「人手不足」「残業するな」のジレンマを解決！ 生産性の向上とワークライフバランスを両立させる対策は？

人手不足が深刻化する現代社会において、「残業するな」という声と、業務量増加による残業の増加というジレンマを抱えている企業や社員は多いのではないでしょうか。本記事では、人手不足時代に成果とワークライフバランスを両立させるための5つの戦略を紹介します。残業ゼロを実現し、持続可能な働き方を実現するためのヒントを、ぜひ参考にしてください。

人手不足と残業による影響

多くの企業が直面している問題として、人手不足とそれに伴う残業の増加があります。これらの課題は、組織の生産性や従業員の働き方に大きな影響を及ぼします。「人手不足」と「残業」が企業や従業員に与える影響を具体的に見ていきましょう。

人手不足による影響

【従業員の負担増加】

従業員が少ないと、残っている従業員に過剰な負担がかかります。

これにより、肉体的・精神的なストレスが増加し、労働意欲の低下や健康問題の発生リスクが高まります。

結果的に、離職率の増加やさらなる人手不足を招く悪循環が生じることも少なくありません。

【採用と教育コストの増加】

人手不足を解消するためには、新たな人材を採用し、育成しなければなりません。

しかし、適切な人材を見つけるための採用活動や、新入社員の教育には多大なコストと時間がかかります。

そのため、企業の運営コストが増加し、財政的な負担が増すことがあります。

残業による影響

【ワークライフバランスの崩壊】

過度な残業は、従業員のワークライフバランスを崩壊させます。

家庭や個人の時間が犠牲になることで、従業員の満足度や生活の質が低下し、モチベーションの低下や生産性の低下を招くことがあります。

【健康問題のリスク】

長時間労働は、従業員の健康に悪影響を及ぼします。

過労によるストレスや疲労が蓄積することは、さまざまな健康問題を引き起こす原因です。

これにより、従業員の欠勤が増加し、さらなる人手不足を招くリスクがあります。

【労働環境の悪化】

過度な残業が常態化すると、職場の雰囲気が悪化したり従業員の士気が低下したりして、労働環境が悪化する場合があります。

このような環境では、優秀な人材が流出しやすくなり、芋づる式に離職者が増えるということがあります。

これでは、企業の持続的な成長が阻害されてしまうでしょう。

また、企業の評判も悪化し、新たな人材の確保がさらに難しくなることもあり得ます。

人手不足と残業のジレンマ

先述したとおり、業務量に対して人手が不足している状態では、従業員一人ひとりに課せられる業務量は増加します。

10人でこなせば1時間で終了する業務を5人でこなすとしたら、業務にかかる時間は単純計算すると2時間です。

人手不足になれば業務に必要な時間が増えるのですから、残業が発生するのは当然といえるかもしれません。

人手不足が解消されなければ、残業を減らすことは困難です。残業続きの毎日に辟易するということもあるでしょう。

残業が常態化することでストレスや疲労が蓄積して、生産性の低下やモチベーションの喪失を感じることもあるかもれません。

それにもかかわらず「残業するな」と言われるのは、少々ストレスでしょう。ジレンマを感じるはずです。

従業員の立場で人手不足を解消することは、当然ながら困難です。「残業するな」と指示を出す前に、人手不足を解消して欲しいと思うこともあるでしょう。

しかし、人手がどうであれ、時間内に業務をこなす意識を持つことと残業を減らす努力は、企業の一員として取り組むべき課題です。

確かにジレンマはありますが、人手不足が解消されるのを待つだけではいけないということは、心得ておきましょう。

人手不足でも残業を減らすための工夫

人手不足が深刻化する現代において、残業は企業にとっても従業員にとっても大きな負担となっています。しかし、工夫次第で、人手不足の状況でも残業を減らすことは可能です。どのような対策が効果的なのか、いくつか紹介します。

業務効率化とムダの排除

残業時間を削減するためには、業務フローを見直して、ムダな作業を徹底的に洗い出す必要があります。

まずは、不必要な作業がないか、重複作業がないかを見直してみましょう。

古い作業方法が残っていたり、使用しているツールの更新がされていなかったりすることで、業務が非効率になっていることもあります。

また、人手不足の中では、業務に集中しなければならない時間が増え、休憩時間が不十分になる場合があります。

これでは、かえって業務効率が下がってしまう場合があります。

1日のスケジュールを細かく管理し、適度に休憩を取る環境を作ることも重要です。

テクノロジーの活用

残業時間の削減のためには、既存の業務を効率化させる必要があります。

そこで有効なのが、テクノロジーの活用です。

たとえば、業務の重複やムダがある場合は、誰が何をいつまでに行うかを明確にする「プロジェクト管理ツール」の導入が効果的でしょう。

また、コミュニケーションにタイムラグが発生していることが課題であれば、「チャットツール」を導入してリアルタイムでのコミュニケーションを促進することも有効です。

現状の課題に合わせた適切なツールを導入して業務プロセスを見直すことができれば、人手不足の中でも生産性を維持することが可能になります。

人材育成とスキルアップ

人手不足が原因で発生する残業を削減するためには、従業員のスキルアップと人材育成が不可欠です。

一人ひとりの生産性が向上すれば、人手不足の中でも全体の業務量をカバーできる場合があります。

そこで重要なのは、ナレッジメントの共有です。

人材育成やスキルアップのために推奨されることが多いのは、研修やOJTなどが一般的ですが、人手不足の状況においてはそれらにかける時間が十分に確保できないことがあります。

そのため、既存の従業員が持つ知識や情報を共有・活用する仕組みを作り、成功事例やベストプラクティスの中から効果的な業務手法を学ぶのが効率的なのです。

また、知識や情報を共有することで従業員同士の連携が強化されれば、チームワークが向上し、生産性の向上も期待できます。

人手不足でも残業は削減できる！「残業するな」と言われたら業務効率を見直してみよう

人手不足が原因で残業時間が増えているのに「残業するな」と言われたら、そんなこと言われても……と思うことがあるかもしれません。

しかし、残業削減のための取り組みは、自分のワークライフバランスを保つためにも不可欠です。

会社や上司に言われたからと考えるのではなく、自分のためと考えて業務効率を見直してみてはいかがでしょうか。

日々の習慣で見落としていた、さまざまな業務のムダが見つかるかもしれませんよ。