採用担当への質問メールの正しい書き方とサンプル質問例!

就職活動や転職活動中に、採用担当者へ質問メールを送る機会もあることでしょう。どのような質問メールを送れば、採用担当者に好印象を抱いてもらえるのでしょうか。質問メールの基本構成や押さえておくべきポイントとあわせ、見落としがちな豆知識、実際に使えるメールサンプルなどの情報をまとめました。

採用担当への質問メールは印象付けに繋がる大切な機会

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就職活動や転職活動を行う中で、「企業に質問したいけど、メールで質問をして失礼に当たらないか……」と悩まれた経験を持つ方も少なくないことでしょう。

 

もちろん、わからないことをわからないままにせず、疑問を解決してもらえた方が企業としてもありがたいので、質問をする分には全く問題ありません。しかし、そのメールが失礼に当たるような内容であれば、せっかくの就職活動・転職活動でマイナス評価を受けかねないので注意が必要です。

 

ビジネスメールを送る機会が少ない方にとっては、たった1通企業へメールを送るだけでも緊張をしてしまう質問メール。しかし、ポイントさえ押さえてしまえば誰でもすぐに送ることができます。場合によっては、採用担当者に好印象を与えることもできるかも知れません。

 

では、どのようなことに気を付けて採用担当者へ質問メールを送ればよいのでしょうか。メール文面のサンプルもあわせて解説していきます。

 

採用担当への質問メールの基本構成は?

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採用担当へ送る質問メールの基本構成から解説します。7つの項目を含め、質問メールを作成していきましょう。

 

件名

メールで最も大切なのは、件名だと言われています。

 

自身のメールフォルダを思い出してみましょう。件名が空白・不適切なものである場合、開封をしないという方も多いのではないでしょうか。

 

適切な件名であるべき、というのは企業への質問メールでも同様です。件名が空白・不適切なものであれば、メールソフトが自動的に迷惑メールフォルダへと振り分け、採用担当者へ読んでもらえないという可能性も出てきてしまいます。

 

採用担当者は複数の応募者とメールのやり取りをしていることが想定されますので、しっかりと目を通してもらうためにも、下記のようなことを心がけて件名を作成しましょう。

  • ・短い件名を心がける
  • ・ぱっと見て何を伝えたいメールなのかがわかる
  • ・自身の名前を入れる

宛名

相手の宛名を記載します。その際は必ず、「会社名」「部署」「担当者名」を明記しておきましょう。

 

担当者名が不明の場合には「ご担当者様」、部署も担当名も不明の場合には「採用ご担当者様」と記載をしておけば失礼がありません。

 

始まりの挨拶

初めてメールを送る場合には、下記のような文言を記載しておくことがよいとされています。

  • ・初めまして。
  • ・お世話になります。
  • ・初めてメールをお送りさせていただきます。
  • ・突然のご連絡失礼いたします。

2度目以降のメールの場合には、「お世話になっております。」と記載しておけば問題ありません。

 

自身の名乗り

始まりの挨拶の後には、必ず自身が誰であるのかを名乗りましょう。氏名のみではなく、学生であれば大学名・学部・学科、転職活動中であれば下記のように氏名と今自身がどのような状態になるのかを明記しておくのがよいでしょう。

  • ・私、現在就職活動をしております〇〇大学△△学部□□学科の~~ ~~と申します。
  • ・私、貴社の会社説明会の予約をさせていただきました~~ ~~と申します。

質問

自身が企業に聞きたい質問を記載します。多忙な採用担当者への配慮し、できるだけ簡潔にまとめましょう。

 

複数である場合には、「〇点ご質問があります」などと文頭で明らかにしておくと、採用担当者が読み進めやすい文章となります。

 

終わりの挨拶

質問の記載が終わったら、文章の締めとして一言添えましょう。下記のような文言が入っていれば、採用担当者からしっかりとした人だなという評価を受けるはずです。

 

