面接・選考辞退の連絡はメール？電話？
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就職・転職活動は、選考結果が出るまでに時間がかかることを見越して、複数社へ応募、選考を同時並行で行うことも多いものですよね。そんな複数社の応募を行う求職者と切っても切れないのは、面接をはじめとした選考の辞退連絡でしょう。
結論から言えば、選考辞退を行うのは決して悪ではありません。「内定が出たとしても入社はしないだろう」と感じた企業にも関わらず、選考を受け、両者の時間を無駄にすることこそ企業にとっては悪です。ですので、決意が固まったらすぐに辞退の連絡をするようにしましょう。
ただし、その際には「メールでの連絡」を強くおすすめします。理由は、「応募者が辞退した」という証拠が文書・履歴として残るためです。
中には「企業に申し訳ない」という気持ちから、電話の方が良いのではと考える求職者もいるかもしれませんが、企業の採用担当者からすれば時間に縛られず、証拠が残るメールの方がありがたいと感じるものです。
では、面接などの選考辞退メールはどのように送るのがベストなのでしょうか。これから選考辞退のメールを送るという方はぜひ参考にしてみてくださいね。
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面接・選考辞退のメール送付の注意点
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面接などの選考辞退メールを企業に送付する際には、どのようなことを注意すべきなのでしょうか。下記3つの注意点を踏まえたうえで、文章の作成に取り掛かるようにしましょう。
決断をしたら早めに連絡を入れる
冒頭でも述べた通り、決断後はメールの送付を躊躇する必要はありません。
採用担当者は日々、複数の応募者・面接官との日程調整や求職者向けのイベント準備などに追われています。たとえ選考辞退という悲しい連絡であったとしても、早く受けることができれば再調整・次の策にすぐ取り掛かることができるため、そこまで大きなダメージにはなりません。
一方、時間が経てば経つほどスケジュールの調整は難しくなり、採用担当者へ迷惑をかけることになります。加えて、自身もモヤモヤとした気持ちで過ごすことが長くなってしまいますので、意思が固まったらすぐに行動に移すようにしましょう。
選考を辞退する理由を述べる
「他社から内定をもらった」「転職は時期尚早だと感じた」など、人によって選考の辞退理由は様々です。もちろん、この辞退理由を伝えるも伝えないも当人の自由ではありますが、社会人であれば企業に伝えるのが礼儀です。
どんな理由であれ、応募者が選考を辞退することを採用担当者が取り下げることはできませんので、辞退理由は端的に、明確に伝えるようにしましょう。
連絡を入れない選考辞退は言語道断！
選考辞退という後ろめたさから「連絡を入れない」という選択を取ってしまう方もいるようですが、連絡を入れないのは社会人として言語道断です。
気持ちはとてもわかります。そして採用担当者も、少なからず理解してくれるでしょう。しかし、辞退の連絡を入れなければ採用担当者に迷惑がかかることと同時に、面接官やイベントスタッフなど、企業の関係者全員に迷惑をかけることになります。
そして「なぜあの時、連絡を入れなかったのか…」と後から後悔することになりかねませんので、次の職場でスッキリとした気持ちで働くためにも、必ず選考辞退メールは送付するようにしてくださいね。
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面接・選考辞退のメールサンプル
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では、具体的にはどのようなメールを送付するのが良いのでしょうか。面接・選考辞退のメールサンプルを応募後・書類選考後などの「面接前」と、選考がワンステップ進んでいる「面接後」の2つのパターンに分け、ご紹介します。
サンプル1：面接前の選考辞退の場合
件名：1次面接辞退のご連絡／山田太郎（予定日：〇月〇日）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
大変お世話になっております。
私、〇月〇日に1次面接のお約束をさせていただいておりました
山田太郎と申します。その節は、ご調整いただき誠にありがとうございました。
しかしながら、この度、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
理由は、先日別の企業よりいただいた内定の承諾を進めようと考えているためです。
応募後、すぐに書類選考を進めてくださったこと、
またせっかくの機会を設けていただいたにも関わらず、
このような結果となり、大変申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
本来であれば直接お伺いし、お詫びすべき所ではございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご検討とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
―――――――
（署名）
サンプル2：面接後の選考辞退の場合
件名：【選考辞退のご連絡】山田太郎
株式会社〇〇
△△部 □□課
～～ ～～様
私、〇月〇日に2次面接を実施いただきました山田太郎と申します。
その節は、誠にありがとうございました。
この度、最終面接の日程調整のご連絡をいただいておりましたが、
一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
ご多忙の中、貴重なお時間をいただいたこと、
