書類選考の通過に必要なポイントとは？

就職・転職活動をしているが書類選考の段階で落とされてしまう、というお悩みを抱えた方も多いのではないでしょうか。まれに書類選考を設けていないホテル・旅館もありますが、大体は書類選考が必要不可欠なのです。書類選考に必要な書類は、主に「履歴書」と「職務経歴書」です。ここでは、書類選考に通過する応募書類のポイントについてご紹介します。

就職・転職活動のはじまりは書類選考から

書類選考を通過しなければ、就職・転職活動が始まったとは言いづらいかもしれません。希望しているホテル・旅館業界への就職・転職も、書類選考を通過しなければむなしいですよね。

その分、書類選考の段階で落とされてしまうと、自分の経歴やスキルなどに問題があるのではないかと感じてしまい、とてもショックではないでしょうか。

ですが、ポイントをつかめば、書類選考に通過しづらかった方でも、これから挑戦する書類選考でつまづくことはなくなるかもしれません。

まずは、履歴書と職務経歴書で重視されているポイントについてみていきましょう。

履歴書で重視されるポイント

採用担当者が履歴書のなかで最も重視するのは「志望動機」と「自己PR」です。

志望動機や自己PRは、応募者の印象を大きく左右します。ですので、伝え方を工夫するだけで、入社意欲だけでなくご自身の魅力を最大限伝えることが必要です。

応募者オリジナルの志望動機や自己PRであればあるほど、採用担当者の目に留まりやすくなるでしょう。

職務経歴書で重視されるポイント

職務経歴書で重視されているポイントは「仕事内容」「仕事への姿勢」「実績や周囲への影響」が挙げられます。

職務経歴書の場合は、履歴書とは違い、決められたフォーマットはありませんが、大体はA4サイズの用紙に1～2枚程度にまとめなければなりません。

ですので、前職で担当していた仕事内容をはじめ、その仕事へどのような姿勢で取り組み、どのような成果が上げられたかを簡潔に分かりやすく伝える必要があるでしょう。

書類選考で応募者のなにを見ている？

書類選考を通過する基準は、それぞれの企業やホテル・旅館で決まったものがありますが、ここでは一般的に書類選考の基準にされているポイントについてご紹介します。

努力を惜しまない人材か

「経歴に一貫性があるか」「どのようなスキルがあるか」など、一目見て応募者自身が努力した結果がみえるような書類を作成できれば、問題はないといえるでしょう。

しかし、経歴やスキルに自信がない方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのようなときは、履歴書などを手書きで記入すると良いかもしれません。

最近では「楽だから」「間違えても修正できるから」「相手が見やすいから」などの理由から、パソコンで履歴書などを作成する方が増えています。

そのような中で、丁寧に手書きで記載された履歴書があれば、他の選考者の履歴書と差別化され、採用担当者の目に留まりやすくなります。

字をうまく書くのは得意でないと嘆いている方も安心してください。つまりは、字が下手でも丁寧に書くことで熱意を採用担当者に伝えるということがポイントです。

そのうえで、応募者自身が行った努力を採用担当者にアピールすることが重要なのです。

志望動機や自己PRが具体的か

入社したいと強く願う企業やホテル・旅館に対して、応募者の志望動機がどこかで見たことがある内容であったり、曖昧な内容が記載されていると、志望動機が低いとみなされてしまいます。