  • ・お忙しいところ恐縮ですが、お教えいただけますと幸いです。
  •  何卒よろしくお願い申し上げます。
  • ・ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、ご教示いただけますと幸いです。
  •  何卒よろしくお願い申し上げます。
  • ・ご多忙の折、お手をわずらわせてしまい大変恐縮ではございますが、
  •  ご返信いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

署名

文末には必ず署名を記載します。署名には誰からメールが着たのかといういうことを明確にするとともに、次回採用担当者が連絡する際にわかりやすいようにする役割があります。

 

署名には様々なテンプレートがありますが、企業へのメールの場合はあまり派手ではないものを選んでおくのが無難でしょう。また、最低限下記の内容を盛り込んでおくことをおすすめします。

  • ・氏名(ふりがな)
  • ・住所
  • ・電話番号
  • ・メールアドレス
  • ※学生の場合は、学校名・学部・学科の記載も忘れずに。

大概のメールソフトでは、一度設定をしておけば自動的に署名を記載してくれる、またはボタンひとつで署名を記載してくれるという機能がついています。

 

就職活動・転職活動を行う期間は企業へのやり取りも増えるはずですので、設定がまだの方はぜひ設定されることをおすすめします。

 

採用担当への質問メールで押さえておくべき4つのポイント

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前項では採用担当者に送る質問メールの基本構成をご紹介しましたが、どのようなことに心がけてメール文面を作成すればよいのでしょうか。押さえておきたい4つのポイントを解説します。

 

ビジネスメールであることを意識する

当たり前のことですが、採用担当者へ質問メールは、普段友人と行うSNSやメッセージアプリのような感覚でメールは送るべきではありません。あくまで企業へ送るビジネスメールということへの意識を無くさず、丁寧な文章作成を心がけましょう。

 

また、ビジネスメールにはある程度のビジネスマナーや敬語の知識が必要となってきます。学生の場合は、多少誤りがあっても許されるものですが、社会人の場合はそうはいきません。

 

特に、二重敬語や誤字脱字などのケアレスミスには細心の注意を払い、質問メールを作成しましょう。

 

質問内容を簡潔にまとめる

採用担当者は多くの関係者とやり取りを行っています。応募者はもちろんのこと、社内での面接の時間調整、求人広告の担当者、合同説明会などを行う場合には会場関係者など、連絡の多さは計り知れないほどです。

 

そんな採用担当者の負担を軽減するためにも、要点を簡潔にまとめたメール文面を作成するように心がけましょう。

 

また、質問の回答が想定できる場合には、採用担当者が回答をしやすいように、下記のように想定できる回答も含めたメール文面を作成するとよいでしょう。採用担当者から、プラスの評価が得られるかも知れません。

  • ・面接会場の表記がございませんでしたが、貴社本社でお間違いございませんでしょうか。

 

  • ・面接のお時間が「8:00」という表記でしたが、「20:00」という認識で間違いございませんでしょうか。

誤字・脱字のチェックを必ず行う

質問メールの文面を作成した後は、必ず全文に目を通し、誤字・脱字のチェックを行いましょう。完璧な状態であることを確認した後に、メールを送信することをおすすめします。

 

各所で、誤字・脱字チェックを行うよう再三言われている理由としては、誤字・脱字があるだけで、マイナス評価に繋がりかねないからです。

 

人間ですので、誰でもミスを起こしてしまうことはあります。しかし、今回はこの後の人生を左右するかも知れないという就職活動・転職活動中。企業はミスそのものを見ているのではなく、ミスを防ぐことができる人間なのかを見ています。

 

他応募者のミスがない中、あなただけ誤字・脱字があったら企業にはどのように映るでしょう。大事な場面でミスを許してしまう人物でも、企業は良しとしてくれるのでしょうか。

 

せっかくの人生の転機を、些細なことで台無しにしないよう、送信前の最終チェックは怠らずに行いましょう。

 

採用担当からの返信には24時間以内にお礼メールを送る

採用担当者から質問に対する返信をもらえた際には、必ずお礼メールを送りましょう。厳密に時間の制約はありませんが、一般的には質問の回答メールの受信から、遅くとも24時間以内の返信をするのが良いとされています。

 

気になる疑問が解消されたことで満足してしまいがちですが、時間を割いて返信をくれた採用担当者へお礼をしないのは失礼にあたります。

 

質問メールを送る際には、お礼メールをするところまでをワンセット、と心に留めておくことが大切です。

 

採用担当にマイナス評価を受ける質問メールとは?

