「内々定承諾書」と「内定承諾書」の封筒の書き方に違いはある？

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まず、内々定承諾書と内定承諾書とは、どちらも入社意思があるかどうか確認するための書類です。

厳密な違いには、内々定承諾書は「会社があなたの採用を決めている」という意味、内定承諾書は「会社があなたと契約する」という意味があります。

どちらの場合でも、封筒の基本の書き方は一緒です。封筒の色は白で、サイズは承諾書が送られてきた状態のまま返送できるものを選んでください。

たとえば、承諾書が三つ折りで届いた場合は「長形3号」、折り目のない状態で届いていたら「角型2号」を選びA4サイズを折らずに入れましょう。

封筒の書き方でひとつ違うのは、“書類内容の名前” です。正式な書類が入っている封筒には、外からでも中身が分かりやすいように、赤いペンで封筒の表に書類内容を書くことになっています。

内々定承諾書には「内々定承諾書在中」、内定承諾書には「内定承諾書在中」とそれぞれ書いて、最後に定規を使って文字の周りを囲みます。

もしくは「承諾書在中」と書いても問題ありません。この場合、どちらの封筒にも使えるので便利ですね。

書類内容を封筒に明記するとき、封筒を縦書きで書く場合は左下、横書きなら右下に書くことを覚えておきましょう。

封筒の書き方：表面

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封筒の書き方ですが、まずは表面をみていきましょう。

封筒には縦書き・横書きでも構いませんが、縦書きで数字を書く際は漢数字を使います。あなたの好きなほうを選んでくださいね。

郵便番号 ＆ 住所

郵便番号を書く欄がないとき、右上に横書きしてください。

住所は都道府県やビル名などを省略せずに書きます。縦書きで書く場合、封筒の右端から2㎝ほどあけて記載しましょう。

会社名 ＆ 宛先

会社名は（株）などのように省略せずに正しく「株式会社」と書きます。

宛先は封筒の中央にくるように記載し、住所や会社名よりも少し大きめの字で書いてください。担当者の名前が分かる場合は、その名前を書くようにしましょう。

また、返信用封筒を使うときは、すでに宛名が印字されているケースがほとんどです。その封筒の宛名に「行」と書かれていたら、それを二重線で消して適当なものに直さなければなりません。

「行」を二重線で消したあと、会社名・部署名には「御中」、個人名には「様」と言い換えることを忘れないようにしてくださいね。

切手

切手は封筒の左上に貼りますが、料金不足にならないように注意してください。

料金不足になってしまうと、基本的には差出人に戻ってきますが、受取人の支払いとなってしまったときは悪印象につながってしまいます。

料金不足のトラブルを未然に防ぐためには、郵便局で切手を購入するのが一番です。

封筒の書き方：裏面

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次は、封筒の裏面の書き方についてみていきます。表面を横書きにした場合でも、裏面は縦書きにするのが一般的なので、以下の解説を縦書きと考えてチェックしてみてくださいね。

日付

裏面の左上には、いつ送ったのかがわかるように投函日を書きます。封筒の左端から2㎝ほどあけると見栄えが良くなりますよ。

差出人

裏面には差出人の情報を記載します。

左下に自分の住所と名前、その上に横書きで郵便番号を書いてください。差出人の住所は、表面と同じように都道府県などを省略しないようにしっかりと明記しましょう。

自分の名前を書くときは、住所よりも少し大きな字で書くように気を付けてください。

封字

封筒を閉じるときは、テープではなくのりを使いましょう。

しっかりと封をしたら、中央に封字「〆」を書いてください。「〆」は途中で開封されていないことを表している印なので、重要な書類にはつけたほうが良いのです。

「×」と間違われないように、「〆」を書く練習をしてから記入しても良いかもしれません。

封筒は手書き！分かりやすく、ハッキリとした文字を書こう

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封筒には手書きで、わかりやすく、ハッキリとした字で書くようにしましょう。ですので、細いボールペンは避けて、0.5mm以上の黒いボールペンを使ってください。

油性のサインペンを使っても問題ありませんが、同封した承諾書やお礼状／添え状にインクが写ってしまうリスクがあります。油性サインペンで記載する場合は、封筒の中身を空にした状態にし、すべて書き終わってから書類を封入するようにしましょう。

承諾書や添え状／お礼状がうまく書けたからといって、封筒の書き方を知らずに油断してしまうと、すべてが台無しになってしまいます。印象を下げないためにも、封筒は時間をかけて丁寧に手書きするようにしてくださいね。