退職証明書は自分で作成できる？書式ルールや記入例を紹介

退職証明書は自分で作成できる？

退職証明書は、退職者の申請により企業側が発行するものなので、公文書ではありません。そのため、退職者本人が自分で作成することはできない書類です。

通常、企業側が作成し、会社の角印などが押印されているものを「退職証明書」として認めています。

退職証明書の書式ルール

退職証明書は公文書ではないため、書き方や様式に決まりはありません。

退職証明書に必ず記載しなければならない項目が定められているわけではないので、記載してほしい内容を退職者本人から指定することができます。

また、退職証明書は自分で作成することはできませんが、退職から2年以内であれば何度でも退職先に請求することができる書類です。

退職証明書の記入例

退職証明書の主な記載事項と記入例をご紹介します。

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①退職年月日：会社を退職した年月日

②使用期間：退職者が会社に在籍していた期間

③業務の種類：退職者が担当していた仕事内容や職種

④その事業における地位：退職時の役職

⑤離職以前の賃金：退職時の基本給や手当を含む金額

⑥退職の事由：退職者が会社を辞めた理由

この書式はあくまで一般的なものです。退職者からの要望に合わせて企業独自のフォーマットを作っておくと良いでしょう。

退職証明書の作成で注意すること

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企業側が退職証明書を作成する際、次のことに注意しましょう。

• 退職者から要求された項目のみの記載
• 内容に不備がないようしっかりと確認
• 会社の角印などを押印して偽造を防止

退職者の希望にもよりますが、退職証明書に記載する内容は主に「使用期間」「業務の種類」「地位」「賃金」「退職事由」などです。

それぞれの項目を漏れなく記載することはもちろんですが、退職者から求められた項目以外の内容を明記しないように気をつけてください。

また、退職証明書は公文書ではないとはいえ、退職者の証明をする書類であることに変わりはありません。

ですから、発行する企業は会社の角印などを押印し、証明書の効力を高めると同時に、退職者本人が作成したものではないことを示しましょう。

退職証明書は自分で作成できないが記載事項は決められる

退職証明書は退職した会社が作成するものであり、自分で作成することはできません。しかし、退職者本人が記載してほしい項目を決めることができます。

転職活動や保険の手続きなどにも役立つ退職証明書。退職者と企業側の双方が退職証明書の知識を深め、必要になったときに慌てないよう準備しておくことが大事ですね。