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採用担当にマイナス評価を受けてしまう可能性のある質問メールとは、どのようなものなのでしょうか。これだけは必ず避けていただきたいという3点をご紹介します。

 

企業名・担当者名に誤りがある

企業名・担当者名の誤りは、最も行ってはいけない大変失礼に当たるミスです。宛名はメール冒頭に記載するため、一番先に目に入ります。一番先にミスを目にした採用担当者からすると、その後どんなに丁寧な文面が作られていても「失礼な応募者だ」という気持ちが拭えません。

 

一文字でも誤りがあるだけでもマイナス評価に繋がりかねないので、ミスの無いように心がけましょう。

 

担当者の氏名の漢字が不明、ただ読み方だけはわかるなどいう場合には、カタカナ表記にし、「漢字をお伺いするのを失念しておりましたため、カタカナ表記にて失礼いたします。」などの一文があると、丁寧な印象を与えることができます。

 

改行などがなくメールが読みづらい

前項のポイントの1つとして「質問を簡潔にまとめる」とご紹介しましたが、メール文全体でも同じことが言えます。

 

改行がなくつらつらと書かれている文章は読みにくいものです。読み手の気持ちになって、適宜改行や箇条書きなどを用い、メール文面を作成しましょう。

 

ホームページやWEBでも確認できることに対しての質問

事前に確認できることは済ませ、どうしても自身では解決できないということだけを質問するようにしましょう。

 

メールの中の添付ファイルに情報が記載されていたということや、自身が応募した求人サイトには記載はなかったが、ホームページの求人情報を確認したら情報が掲載されていた、ということも無きにしも非ずです。

 

メールでの質問は、採用担当の時間を割かせてしまうことに繋がります。質問をする前に、情報がどこかに記載されていないか、隅々チェックしたうえで質問メールを送りましょう。

 

採用担当への質問メールで見落としがちな4つの豆知識

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採用担当への質問メールで、見落としがちな豆知識をご紹介します。当たり前とされているため、あまり語られてはいない知識もあるかも知れませんので、ビジネスメールの作成が不安という方はぜひご覧ください。

 

「御社」ではなく「貴社」

御社(おんしゃ)と貴社(きしゃ)の差は、口語であるか、文語であるかの違いです。口語の場合は御社を、文語では貴社を用います。

 

面接対策の映像や、企業の営業電話口などでは「御社」が使用されるため、耳に残り、そのままメール文面でも御社を使用してしまいそうになることもあるでしょう。しかし、これは間違いにあたります。

 

文中で企業を敬う内容を記載する際には、「貴社」という表記にすることを忘れないでくださいね。

 

返信文の「Re:」はそのまま残す

メールソフトで返信のボタンをクリックすると、「Re:」という表記が表示されます。質問の回答メールを受けた際には、件名の冒頭に「Re:」がつき「Re:(件名)」という表記となりますが、これは「件名についての返信」という文脈になるため、残しておきましょう。

 

「Re:」を消してしまうと、何についてのやり取りだったのか、採用担当者からわかりづらい状態になってしまいますので、注意してくださいね。

 

絵文字や機種依存文字を使わない

絵文字、顔文字はビジネスメールにもってのほかですが、機種依存文字を避けるべきということを知らない方も多いのではないでしょうか。

 

機種依存文字とは、該当の文字が同じ環境にあるPCなどからは確認ができるものの、別の機種では表示されない可能性があるという文字を指します。PCで言う場合、絵文字のように1マスで表現された文字と言えばイメージしやすいかも知れません。

 

よく使われるのが、「株式会社」を1マスに表記した「(株)」のようなものや、「マルイチ」「TEL」です。

 

