ホテル従業員が押さえておくべき結婚式遠方ゲストの豆知識・対応方法！

結婚式のために遠方からホテルに訪れるゲストは、数日分の服装・宿泊道具・当日の衣装・ご祝儀の用意など、何かと気をまわすことが多いものです。そんな遠方ゲストが気負うことなく結婚式を満喫するためには、ホテル側の配慮が重要です。どのような配慮を行えば、新郎新婦・遠方ゲストに満足した時間を過ごしてもらうことができるのでしょう。結婚式を行うホテルが押さえておくべき、遠方ゲストの豆知識と対応のポイントをご紹介します。

結婚式の遠方ゲストはホテル利用が一般的！

大学への進学をきっかけに地元を離れる方や、転勤・結婚によって住み替えを行った方を結婚式に呼ぶ場合、あるいは新郎新婦自身がそうである場合には、少なからずゲストを遠方から呼ぶことになるはずです。

そんな遠方ゲストの宿泊の第1候補は、結婚式会場ホテルということは他でもありませんよね。

多くの新郎新婦が遠方ゲストを結婚式会場ホテルで宿泊してもらうよう手配しますが、受け入れるホテルはどのようなことに気を付けるべきなのでしょうか。ホテルが押さえておくべき遠方ゲストの豆知識や、対応方法をご紹介します。

ホテルが押さえておきたい結婚式の遠方ゲストの豆知識

遠方ゲストがいる新郎新婦の結婚式を執り行うホテルは、打ち合わせ段階から遠方ゲストについて様々な相談をされるはずです。結婚式を挙げるホテルに勤める従業員に、ぜひ押さえておいていただきたい遠方ゲストの豆知識をご紹介します。

お車代とは？

お車代とは、遠方ゲストに対して新郎新婦が渡すお金のことを指します。

遠路はるばる参加くださるゲストは、新幹線・飛行機などの交通費や宿泊代を自己負担しなければなりません。その負担を少しでも軽くしたいと考える新郎新婦は、感謝の気持ちを込めてお車代を遠方ゲストに渡すのです。

お車代は、結婚式当日に新郎新婦の両親から渡す場合、また受付時に渡されることが多く、ホテルから出席者に対してお車代を手渡すことはありません。新郎新婦に質問をされた場合には、先に述べたように回答するようにしましょう。

「遠方」とはどの程度までを指す？

遠方と一口に言っても、距離感は人によって大きく異なりますよね。電車で1時間ほどの距離でも遠いと捉える方もいるでしょうし、都道府県を跨いだとしても飛行機を使わなければ遠いと感じないという方もいることでしょう。

一般的に、お車代を出す・出さないの判断材料となる「遠方」は、新幹線・飛行機の利用や特急料金・高速料金などの特別料金が発生する距離、という感覚が持つ方が多いようです。ただし、厳密なルールはありません。

イメージとしては「日帰りが難しい距離」を遠方と捉える方が多いようです。

新郎新婦の負担額はどれぐらい？

気になるお車代の負担額ですが、こちらも遠方の定義がないことと同様に、明確に定められていません。一般的に新郎新婦は、下記のいずれかを選択することが多いようです。

• ・お車代・宿泊代を全額負担
• ・お車代・宿泊代を一部（半額）負担
• ・お車代・宿泊代をゲスト負担にし、ご祝儀はいただかない

お車代は、結婚式の予算・新郎新婦の年齢・遠方ゲストの年齢・出席人数などによっては異なります。中には遠方ゲストにかかる負担を相場で計算し、1人1人に異なるお車代を包んで渡すという新郎新婦もおり、あくまでも「本人たちの気持ち」であることがわかります。

よって、ホテルが新郎新婦にアドバイスをするのであれば、他の新郎新婦の事例や、同年代で結婚式に呼ばれた際にはどうしているのかを知人に伺ってもらうことを促したうえで、「お二人の気持ちを金額で示す」と話すのが良いでしょう。

ホテルが押さえておきたい結婚式の遠方ゲスト対応

遠方ゲストがいる新郎新婦が結婚式を挙げる場合、ホテル側はどのようなことに配慮をすべきなのでしょうか。遠方ゲストの対応について、押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。

新郎新婦に宿泊者の確認を徹底する

ホテルに宿泊をする遠方ゲストがいることを把握できたら、遠方ゲストの宿泊日・人数・性別・年齢などの確認を新郎新婦に徹底しましょう。

何人泊まるか、また誰が泊まるのかによって押さえる客室や部屋割りが変わってきます。両親や友人は同室でも良いのか、朝食は付けた方が良いのかなどの確認を事前に徹底しておくことで、当日の案内がスムーズに運ぶことでしょう。

結婚式に参加する遠方ゲストへはお声がけと案内を

遠方ゲストは、前日に宿泊して結婚式当日を迎えるという方、あるいは結婚式当日に来館して1泊するという方が大半です。前泊の場合は、通常の対応と大きな違いはありません。しかし、当日泊の場合は遠方ゲストに対し、臨機応変に対応をする必要があります。

遠方ゲストが新郎新婦から当日の案内をされていない場合、新郎新婦を探しに行くべきか、先にチェックインを行うのか、荷物はクロークに預けた方が良いのか、など戸惑ってしまうからです。

ですので、遠方ゲストを見つけ次第、ホテルスタッフはしっかりとお声がけをし、行動を促してあげるようにしましょう。来館後、すぐに目につく場所に案内表示などがあれば、なお良いです。

人数が多い場合は提携ホテルを紹介する

ホテルの客室数や混雑状況によっては、遠方ゲスト全員に宿泊してもらうことが難しいということや、希望通りの客室を用意できないということもあるでしょう。そんな場合は、提携ホテルを予約・手配してあげるようにしましょう。

自ホテルで確保できる最大の客室数を新郎新婦に伝え、足りない客室分は新郎新婦に予約をお願いすることもできますが、ただでさえ新郎新婦は考えなければならないことが山積みです。

せっかくホテルで結婚式を挙げるのに、遠方ゲストの宿泊の手配まで自分たちで行わなければならないとなると、新郎新婦は少なからずホテルに不満を抱くことになるはずです。「自分たちの仕事ではない」と割り切らず、しっかりと向き合ってあげるようにしてくださいね。

結婚式を遠方ゲストに満喫してもらうのはホテルの腕次第！

結婚式の出席者が多くなればなるほど、遠方ゲストの数も多くなります。そして、遠方ゲストの数に比例してホテル側の仕事は増えることになります。

一見気後れしてしまう遠方ゲストですが、対応が行き届いていればゲストからも「良い結婚式」「良いホテル」という印象を抱いてもらえます。ひいては、プライベートでの利用にも期待が持てますので、ホテルの腕の見せ所と言っても良いでしょう。

新郎新婦、遠方ゲストともに高い評価を受けるためにも、細やかな配慮を忘れないようにしてくださいね。

「遠方ゲストの対応が少なく、ホテルマンとしての成長速度が遅い…」と現状に不安を覚える方がいるのであれば、結婚式の多いホテルへ転職を検討してみても良いかもしれません。

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