内定先へ折り返し電話をするポイント！用件別の受け答え方も解説

内定をもらったあと、今後について内定先から電話がきます。ただ、タイミングが合わず出られないときは、折り返し電話をする必要がありますよね。しかし、きちんと心構えしていないと慌ててしまうかも。この記事では、内定先へ折り返し電話をするときのポイントなどを解説しています。あわせて受け答え方と対処法も参考にしてくださいね。

内定先から電話がくるのはどんなとき？

内定先が決まりホッとしていると、内定先からの突然の電話。
「どうして電話がきたのかな」など、電話の用件が分かるまでは悶々とするでしょう。

内定先から電話がくるのは、日程調整や研修についてなど入社に関わる内容が多いようです。そのため、内定先からの電話に気付いたらすぐに出ることが重要。

しかし、電車に乗っているときなど電話に出れない状況もありますよね。出られなくても、マナーをしっかり抑えれば大丈夫。落ち込む必要はありません。

ここから、内定先へ折り返し電話をする前に確認することをご紹介します。
折り返し電話をするときは、心の準備も必要なので参考にしてください。

内定先へ折り返し電話をする前のチェックポイント

内定先へ折り返し電話をする前に、まずは体制を整えてください。
内定先からの不在着信を見つけたら、慌てず落ち着いて行動しましょう。

留守番電話やメールをチェックする

内定先へ折り返し電話をする前に、留守番電話とメールが入っているかチェックしましょう。

用件が留守番電話に残っていることもあれば、メールが届いていることも。
もし、内容を確認せず折り返し電話をしたら、「チェックの甘い人だな」と思われるかもしれません。

まずは、身近なツールを確認し、用件を把握してから折り返し電話をしましょう。

メモ帳と筆記用具の準備をする

用件を電話で聞き取る際、メモをとる準備をしましょう。

メモの用意をすることで、内定先の話を聞きながら内容を整理できますね。

もし、外出中で手元にメモ帳がなければ、スマートフォンにイヤホンをつないでメモ機能を利用するでしょう。

しかし、スマートフォンのメモ機能は簡単に入力できる一方、手書きに比べて手を使う時間が少ないため記憶違いの原因に。

いつでもメモできるように、日頃からメモ帳と筆記用具を持参して手書きで記録できるようにしておきましょう。

メモ帳の準備にあわせて、スケジュール帳も広げておくと予定も確認できて一石二鳥ですよ。

通信環境を確認する

内定先へ折り返し電話をするときの通信環境も確認してください。

地下通路や電車のホームは電波のつながりが悪いため、会話が途切れたり、途中で切れたりすることも。

内定先へ折り返し電話をする前に、通信環境に配慮することも大事です。

内定先へ折り返し電話をするときのマナー

内定先へ折り返し電話をするとき、どんなマナーがあるのでしょうか。
基本的なマナーを理解して、相手に失礼のない対応をしましょう。

不在着信に気付いたらその日のうちに折り返す

ビジネスマナーにおいて、折り返しの電話は翌日に持ち越さないことが大切です。

入社すると、毎日仕事のスピード感を求められます。
そのため、折り返し電話が遅くなればなるほど、「主体的に行動できない人」と思われる可能性があります。

どうしてもその日に折り返し電話ができなければ、遅くとも翌日の午前中までに電話してください。

メールアドレスが分かれば先におわびのメールを送ることで、事前に状況を伝えることができ、好印象を与えることができますよ。

重要な内容は復唱・質問する

重要な内容は、必ず復唱して不明点はその場で質問しましょう。

特に、日程調整や研修スケジュールの内容変更は聞き間違えると、内定先に迷惑をかける事態に。
また、懸命に内容を聞き取ろうとしても、聞き取りにくいこともあるでしょう。

そんなときは、最後まで話を聞き終わったあとに「恐れ入りますが、内容を復唱してもよろしいでしょうか？」と聞きながら、不明点も確認してくださいね。

折り返す時間帯に注意する

企業は、その日にやるべきタスクを就業時間内で終える必要があります。
そのため、仕事が落ち着き、電話がつながりやすい時間帯に配慮しなければなりません。

仕事が落ち着く時間帯は、10時頃と14時から17時頃といわれています。
しかし、終業時間はフレックス勤務や個々のシフトで異なるので注意。

迷ったら以下の関連記事で電話してもいい時間帯を紹介しています。
ぜひ、参考にしてくださいね。

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【パターン別】内定先へ折り返し電話するときの受け答え方

折り返し電話は、内定先から着信があったときだけとは限りません。

内定通知の電話があった際、その場で返答できないときは折り返し電話をする必要がありますね。
ここからは、内定先へ内定受諾などを伝えるための受け答え方をご紹介します。

内定受諾

内定受諾を伝える電話のポイントは、内定のお礼を述べて、入社意欲をアピールすることです。
数ある応募者のなかから、自分を選んでくれたことに対するお礼と今後の抱負は必ず伝えてくださいね。

内定保留

内定保留を伝えるポイントは、すぐに返答できないおわびの言葉と返答期日を提示することです。
すぐに返答できない理由を正直に伝え、1週間を目安とした返答期限を相談してみましょう。

内定辞退

内定辞退を伝えるポイントは、早めの連絡です。

内定先は、面接の時間や労力を費やして選考を進めて内定を出しています。
内定辞退となったら、また新たな人材を探さなければなりません。

早めの連絡を心がけ、もし内定辞退の理由を聞かれたら正直に答えてくださいね。

内定先への折り返し電話で困ったときの対処法

内定先への折り返し電話は、シチュエーション別に合わせた対応をとりましょう。
折り返し電話で困ったら、対処法を参考にしてくださいね。

留守番電話に「また電話します」と残っていたとき

内定先からの留守番電話に、「また電話します」と残っていたら、すぐに折り返しましょう。

ビジネス上の「折り返します」という言葉は、社交辞令のことがほとんど。
また、内定先は多くの内定者へ電話をしているので、留守番電話の内容を忘れることも。

内定先からの電話を待たずに、こちらから電話しましょう。

折り返したが留守番電話になったとき

折り返した電話が、留守番電話に切り替わったら必ず用件を残しましょう。

留守番電話に残す内容は、身元と電話に出れなかったおわび、そしてかけ直す日時です。
かけ直す日時を伝えれば、再度内定先から電話がくることはないでしょう。

内定先の折り返し電話は丁寧に対応しよう

内定先へ折り返し電話をする前のポイントとマナーなどをご紹介しました。

内定先へ折り返し電話をする理由は、不在着信があった、内定受諾、内定辞退の連絡などさまざま。
いずれも、折り返し電話は迅速におこない、ビジネスマナーを意識することが重要です。

事前準備とマナーを守りながら、心にゆとりをもって折り返し電話をしましょう。