また、最終面接の機会をご提供いただきながら、
このようなご連絡を差し上げる形となり、大変申し訳ございません。
身勝手なお願いとなり恐縮ではございますが、
ご理解ならびにご容赦いただきますようお願い申し上げます。
本来であれば直接お詫びすべき所、
メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心より祈念しております。
―――――――
（署名）
面接・選考辞退のメール送付の基本構成
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面接などの選考辞退メールのサンプルをご覧いただいた通り、選考辞退のメールは下記の構成で作成するのが一般的です。
- ・件名
- ・宛名
- ・始まりの挨拶
- ・自身の名乗り
- ・選考を辞退する旨を記載
- ・選考辞退の理由
- ・終わりの挨拶
ビジネスメールの基本を押さえていれば、さほど難しいものではありません。ただし、選考辞退時ならではの表現が発生する「選考辞退の理由」「終わりの挨拶」について、表現を迷われている方も多いはずです。それぞれ、詳しくみていきましょう。
選考辞退の理由
冒頭で、選考辞退の理由は明記すべきとご紹介しましたが、必ずしも事実を述べる必要はありません。
中には、面接官から良くない印象を受けたという方や、第1志望ではなく、いわゆる「滑り止め」という感覚で応募を行ったという方もいるかもしれませんが、このような辞退理由をストレートに述べる必要は無いと言えるでしょう。無難なのは下記のような表現です。
- ・他社から内定をもらった
- ・家庭の事情により
- ・一身上の都合により
- ・諸般の事情により
企業批判や極端に失礼な表現でなければ、採用担当者は触れてくることはないでしょう。しかし、踏み込んだ質問をする採用担当者もいるようですので、その場合には簡潔で、差し障りの無い返事を出すことを心がけてくださいね。
終わりの挨拶
文末の表現は、テンプレートのように用いられることが大半です。自身の気持ちが最も伝わるような表現を選び、文末に差し込むようにしてくださいね。
- ・末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健勝、ご活躍を心よりお祈り申し上げます。
- ・末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心より祈念しております。
- ・末筆ながら、皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
下記記事でも、求職者から企業に送るビジネスメールの基礎知識・豆知識をご紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。
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面接・選考辞退の電話連絡の会話例
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面接などの選考辞退の連絡は、基本的にメールのみで充分です。しかし「メールだけだと失礼では無いか…」と気にかかって仕方がないという方がいるのであれば、メールを送付した後で、電話連絡を入れるのがより丁寧な対応です。
また、選考直前で辞退の連絡が必要になった場合には、電話ですぐに知らせる方が採用担当者はありがたいと感じるものです。電話での選考辞退連絡もぜひ押さえておきましょう。
企業：はい。株式会社〇〇です。
自分：お忙しい所失礼いたします。
私、〇月〇日午後〇時に面接のお約束をさせていただいております、山田太郎と申します。
恐れ入りますが、採用担当の〇〇様、お手すきでしたらお願いできますでしょうか。
企業：承知いたしました。確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。
自分：はい。お願いいたします。
企業：お電話変わりました。〇〇です。
自分：お忙しい所失礼いたします。
私、〇月〇日の〇時に面接のお約束をさせていただいておりました山田太郎と申します。
突然のご連絡で大変恐縮なのですが、少しだけお時間頂戴してもよろしいでしょうか。
企業：はい。
自分：ありがとうございます。
つい先ほどメールでもご連絡をさせていただいたのですが、大変恐縮ながら御社の面接を辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。
日程のご調整などをしていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
企業：そうですか。わかりました。差支えなければ理由をお教えいただけますか。
自分：はい。別の企業から内定をいただいたことが主な理由です。
大変悩みましたが、自身の適性を考えた結果、内定をいただいた企業への入社の意思を固めた次第です。
企業：わかりました。ご連絡ありがとうございました。
自分：この度は大変ご迷惑をかけし、申し訳ございませんでした。
（一息待って、企業側が切らなかったら）それでは失礼いたします。
面接・選考辞退を決意したらメールで早めの連絡を！
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自分が蒔いた種とは言え、書類選考・面接などの選考辞退の連絡はあまり気が乗るものではありません。かと言って、企業へ連絡しないのは非常識・マナー違反です。
後回しにすればする程、企業に迷惑がかかり、自分自身の心的負担も増すだけですので、決意が固まった段階ですぐにメールで連絡するようにしてくださいね。
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