主に署名で使われる機会が多いこの機種依存文字は、メールソフトによっては迷惑メールと判断されてしまったり、採用担当者のPCでは文字化けした状態で表示がされてしまうという可能性も孕んでいます。

 

PCで変換した際には、横に「機種依存文字」や「機種依存」という表記が出るので、表記が出たものに関しては使用しないよう心がけましょう。

 

ビジネスメールはPCアドレスから送る

最近では、企業内でのやり取りはチャットツールが用いられる場合も増えてきましたが、質問メールの場合は社外とのやり取りになります。採用担当者が確認するのも主にPCなはずですので、質問メールを送る際には、PCのメールアドレスから送信をすることをおすすめします。

 

採用担当への質問メールサンプル

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採用担当者へ送るのメール文面のサンプルを3つご用意しました。参考にしながら、適宜変更を加え、質問メールの文章を作成してみてください。

 

サンプル1:面接の場所に対する質問(1つの質問)

件名:<ご確認>1次面接の開催場所につきまして:〇〇大学 ●● ●●(氏名明記)

株式会社〇〇

△△部 □□課

~~ ~~様

 

初めまして。

私、◆月◆日に貴社の1次面接に参加させていただきます

〇〇大学△△学部□□学科の●● ●●(氏名ふりがな)と申します。

先日は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

 

早速ですが、表題の件についてご確認をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

 

説明会は開始は10:00~とのことですが、面接場所の記載がございませんでした。

訪問先は、貴社本社の下記住所でお間違いございませんでしょうか。

 

〒000-0000 東京都XX区XX X-X XXビル X階

 

お忙しい中お手数おかけし大変恐縮ですが、ご確認いただき不足等ございましたら

ご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

 

——————–

(署名)

 

サンプル2:質問に対するお礼メール

件名:Re:Re:1次面接の開催場所につきまして:〇〇大学 ●● ●●(氏名明記)

株式会社〇〇

△△部 □□課

~~ ~~様

 

お世話になっております。

〇〇大学△△学部□□学科の●● ●●でございます。

 

ご多忙の中、早速のご返信誠にありがとうございます。

 

開催場所につきまして、

貴社本社1階にて実施されるとのこと、承知いたしました。

◆月◆日の10:00に、貴社本社1階にお伺いさせていただきます。

 

当日はお時間をいただき恐縮ではございますが、

お会いできるのを楽しみにしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

——————–

(署名)

 

サンプル3:説明会当日の持ち物・服装に対する質問(複数の質問)

件名:<ご質問>企業説明会の持ち物と服装につきまして:●● ●●(氏名明記)

株式会社〇〇

採用ご担当者様

 

初めてメールをお送りさせていただきます。

 

私、◆月◆日の会社説明会の予約をさせていただきました

●● ●●(氏名ふりがな)と申します。

 

表題の通り、企業説明会について2点ご質問させていただきたく、ご連絡いたしました。

 

[1] 持ち物について

 

参加要件を確認しましたところ、特にご指示がないようでしたので、

持ち物については、筆記用具を持参する予定でございますが、

履歴書・職務経歴書などの書類について、持参の必要はございませんでしょうか。

 

[2] 服装について

 

また、当日にスーツ着用の予定がありますため、

服装はスーツでも問題ございませんでしょうか。

 

以上となります。

 

上記2点、お忙しいところ大変恐縮ですが、お教えいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

——————–

(署名)

 

質問メールのポイントを押さえて採用担当に好印象を与えよう!

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いざ質問メールを送るという時は緊張してしまうものですが、基礎とポイントさえ押さえればメール文面を作成することはさほど難しいことではありません。質問メールをしただけで、採用担当者に好印象を抱いてもらえたら嬉しいですよね。

 

何よりも大切なのは、読み手である採用担当者のことを思う気持ちです。基本構成を覚え、メールを読む採用担当者の気持ちで文章を作成し、採用担当者に好印象を与える質問メールを送ることができるようになりましょう。

 

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