さまざまな時間帯で働く従業員がいたり、部門によって勤務時間が違っていたりと、ホテル業界において勤怠管理は複雑になりがちです。タイムカードや出勤表を用いるなどのアナログな手段では、ヒューマンエラーが起こりやすくなるでしょう。それを改善するには、勤怠管理システムの導入が有効かもしれません。ホテルに適した勤怠管理システムの特徴を紹介します。

ホテル業界の勤怠管理を見直そう

従業員の労働時間を正確に把握するために必要不可欠な勤怠管理。勤怠管理にはさまざまな方法があります。

開業当時から変わっておらず、紙の出勤簿やタイムカードで勤怠管理を行っているということもあるでしょう。しかし、現代ではパソコンでの管理が主流で、中でも「勤怠管理システム」を使うことが一般的になりつつあります。

勤怠管理システムとは、その名の通り従業員の勤怠管理ができるWeb上のシステムで、タイムレコーダーやスマートフォンなどと連携できるものもあります。

勤怠管理システムをホテル業界で導入することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。導入時の注意点や、ホテル業界に適した勤怠管理システムの選び方と併せて紹介します。

ホテル業界で勤怠管理システムを導入するメリット

ホテルが勤怠管理システムを導入することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

部門・勤務形態ごとの管理がしやすくなる

勤怠管理システムの多くは、さまざまな勤務形態を一元管理できるようになっています。

ホテルには宿泊部門や料飲部門、宴会部門や管理部門など、多くの部門が存在します。現場でサービスを提供する部門はシフト勤務が一般的。日勤や夜勤の他、中抜けシフトなどホテル業界ならではのシフトも存在します。一方、管理部門はカレンダー通りの勤務で、勤務時間も固定されていることが多いでしょう。

勤務日や勤務時間が部門ごとに多種多様であるため、ホテルの勤怠管理は複雑になりやすいもの。勤怠管理システムを導入すれば、部門ごとに勤務時間を集計するといった手間を、大幅に削減できるのではないでしょうか。

イレギュラーな勤務に対応しやすい

ホテルの勤怠管理を複雑にしているのは、シフト制だけではありません。シフト作成時の予想以上に多くのお客様が訪れることがわかって、当日近くになってから出勤人数を増やしたり、ホテルチェーンでは近隣の施設にヘルプとして行ったりということもあるでしょう。

誰がいつ、どこで何時間働いたのかを正確に把握することにも、勤怠管理システムの導入は有効です。特に、施設間でスタッフが行き来するホテルチェーンなどにおいては、勤怠管理システムを統一して使うことが望ましいのではないでしょうか。

給与計算が簡単になる

勤怠管理システムの中には、給与計算システムとの連携ができるものがあります。

ホテルにはさまざまなシフトが存在する上に、業務量が多くなりがちで、残業が発生することもあるでしょう。給与計算の担当者は、残業代や深夜手当の計算を避けて通れないのではないでしょうか。また、雇用形態も正社員・アルバイトなど多種多様な勤務形態があることで、給与計算はさらに複雑になりがちです。

その点、給与計算システムと連携した勤怠管理システムを使えば、システムが正確な給与を計算してくれます。給与の変動があった際にも、簡単に対応できるでしょう。

法改正時の作業負荷を軽減できる

労働者の給与からは、さまざまな税金や保険料を引く必要があります。給与計算の担当者の中には、法改正が入る度に給与計算の方法が変わって苦労を感じている方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムの中には、法改正後に自動的に改正された内容がアップデートされるものもあります。新たな計算方法を確認する手間が省けるだけでなく、対応漏れなどのミスも防げるのではないでしょうか。

ヒューマンエラーを減らせる

勤怠管理システムの導入によって、ヒューマンエラーが原因のトラブルを最小限に抑えられるでしょう。前述の通り、給与計算システムと連携させれば「給与計算の間違い」という、起こしてはならないミスを防げます。

また、従業員のミスを防ぐことにも役立ちます。紙の勤怠表などに記入していると、数字の書き間違いや勘違いといったミスが日常的に起こるかもしれません。しかし、勤怠管理システムを活用すれば、勤務時間を正確に打刻できるはずです。

