入社前のフォローメール。書き方のポイントは？

入社前の内定者に送るフォローメールには、内定者の不安を解消したり、内定者との信頼関係を築いたりする目的があります。フォローメールを作成する際には、内定者に安心感を与え、前向きな気持ちで入社当日を迎えられるような配慮が必要です。内定者は、これから一緒に働く仲間です。温かく迎え入れる気持ちが伝わるフォローメールにすると、入社前のモチベーション維持にもつながるでしょう。フォローメールの書き方のポイント、例文をご紹介しますので参考になさってくださいね。

入社前のフォローメールはなぜ必要？

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内定者に向けた入社前のフォローメールは、採用活動の1つ。採用活動は、採用の可否を出して終了するものではありません。入社前にフォローメールを送り、内定者に安心感を与えたり、内定辞退を防いだり、内定者との関係を継続しながら信頼関係を築くことも、採用活動においては重要です。

入社前のフォローメールは、内定式や研修などのスケジュールを通知したり、必要に応じて社内の情報を発信したり、内定者とのコミュニケーションを図る機会です。入社前に信頼関係を構築することができれば、企業も内定者も入社後の仕事がスムーズに進むでしょう。

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入社前のフォローメールのポイント

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内定者は、入社日を迎えるまで不安な気持ちを抱えているもの。晴れて内定通知を受け取ったとしても、うまくやっていけるのか、なじめるのか、入社前は気がかりな思いを持っています。内定者が意欲を持って入社当日を迎えられるよう、フォローメールで注意するべきポイントについてご紹介します。

内定者の気持ちに寄り添う

第一に重要なのでは、内定者の気持ちに寄り添うことです。入社前は、誰もが漠然とした不安を抱えています。フォローメールだけで完全に不安を解消することは難しいかもしれませんが、寄り添ってくれていると感じるだけでも、内定者はほっとするものです。

特に新卒者は社会に出ることに対して、大丈夫だろうか……という思いを持っているでしょう。採用担当者にとっては小さな悩み感じるものであっても、入社前の内定者にとっては何事も不安材料になるものです。フォローメールの内容は、そんな不安な気持ちに寄り添うものであるべきです。

時には、内定者から個別の相談があったり、悩みを打ち明けられることもあるでしょう。内定者の抱える思いを把握した時点で、適切な対応をすることも大切です。ここで必要な対応を怠ってしまうと、この会社に入社しても良いのだろうか？と入社そのものに対して疑念を持ってしまうことになるかもしれません。内定辞退を防ぐためにも、気持ちに寄り添うフォローメールを意識してください。

適切な距離感を意識する

内定者は、これから一緒に働く人材です。フォローメールの文面から感じる距離感も重要でしょう。フランクすぎては返信に困ってしまいますが、あまり距離を感じさせてしまってもいけません。入社前であっても、企業にとっては新しい仲間。丁寧な言葉遣いでありながら、親しみを感じる内容を意識しましょう。

距離感は、フォローメールの送信頻度でも感じることがあります。内定者にとって、企業から送られるメールは最優先にチェックするもの。ビジネスメールに不慣れな場合は、企業への返信に苦慮することもあるはずです。フォローメールがあまりに高頻度だと、返信へのストレスを与えかねません。

反対に、回数が少なすぎてもいけません。内定通知を受け取ったあとに音沙汰なしでは、不安は募る一方です。月1回程度の送信にして、適度な間隔を意識すると良いでしょう。

素早く対応する

企業からのフォローメールに対して、内定者は返信をするはずです。疑問や相談が含まれている内容であった場合には、対応が必要になります。日常の業務に加えて個別の対応をするのは、採用担当者にとって負担になるのは確かです。つい後回しにしてしまいそうですが、内定者への対応は可能な限り素早く行いましょう。

返信が送れると「ちゃんと届いているか」「失礼な内容ではなかったか」と無用な不安を与えてしまいます。内定者の気持ちに寄り添うという意味でも、対応の早さは意識してください。当日中に対応できると良いですが、業務時間を大幅に超えた時間は避けるようにしましょう。こんな時間まで仕事をしているのか……と、驚かせかねません。

万が一、多忙で遅くなる場合はその旨を事前に伝えたり、いつまで返信するかを提示したり、ワンクッション置くような工夫も良いでしょう。内定者と採用担当者の双方がストレスなくいられることが大切です。