内定先へ電話していい時間はいつ？電話のビジネスマナーを徹底解説

内定先へ電話する時間はいつがいい？

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内定先への電話は、いつでもいいとは限りません。
どの企業でも、仕事が始まれば一日を通してするべきことがたくさんあります。
そのため、落ち着いて仕事をしている時間帯に電話をかける配慮が必要です。

電話に適切な時間帯は、10時頃と14時から17時の間といわれています。
10時頃は、朝礼や残っているタスク処理が完了し、少し落ち着ける時間のようです。
また、昼休みを終えている14時から17時の間は、ある程度一日の業務にめどがつくため相手の負担になりにくい時間帯だと考えられます。

ただし、日勤や夜勤など就業時間が不規則な業界はこの限りではありません。
そのため、事前に電話してもいい時間帯を確認して臨機応変に対応しましょう。

内定先への電話を避ける時間帯

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内定先への電話は、忙しい時間帯を避けるのが常識です。
しかし、忙しい時間帯がいつなのか分からず電話しづらい方もいるでしょう。
ここでは、電話を避ける時間帯を3つご紹介します。

9時前から10時の始業前

始業前の9時から10時は、朝から慌ただしく仕事をする時間なので電話は避けましょう。
なぜこの時間帯が忙しいかというと、優先的におこなう業務があるためです。

ホテル業界ではこの時間、朝食の後片付けやチェックアウト対応に集中する可能性が高いでしょう。

11時半から14時のお昼時

11時半から14時は、相手がお昼休憩で席を外している可能性があります。

また、この時間は午前中の仕事がひと段落し、午後の仕事に向けて気持ちを切り替えている方もいます。
お昼時に電話をすることは休憩の妨げとなり、不快に思われることもあるでしょう。

ホテルの日勤は、午前中のチェックアウトを終えたらお昼休憩に入るようですが、どの業界でも、お昼時の電話は避けてくださいね。

17時以降の就業終了

17時以降になると業務内容の整理をしたり、外出している営業さんが戻って日報を書いたりします。
この時間帯に電話をすると、今日中にしなければならない仕事が終わらず、帰りを遅くしてしまう可能性もあります。

ホテル業界なら、チェックイン対応や遅番との引継ぎをするので電話に出れないこともあるでしょう。
相手に負担をかけないためにも、17時以降の電話は避けましょう。

ホテル業界は、日勤と夜勤で勤務時間が異なります。
以下の記事で休憩時間について紹介しているので、参考にしてください。

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内定先へ電話するときの流れ

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電話をかける前に、シミュレーションすることも重要。
一連の流れをご紹介するので、参考にしてくださいね。

①姿勢を正して身分を名乗る

まず、内定先へ電話をかけたら大学名と学部・学年、氏名を伝えましょう。
その際、用件を簡潔に話して担当者につないでもらいます。

②担当者に用件を伝える

担当者が電話に出たら、再度身分を名乗り用件を伝えましょう。

ここで大切なのは、相手に時間があるかどうか確認することです。
相手は仕事の手を止めて、電話で話す時間を作ってくれています。
相手に時間があるかどうかを聞くことは、礼儀の1つなので忘れないようにしましょう。

③お礼を述べて電話を切る

用件に対して回答をいただいたら、対応してくれたお礼を述べて、自分から電話を切りましょう。

ビジネスマナーでは、電話をかけた人から電話を切ります。
電話を切るタイミングは、会話が終わって少し間を置いてから終話ボタンを押してくださいね。

内定先へ電話するときの4つのポイント

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ここでは、内定先へ電話するときのポイントを4つご紹介します。
きちんと把握して電話をかける心構えをしましょう。

電波状況のいい落ち着いた環境からかける

内定先へ電話するときは、電波のつながりが良く、静かな場所を選びましょう。

地下道は電波のつながりが悪く、通話が途中で途切れることもあるので避けたいですね。
また、電車のホームは雑音やアナウンスも聞こえるため、相手の話しが聞き取れず何度も聞き返すことに。

電波が良く静かな場所に移動してから電話をかけるなど、環境に配慮しましょう。

メモ帳や筆記用具の準備

内定先へ電話する前に、メモ帳や筆記用具を用意しましょう。
メモ帳があれば、質問に対する回答をもらったらすぐに記入でき、内容の復唱もできます。

また、入社後の研修期間はメモをとる機会が増えるため、入社前から習慣にしましょう。

相手が不在のときはかけ直すのが基本

相手が不在のときは、戻る時間を聞いてからかけ直しましょう。

内定先へ電話したものの、相手が席を外していることもあります。
相手が不在だからといって、かけ直すようお願いするのはマナー違反。
必ず戻り時間を確認して、改めて電話する旨を伝えてから電話を切りましょう。

伝言をお願いするときは相手に許可をいただく

伝言を依頼するときは、相手に許可をもらってからお願いしてください。

もし、伝言をお願いするだけで話が完了するなら、お願いすることもできるでしょう。
伝言をお願いするときは、伝えた方の名前を控えるのがポイント。

ただ、無理にお願いせず、基本的には相手の戻る時間を聞いてかけ直しましょう。

【パターン別】内定先から電話がきたときの対応

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電話をかけるのと同様、内定先から電話がきたときの対応も考えなければなりません。
ここでは、パターン別で電話がきたときの対応をご紹介します。

不在着信があったら先に留守電などをチェック

内定先から不在着信がきていたら、まずは留守電やメールが来ていないかをチェックしましょう。

慌ててかけ直す前に、留守電やメールを確認することで

など、必要な情報があった際に気づくことができます。
かけ直したときは、電話に出れなかったことのおわびを伝えることを忘れずに。

かけ直してくれる場合は可能な時間帯を伝える

ケースバイケースですが、相手が戻り次第かけ直すと申し出てくれることもあります。

お願いする際は、自分の電話番号と対応可能な日時を複数伝えてください。

かけ直してもらう日時を複数挙げることで、電話に出れる確率がアップし、心の準備もできますね。

内定先への電話は時間を意識しよう

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内定先へ電話していい時間と避ける時間、電話での受け答えのポイントなどをご紹介しました。

特にホテル業界は、日勤や夜勤によって電話してもいい時間帯は異なるでしょう。
電話しても大丈夫か不安な方は、あらかじめ電話対応していただける時間帯を聞いておくと安心ですね。
電話をかける際は、メモ帳を用意して、電波のつながりなど環境に配慮すると落ち着いて話せるでしょう。

内定先への電話は、時間を意識した気遣いを忘れないでくださいね。