を何枚送付するのかを「内定承諾書　1枚」以下に付け加えるようにしてください。

手書きの方が気持ちが伝わりやすいと思われがちですが、誤字があったり文字が読みづらかったりすると、逆に印象が悪くなってしまいます。

入社してからも添え状を作成する場面があると考えれば、効率よく綺麗に作成できるパソコンの方が向いているでしょう。

入社書類の添え状があなたのイメージを上げてくれる！

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入社書類に添え状がなくても問題はないと言われていますが、ビジネスマナーを考慮すると添え状は必要不可欠と言えるでしょう。

添え状を同封すれば、企業にあなたが礼儀正しい人という印象を与えられるので、自分自身のイメージを上げることにつながるかもしれません。

また、添え状はお礼状の役割もあります。お礼で自分の想いを伝えることで、今後一緒に働く人とのより良い関係づくりにもきっと役に立ちます。

入社後、いずれは取引先などへ書類を送るときに必要になるものですので、いまのうちから上手に活用してみてはいかがでしょう？