内定承諾書に添え状はいらない？

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「内定承諾書に添え状はいらない」とお思いの方も多いかもしれませんが、添え状は必要です。

ビジネス上、何か書類を送るときは添え状を同封することがマナーです。添え状は簡単なあいさつ状ですが、その他にも同封した書類の詳細と、その内容にミス・漏れがないかを確認する役割もあるのです。

添え状も同封されていれば、受け取った相手は確実に「誰に」「どのような書類が」「何通送られてきたのか」をすぐに把握できるので、スムーズな対応につなげることができます。

とはいえ、内定承諾書に添え状を同封しなかったとしても、内定を取り消されることはありません。

書類の送付には添え状も加えるというのは、あくまでもビジネスマナーのひとつですので、これを機会に覚えておいたほうが良いでしょう。

「添え状」と「お礼状」との違い

内定承諾書に同封する「添え状」と「お礼状」は一緒にされることが多いのですが、基本的な意味は異なります。

添え状は書類に添える手紙、お礼状は第一目的にお礼を伝える手紙という意味があります。

ただし、添え状はお礼状の役割もあるので、内定承諾書に添え状を同封すればお礼状を作成する必要はありません。

添え状を作成するルールとは？

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内定承諾書に添え状を同封するとき、作成するうえでのルールを知っておかなければなりません。

基本的なルールをご紹介しますので、作成するときの参考にしてみてくださいね。

返信はなるべく早く

添え状を作成する以前の問題ですが、会社から指定がなくともなるべく早く返信するのがマナーです。入社したいという意思があるならば、速達郵便などで返信するようにしてください。

提出期限までに決心がつかない場合は、失礼のないよう会社に提出期限の延長をお願いしましょう。丁寧に事情を説明すれば、1週間以内の延長なら、ほとんどの会社が応じてくれますよ。

内容

添え状は書類の表紙のような意味合いがあります。ですので、なんの目的でその書類を送付したのか、受け取る相手が分かりやすいように作成することが重要です。

誰が、何を、なんの目的で送ったのかを基本に、以下の内容を記載するようにしましょう。

・日付

・宛名

・自分の名前、連絡先

・件名

・本文

・同封書類

サイズは内定承諾書に合わせる

添え状の用紙サイズは、内定承諾書と同じサイズにそろえてください。

たとえば、内定承諾書がA4サイズにも関わらず、添え状のみがB5サイズになってしまっては見栄えが良くありませんよね。

書類を合わせることもビジネスマナーのひとつなので、決して忘れないようにしましょう。

添え状があなたのイメージを上げてくれる！

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内定承諾書に添え状がなくても問題はないのですが、ビジネスマナーを考慮すると添え状は必要不可欠です。

添え状を同封すれば、企業にあなたが礼儀正しい人という印象を与えられるので、自分自身のイメージを上げることができるのです。

また、添え状はお礼状の役割もあります。お礼で自分の想いを伝えることで、今後一緒に働く人とのより良い関係づくりにもきっと役に立ちます。

入社後、いずれは取引先などへ書類を送るときに必要になるものですので、いまのうちから上手に活用してみてはいかがでしょう？