採用担当者になったら何をすればいいの？
優秀な人材の確保は、企業の存続・発展に欠かすことができません。その役割を担う採用業務は非常に重要な仕事です。しかし「人を選ぶ」ということには「これが正解」といえる答えが無く、初めて採用業務を担当する際には戸惑うことが多いでしょう。
採用担当者になったらどんな心構えが必要なのでしょうか。一般的な採用業務の流れと併せて解説します。
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採用担当者になったら持つべき心構え
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採用担当者になったら、まずは求職者に真摯に向き合う姿勢を持つことが必要です。以下のような心構えを整えましょう。
企業の広告塔である自覚を持つ
応募者と直にコミュニケーションを取る機会があるのは、採用担当者だけです。採用担当者は企業の広告塔として、働くメリットや魅力を伝えることも大事な仕事。
入社の意欲を高め、より一層企業のファンになってもらえるように取り組みましょう。
一方的な選考を行わない
採用活動は、企業が一方的に人材を選ぶための場所ではありません。求職者の方からも毎日働く場所として相応しいかどうか、チェックされています。選ばれる立場でもある自覚を持ちましょう。
質問にきちんと答える、労働条件の希望を聞くなど、お互いの認識をすり合わせて双方の合意を目指しましょう。雇用のミスマッチを防ぐためにも重要なことです。
求職者のスキルに合わせた対応をする
求職者の能力や適性をきちんと見るためには、相手のスキルに合わせた対応をすることが必要です。
新卒予定者には専門用語を使わない、反対に経験者の面接であれば専門知識のある人を同席させるなど、臨機応変に対応しましょう。
求職者には正直に話をする
就職・転職はその後の人生を左右する重大事項です。いくら欲しい人材であっても、都合の良い嘘をついて入社を促すことは絶対にNGです。
後々のトラブルの元となるので、常に正直に話をしてくださいね。
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採用担当者になったら得ておきたい知識やスキル
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円滑に採用活動を進めるためには、どのような能力が必要なのでしょうか。採用担当になったらぜひ、身に着けたい知識やスキルを見ていきましょう。
企業についての知識
採用担当者は、求職者から企業についてさまざまな質問を受けます。自分が勤める企業についてAtoZをすべては把握できなくとも、求職者からの質問に即答できる程度の知識は、最低限必要です。
入社を考えている企業の採用担当者の知識が乏しいと、求職者はがっかりしてしまいます。広告塔の役目を果たすためにも、企業についての知識は蓄えましょう。
バランス感覚
採用担当者は、バランス感覚が大切です。
予算をふまえた選考方法・コストに見合った人材の確保・一名あたりの面接時間など、あらゆる場面を「ちょうど良く」することは、採用活動をスムーズに進めるために必要不可欠なのです。
一朝一夕に身につくものではありませんが、常に全体のバランスを考えて動きましょう。
臨機応変さ
面接のキャンセルや、面接官の変更など採用活動中はスケジュールがコロコロ変わりやすいものです。
急な予定変更に慌てふためくことなく対応できる、臨機応変さが必要を持ちましょう。予定変更を想定し、予備のプランを立てておくと安心です。
採用担当者の業務の流れ
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採用活動のやり方は企業によってさまざまですが、一般的には以下の流れで行われます。
一連の業務を把握しておきましょう。
1.募集する人材や予算の決定
まず最初に行われるのは、募集する人材や予算の決定です。
どの部署にどんな人材が何名必要なのか、採用活動に使う予算はいくらなのかといったことを決定します。人材を募集する部署の責任者との打合せなども行われます。
2.母集団形成
次に行うのは母集団形成です。採用活動における母集団形成とは「企業が必要とする条件に一致した候補者を集める」ことです。
自社ホームページに求人情報を掲載したり、各種媒体に求人広告を打ち出す、新卒採用であれば大学などを回って求人票の掲示を依頼するといった手法で、求人を出していることをアピールします。
応募者をただ集めれば良いということではなく、欲しい人材にターゲットを絞ることが重要です。募集要項に必要な資格や経験を明記することや、業界を絞った求人情報サイトの活用が有効といえるでしょう。
効果的な募集要項の書き方については以下の記事をご参照ください。
募集要項の書き方とは？採用活動の第一歩は求職者に刺さる募集要項の書き方が重要！
3.企業説明会やプレエントリーの実施
求職者からの反応が得られたら、本選考の前に企業説明会やプレエントリーを実施する場合もあります。新卒採用の場合は企業説明会が行われることが多く、中途採用ではカジュアル面談などが中心です。
このステップは応募資格を満たしてれば誰でも参加OKとすることもあれば、書類選考に通った人だけを呼ぶこともあります。また、説明会やプレエントリーを挟まず、本選考に進むことも少なくありません。
4.選考の実施
ここまで来たら、いよいよ本番です。書類選考やグループディカッション、適性検査、筆記試験、面接などさまざまな方法で選考が行われます。
採用担当者というと、面接官をイメージすることが多いですよね。しかし実際は、選考方法の数だけ採用担当者の仕事も種類があるのです。それぞれの選考方法でチェックするべきポイントを理解して臨みましょう。
各種選考方法のチェックポイントについては、以下の記事をご参照ください。
面接とは違うグループワークのメリットとグループワークで見るべき点とは
新卒と中途で面接の違いを明確にするために面接官が意識したいこととは？
5.採用者の決定・通知
さまざまな選考を終え、内定を出す人が気まったら通知を出し、入社の手続きを処理します。採用活動はここでひと段落つきますが、入社後も一年くらいは採用担当者がフォローに入り、面談などを行う場合があります。
採用すれば終わりというものではなく、入社後も安心して働けるようにサポートするところまでが、採用担当者の役目なのですね。
ホテル・旅館の採用担当者になったら特に心掛けたいこととは
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ホテル・旅館では、人材を大量募集することが少なくありません。採用担当者は大勢の求職者に接することになるでしょう。そのため、ひとりひとりにしっかりと向き合うことが難しい場面があります。
しかしながら、宿泊業界は向き・不向きがきっぱりと別れ、離職率が非常に高い業界です。雇用のミスマッチによる早期退職を少しでも防ぐためには、エントリーの段階で、業務内容などの認識を合わせることがとても重要です。
選考期間にゆとりを持つなど、工夫して取り組んでくださいね。
心構えと採用活動の流れを把握して適切な採用活動を
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採用担当者の仕事はハードですが、求職者の本質的な部分に向き合う面白さがあります。採用業務を通して、人としての深みを得るなど成長の機会も多いでしょう。
必要な心構えと、業務の流れを把握して企業にとっても自分にとってもプラスになる佐生陽活動を行ってくださいね。社内だけで適切に回していくのが困難であれば、採用支援サービスを利用するとう手段もあります。
おもてなしHRはホテル・旅館に特化して、きめ細やかな採用支援のサービスを提供しています。宿泊業界は人手不足が特に深刻な上、雇用のミスマッチが起こりやすいですよね。電話でのお問い合わせを受け付けていますので、採用活動の困りごとはぜひ一度ご相談ください。
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