仕事が終わらないのに残業するなと言われる場合の対処法を解説

残業をしたいわけではないのに、仕事が終わらないせいで毎日残業が続く……という方はいませんか？必要のない残業は削減すべきですが、求められている仕事が終わらないことが理由であれば、致し方ない部分はあります。

しかし、仕方ないからといって、無駄な時間や非効率な業務を見逃してはいないでしょうか。仕事が終わらない原因が分かれば、残業時間は削減できるかもしれません。

当記事では、仕事が終わらない3つの原因と具体的な解決策を紹介します。仕事が終わらないのに「残業するな」と言われて困っている方は、ぜひ参考にしてください。

仕事が終わらないのに残業するなと言われる

残業時間の削減は、多くの企業にとって重要な課題です。そのため「残業するな」と指示された経験のある方も多いでしょう。

確かに、残業を減らすことはプライベートの充実や疲労回復につながり、長時間労働を避けるためにも必要です。

しかし、実際には仕事が終わらなければ残業せざるを得ないこともあります。忙しい状況にもかかわらず「残業するな」とだけ言われてしまうと、ストレスを感じてしまうこともありますよね。

残業は確かに減らすべきですが、まずは「なぜ残業が発生しているのか」を明確にすることが重要です。

仕事が終わらず残業が発生しているのであれば、その原因を見つけ、解決策を探ることが必要になります。

仕事が終わらない3つの原因

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仕事が終わらないことに焦りを感じているのにもかかわらず、上司や先輩から「残業するな」という指示を受けると、さらに焦りが大きくなってしまうものです。

仕事が終わらないことには、何かしらの原因があります。その原因を解決すれば、残業をする必要はなくなるはずです。仕事が終わらない原因として考えられるものを3つ紹介します。

業務量過多

仕事が終わらない原因として多いのが、業務量そのものが多すぎるケースです。

複数の業務を同時に抱えていたり、1つの業務負担が重かったりすると、どうしても定時内に終わらないことがあります。会議や資料作成に時間を取られ、優先度の高い業務に集中できないことも珍しくありません。

また、すべてのタスクを同じ優先度で処理してしまい、本来優先すべき業務を後回しにすることで、自ら業務量を増やしてしまっている場合もあります。

業務量が多い、またはタスクのバランスが悪いと感じるときは、まずタスクをすべて書き出し、締め切りやチェック項目を設定して進捗を“見える化”するのがおすすめです。

必要に応じて人員の追加を相談したり、生成AIなどのデジタルツールを活用したりして、業務の再分配や効率化を検討しましょう。

時間管理の悪さ

終業時間が決まっている以上、その中で業務を終えるためには時間管理が欠かせません。

しかし、電話やメール対応が多かったり、会議が長引いたりすると予定通りに仕事が進まず、残業につながることがあります。

まずは、自分の時間を奪う「時間泥棒」を特定することが重要です。時間泥棒とは、本来タスクに使うべき時間を妨げる要因のこと。たとえば、頻繁なメールチェック、必要性の低い会議、突然の声掛けなどが挙げられます。

対策としては、メール確認の回数を1日数回に絞る、会議の終了時間を厳守する、イヤホンで話しかけられにくい環境をつくるなどが効果的です。

また、「ポモドーロ・テクニック」で短時間集中→休憩を繰り返したり、マインドマップでタスクを整理したりする方法も有効でしょう。

自分に合った時間管理の工夫を続けることで、ムダ時間を減らし、業務を定時内に収めやすくなります。

非効率な作業

日々の業務の中には、手作業が多い、同じ作業を繰り返す、承認フローが複雑といった「非効率さ」を感じる場面が少なくありません。

こうした非効率な習慣が積み重なると、1つの業務に必要以上の時間がかかり、結果として仕事が終わらない状況を招いてしまいます。

例えば、毎回同じ資料を一から作成している、データ入力をすべて手作業で行っている、手続きが煩雑で業務が止まってしまう…といったケースは典型的な例です。

非効率を減らすには、ショートカットキーを活用して作業時間を短縮する、よく使う資料はテンプレート化する、AIツールやデジタルツールで自動化を進めるなどの工夫が効果的です。

また、作業が重複していたり目的が曖昧なものは、この機会に思い切って廃止することも検討するとよいでしょう。

残業を減らすための具体的な方法

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仕事が終わらないことで残業が発生したり、残業が増えたりしているのであれば、業務時間内に仕事を終わらせるための工夫が必要でしょう。具体的な方法について、詳しく紹介します。

業務分担を見直す

同じ業務を複数人で担当していたり、他部署との連携が必要な場合は、業務分担を見直すことで残業を減らせる可能性があります。業務の偏りが原因で仕事が終わらないのであれば、分担の再調整を提案してみましょう。

円滑に分担するためには、日頃からコミュニケーションを取ることが大切です。定期的なミーティングで各メンバーの負担や進捗を共有し、悩みや課題を話しやすい環境をつくることで、改善のヒントが得られる場合もあります。

さらに、共通のタスク管理ツールを使って互いの業務状況を見える化すれば、割り振りがしやすくなり、チーム全体の効率化につながります。

時間管理術を身につける

時間管理がうまくできない原因には、優先順位や目標が曖昧で、場当たり的に行動してしまうことがあります。その結果、無駄な時間が増えてしまうのです。

時間管理術を身につけることで、こうした課題を改善できる場合があります。たとえば以下の方法が有効です。

• 一日のスケジュールを1時間のブロックに分けて、予定に従って行動するようにする
• 一日のタスクを紙に書き出し、優先順位をつけて作業するようにする

前日の業務終了時や当日の開始前にスケジュールやタスクを確認すると、やるべきことが可視化され、効率的に業務を進めやすくなります。

また、時間管理には職場やデスク周りの整理整頓も重要です。必要な資料や備品を探す時間を減らすため、不要なものを整理したり、必要なものを見やすく配置したりしましょう。環境が整うことで、作業に集中しやすくなります。

上司に相談する

残業が続くと十分な休息が取れず、体調不良やストレスの原因になります。仕事の質にも影響するため、残業が多いと感じたら早めに上司に相談しましょう。

相談のポイントは、単に不満を伝えるのではなく、業務量や課題、業務分担など具体的な解決策を示すことです。

感情的にならず、現状や必要な時間、実際にかかっている時間を整理して提示すると理解を得やすくなります。

「残業を減らす努力はしているが、解決が難しい」という姿勢を示すことで、上司も状況を把握しやすくなるでしょう。

「残業するな」と言われたら自分の業務の見直しをしてみよう！

仕事が終わらないことに悩んでいるのに「残業するな」と頭ごなしに言われれば、ストレスを感じてしまいますよね。

業務量が多いせい、業務が非効率なせい、と不満が湧いてくることもあるかもしれません。

確かに、仕事が終わらないのは企業の仕組みやチームの習慣が原因になっていることはあります。しかし、もしかしたら自分に課題があるのかも？と考えてみることも大切です。

「残業するな」と言われたら、まずは自分の業務の見直しをしてみましょう。今までは見過ごしていた、無駄な作業や業務が見つかるかもしれませんよ。