「他社ではなく、なぜこの企業を選んだのか」や「他社でも通じるような内容になっていないか」などのポイントを意識して考えるようにしましょう。

また、自己PRでは、応募企業の求める人物像を想像しながら、「企業が採用すべき人材であること」を存分に伝えることがポイントです。

スキルや経歴が企業の求める人材と合っているか

書類選考では、応募先企業が求める人材とスキルが合っているかどうかをみます。

学歴や経験を問わないという企業も、企業の役に立ちそうなスキルを持っている応募者がいれば、その応募者は他の選考者よりも一歩リードできるのです。

「自分がこれまで何をしてきたか」「今まで何を学んできたか」を明確に示し、企業に役に立つ人材であることをアピールすることがポイントです。

書類選考で落ちてしまう原因は？

基本的に、書類選考にかけられる時間は一人あたり数分程度でしょう。ですので、最初は時間のかけて読んでもらえるわけではありません。

ほとんどが第一印象で決まってしまう書類選考は、最低限のルールが守られていなかったり、内容が分かりづらい書類を提出してしまうと、それだけではねられてしまいます。

ここでは、書類選考で失敗しないために、書類選考で落とされてしまうポイントを確認していきましょう。

資格と免許

資格や免許を記載する場合は、正式名称で書くことを心がけましょう。

しかし、資格や免許を記載するポイントは、ある程度のレベルであることが必須条件です。ご自身でお持ちの資格が、「応募企業で役に立つのか」「応募企業に知ってほしい資格のレベルであるかどうか」をポイントにすると良いかもしれません。

また、資格や免許をお持ちでなくても、空欄のまま提出するより、「特になし」と一言記載するほうが採用担当者に丁寧な印象を与えることができます。

書類が読みづらい

気合いの入れすぎによって多すぎる情報量が記載された書類や、誤字脱字が多く段落がないような書類は、採用担当者の印象を悪くしてしまいます。

なぜなら、応募者から応募企業への気配りなどが感じられず「読みたい」という気を削いでしまうからです。

たくさんの選考者がいるため、採用担当者の目に少しでも長く留まることが必要ですので、伝えたいことを簡潔にまとめることがポイントでしょう。

ご自身でも「要点は絞られているか」「見やすくまとめられているか」「誤字脱字はないか」など、最終的なチェックが重要といえます。

全体的に抽象的な表現が目立つ

志望理由以外でも、全体的に抽象的な表現が目立つと、不安な印象を採用担当者に与えてしまいます。

たとえば、「たくさんの」などといった表現より、具体的な数字を記載したほうが、内容の信用度もあがるでしょう。

書類選考を通過するために知っておきたい「添え状」のポイント

書類選考において、郵送を指定された場合は、応募書類だけでなく「添え状」も同封すると良いでしょう。ここでは、書類選考での添え状の役割をご紹介します。

添え状は「あいさつ状」としても有効です。ホテル・旅館などの応募先企業へ「はじめまして」という挨拶をするだけで、好印象にもつながるのです。

さらに、添え状には応募書類で伝えきれなかったことを説明できます。

書類のスペースの都合上、記載できなかったアピールポイントや、応募先企業への志望度の高さを伝えるには、とても有効な方法ではないでしょうか。

ただし、自己PRを長々と記載したり、応募書類のマイナス要素に対して言い訳をするなど、補足の域を超えてしまうことのないようにしましょう。

また、添え状が使えるのは郵送の場合のみですので、注意が必要です。

応募書類を送付するマナーのポイント

応募書類を送付する際にもマナーがあります。ここでは、郵送とメールの場合に分けてご紹介します。

郵送

封筒は、色が白で、中身が透けないような厚手のものを使用します。その封筒の表には、赤字で「応募書類在中」と明記し、応募先企業に届く数々の書類と混じらないようにする必要があります。

また、料金不足などの事故がないよう、なるべく郵便局から速達で郵送するのが良いでしょう。

メール

メールの件名には、応募書類の送付であることを明記しましょう。

メール本文を書く際、採用担当者の宛名は省略しないよう注意する必要があります。

次に、フルネームで自己紹介し「何を経由して応募したのか」や希望職種を明示します。本文の最後には、必ず署名を入れ、必ず名前、連絡先、住所を間違いのないように記載してください。

応募書類はワードやエクセルで作成する機会が多いでしょう。応募先企業にメールで送付する際は、ファイル形式をPDFにしてから添付することもポイントです。

書類選考のポイントをつかんで就職・転職活動を充実させよう

書類選考のポイントを活かすには、ホテル・旅館などの応募先企業の募集内容を調べたり、企業研究も必要になります。

ぜひ、ホテル・旅館をはじめとした企業研究のリサーチ結果を踏まえて「会ってみたい」と思ってもらえるような、魅力的な書類を書いてくださいね。

また、ホテル・旅館でお仕事をお探しの方は、自社サービス「おもてなしHR」のご利用をご検討ください。

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