勤務時間・有給休暇を管理しやすくなる

ホテル業界において、長時間労働は無視できない問題です。人手不足などによって長時間労働が常態化しているホテルでは、労働基準法に違反するおそれもあるでしょう。勤怠管理システムの中には、毎月の残業時間を計測し、注意喚起してくれるものがあります。

有給休暇に関しても、年10日以上付与されている従業員には、毎年5日以上取得させなければならないと、法律で定められています。こちらについても「いつまでにあと〇日の取得が必要です」といった案内を出してくれるシステムがあるようです。

従業員の健康と法律を守ることにも、勤怠管理システムが役立つのではないでしょうか。

出典：年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説/厚生労働省

ホテルが勤怠管理システムを導入する際の注意点

ホテル・従業員の双方に多くのメリットをもたらす勤怠管理システムですが、導入の際には押さえておきたい注意点もあります。具体的に見ていきましょう。

費用が発生する

勤怠管理システムの導入には、ある程度の費用がかかります。その点をネックに感じて、導入に気が進まない経営者もいるのではないでしょうか。

しかし、費用対効果を考慮すれば、決して割高ではないでしょう。勤怠管理システムの多くは、従業員1名ごとに、月額200円〜300円前後で使用できるようです。また、システムによっては「従業員〇名までは月額費用無料」といったサービスがあることも。

使える機能や使用料金を比較検討し、適切なシステムを選ぶとよいでしょう。

操作を覚える必要がある

勤怠管理システムを使用する担当者は、基本的にパソコンなどのツールを使用し、データ管理をすることになります。

勤怠管理システムは、誰にでも使いやすいように設計されているはずです。しかし、これまでアナログな方法で勤怠管理を行っていた場合などは、操作方法を覚えることに多少の難しさを感じることもあるでしょう。

管理者に使い方の研修を受けてもらったり、自由に閲覧できる操作マニュアルを用意したりといった工夫が必要かもしれません。

ホテル業界に適した勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの導入を決める際には、どのような要素を重視すればよいのでしょうか。ホテル業界に適した勤怠管理システムの選び方を紹介します。

機能で選ぶ

ホテル業界の特徴にマッチする機能がついたシステムを選ぶということは、非常に重要なポイントです。

前述の通り、ホテルの現場では急なシフト変更や勤務場所の変更などが多く、雇用形態や勤務時間もさまざまです。多様な働き方に対応する機能がなければ、導入する意味があまりないかもしれません。

ホテル業界におすすめしたいのは、以下のような機能を備えたシステムです。

こうした機能を備えていれば、臨機応変に動くことが必要なホテル業界においてもスマートな勤怠管理を実現できるのではないでしょうか。

使いやすさで選ぶ

便利な機能を備えた勤怠管理システムでも、使い勝手がよくないと業務の効率化は期待できません。

操作が複雑だったり、画面が見づらかったりすると、むだな確認作業が発生してしまいます。また、操作の誤りが頻発し、修正対応に時間を取られることもあるでしょう。

管理者にとっても従業員にとっても、使いやすいシステムを選んでください。

料金で選ぶ

勤怠管理システムの使用料金はさほど高額ではないことが多いものの、使い続ければトータルのコストは高額になるでしょう。また、無料や格安で利用できるシステムには機能に制限があったり、サポートが充実していなかったりということもあるようです。

「どれも同じくらいだろう」「とにかく安ければよい」などと安易に決めず、しっかり比較検討することが重要ではないでしょうか。

勤怠管理システムの導入でホテル業界の労働環境を改善しよう

勤怠管理システムの導入によって、人事労務の作業負荷を大幅に削減できるはずです。また、従業員の過労を防ぐなど、労働環境の改善にも役立つのではないでしょうか。

勤怠管理が複雑になりがちで、長時間労働が問題視されているホテル業界でこそ、勤怠管理システムを導入する効果を実感できるかもしれません。

また 「操作に不安がある」「導入後に機能を充分に使えるかが不安」といったホテルでは、ITに強い人材を確保することもひとつの手です。

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