内定を取り消したいときの、内定辞退メールの書き方

複数企業から内定を受けた場合、辞退しなければならない企業も出てくるでしょう。内定辞退は悪いことではありません。しかし、その際は失礼のないように自分の意思をしっかり伝え、お詫びの気持ちを表すことが大切です。内定を辞退するときの連絡手段はなぜメールが良いのか、また辞退するときのマナーを解説します。

内定辞退するときのマナー

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内定辞退を決めたら、その時点ですぐに連絡するようにしてください。内定辞退の連絡をせずにフェードアウトしたり、担当者からの連絡を無視したりするのはもっての外です。

 

連絡をするときは「内定通知がどのような手段だったか」を参考にしましょう。電話で内定を通知された場合は電話で、メールで通知された場合はメールで連絡するのが無難です。

 

内定辞退の連絡は電話が基本だという声もありますが、実は担当者にとって負担が一番少ない手段はメールなのです。

 

電話で連絡すると、担当者の忙しい時間帯につながれば迷惑になってしまいます。また、担当者が内定辞退者を記録として残す場合、電話では詳細をまとめることが難しいので結果として仕事を増やすような事態にもなり得ます。

 

一方、メールならば電話で連絡する懸念事項もクリアできます。件名だけで大体の内容が分かりますし、詳細は担当者の都合が良いときに把握してもらえます。

 

さらに企業によっては、メールで内定辞退者用のフォルダを作って一括管理しているところがあります。社内関係者への連絡もスムーズになるので、昨今、そのような方法で管理している企業も珍しくないのです。

 

加えて、最近ではメールで内定を伝える企業が増えているようなので、メールが連絡手段になることが多いかもしれません。内定辞退をメールで伝える際のマナーさえ押さえておけば、内定辞退の連絡には困らないでしょう。

 

内定辞退メールを作成するときのポイント

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内定辞退メールを作成するときは、気を付けるべき点がいくつかあります。

 

メールでの伝え方ひとつで相手が受け取る印象も変わりますので、誠意を込めたメールを送れるようにポイントをチェックしていきましょう。

 

件名は簡潔にする

 

担当者は一日にたくさんのメールをやりとりしています。

 

メールの件名を空欄にしたり、複雑にしたりすると、あなたのメールが埋もれてしまうことがあります。そうすると、担当者の内定辞退メールを見落とすことにつながるのです。

 

件名には「内定辞退のご連絡」と明記し、一目で要件がわかるように配慮しましょう。自分の名前を記載するとなお丁寧です。

 

内定のお礼と内定辞退を伝える

 

メールの本文には、必ず選考と内定に対するお礼を述べてください。

 

採用活動では応募者の見えないところで多大な労力やコスト、時間がかかっています。そのなかで、多くの応募者の中からあなたに内定を出してくれたことを理解し、まずはお礼の気持ちを伝えましょう。

 

しっかりとお礼を伝えたうえで、内定辞退の旨を分かりやすく記載してくださいね。

 

内定辞退の理由を伝える

 

内定辞退をする場合、理由も併せて伝えましょう。

 

ただし詳細までは伝えなくてもOK!「検討を重ねた結果」など、一言に留めておけば問題ありません。

 

内定辞退をメールで連絡することへの申し訳なさを伝える

 

冒頭でもお伝えしたように、内定辞退は悪いことではありません。ただ、少なからず迷惑をかけることは理解しておきましょう。

 

メールで連絡しても失礼にはあたらないのですが、内定辞退の連絡は「本来であれば対面や電話で伝えること」が形式となっています。

 

そのため、念のためにメールで連絡することになった点についてお詫びしておく必要があるのです。

 

就職・転職活動のお礼をする

 

採用活動には労力やコスト、時間のほか、多くの方々が関わっています。

 

あなたの内定に関わった人は担当者ひとりではないのです。「採用に関わってくださった皆様には心から感謝しております」と一言加えるだけで、より丁寧な印象になるでしょう。

 

これで一安心!内定辞退のメール例文

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内定辞退のメールでは、件名から文末まで細心の注意を払うことが重要です。

 

件名には担当者が見逃さないように要件と名前を明記し、文末では会社の発展をお祈りして締めくくるのがマナーです。内定辞退メールを作成するときのポイントを踏まえて、以下の例文をチェックしてみてくださいね。

 

メールの件名:【内定辞退のご連絡】◯◯大学△△学部 おもてなし太郎

 

本文:

◯◯株式会社 人事部◯◯課
採用担当 ◯◯様

 

◯◯大学△△学部のおもてなし太郎です。

 

この度は採用内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。

 

このような光栄なお知らせをいただきながら誠に恐縮ですが、検討を重ねた結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

 

お忙しいなか選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような結果になり大変申し訳ございません。

 

◯◯様(担当者)をはじめ、今回の採用に関わってくださった皆様には心から感謝しております。

 

また、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。

 

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

 

◯◯大学△△学部
おもてなし太郎

 

メールを送信して数日たっても担当者から「了解」の返信がないときは、直接担当者に電話をかけてみましょう。もしくは再度確認のメールをしても良いかもしれません。

 

内定辞退するときは「丁寧さ」を心がけよう

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内定辞退をメールで伝える場合、良くも悪くもすべての情報がメールに残ってしまいます。だからこそ、誤字・脱字や誤送信のないように細かく気を配ることが重要なのです。

 

企業側に誠心誠意尽くすためにも、丁寧な対応を意識しましょう。

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