受付事務ってどんな仕事？仕事内容・やりがい・注意点など紹介

受付事務は言わば会社の顔！

受付事務とは、受付を訪れる来客への対応や、電話の取次ぎ、顧客データの管理など、受付にて業務にあたる仕事を指します。

企業の出入り口にいるケースが多いですが、それだけに限らず、ホテルや百貨店、弁護士事務所などさまざまな場所で受付事務として働いている人がいます。

実際に受付事務の仕事をしたことがない方にとって、どのような働き方をしているのかをイメージするのは、難しく感じられるかもしれません。

そこで、本記事では受付事務の仕事内容ややりがいなどについてご紹介をしていきます。興味のある方は、ぜひご参考にしてみてくださいね。

受付事務の仕事内容

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受付事務として、主に以下のような業務を行います。

メインの業務となるのは、やはり来客対応でしょう。受付を訪れた人の用件を聞き、適切な案内をします。

受付を訪れる人の目的は多種多様で、時にはまったく予想外のことを頼まれることも。

そのため、状況に応じて迅速に判断し、実行する対応力が求められます。来客の多い職場であるほど、業務の難易度が上昇する傾向がありますよ。

また、基本的な受付業務以外にも、細かな事務仕事を任される場合もあるようです。

業務の範囲は企業ごとに異なりますので、求人票を入念にチェックしておくと、入社後に大きなギャップを感じずに済みます。

▼なお、以下の関連記事ではホテルのフロントクラークのお仕事について解説しているので、あわせてチェックしてくださいね。

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受付事務の仕事内容に活かせるスキルとは？

受付事務の仕事に就くために、特別な資格は必要ありません。しかし、文章入力ソフト、表計算ソフト、プレゼンテーションツールを最低限使えるようにしておきましょう。

もし、自分のスキルに自信がない方は、MOS（マイクロオフィススペシャリスト）の資格を取得しておくといいかもしれません。

勤務先によって受付事務に求める要素は異なりますが、語学力を生かせる職場もあります。

また、受付事務は企業や施設の顔となるポジションですので、容姿が重要視されるケースも珍しくありません。

必ずしも「容姿端麗＝採用」というわけではなく、企業や施設の雰囲気に合った人物が採用されるのだとか。

いずれにせよ、面接時の身だしなみを徹底しておくことをおすすめします。

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受付事務の仕事内容でやりがいを感じるポイント

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受付事務に携わる中で、やりがいを感じるポイントをご紹介します。

ご自身がやりがいを感じる点と照らし合わせて、合致するなら受付事務に向いているかもしれませんよ。

企業の顔として責任を持って働ける

受付事務の責任は重大です。なぜなら、企業や施設の顔としての対応を常に求められるから。

場合によっては、受付事務の対応1つで、その企業や施設のイメージが地に落ちてしまうこともあるのです。

だからこそ、緊張感を持って日々の業務に取り組みたいと考えている方にとって、受付事務の仕事はこの上なくやりがいを感じるのではないでしょうか。

コミュニケーション能力やビジネスマナーのスキルが身につく

毎日多くの人々を相手にする受付事務をしているうち、コミュニケーション能力やビジネスマナーのスキルが身についたという声も。

スマートに対応できるのが当たり前とされる環境に身を置くことで、対人スキルが向上するようです。

仕事をする上で、コミュニケーションを取ることや、正しいビジネスマナーで人と接することは絶対に必要です。

受付事務で身につけた能力は、業務だけではなく転職する場合などにも役立つことでしょう。

状況に応じて最適な対処ができるようになる

受付を訪れる人が、全員同じ用件を抱えているとは限りません。それどころか、思いもよらないような問い合わせを受け、戸惑ってしまうこともあるようです。

そのようなイレギュラーな状況でも、受付事務には臨機応変に対応することが求められます。

仕事を始めたての頃は戸惑いも大きいかもしれませんが、慣れてくることで問題に対し即座に最適な対処ができるようになりますよ。

▼以下の関連記事では、ホテルのフロントスタッフが感じるやりがいや向いている人の特徴を解説しています。

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しかし、イメージだけで判断してしまい、いざ就職した際に苦しんだという体験談もあります。

受付事務に携わるなら、まず職場内の人間関係を良好に保てるよううまく立ち回る必要がありますし、お客様に対し失礼のないよう常に気を張っていなければなりません。

また、休憩に入る暇もないくらい混む日もあれば、何もすることがないほど暇な瞬間もあるため、安定した作業量で働きたい人には合わないと感じられることもあるでしょう。

きちんとした動機があって受付事務を目指すのなら問題ありませんが、なんとなく楽そうだからという理由で選ぶのは避けることをおすすめします。

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受付事務の仕事内容を理解して未経験でも挑戦しよう！

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受付事務は、来客対応など企業として初めてお客様をお迎えする重要なお仕事です。
このお仕事を通して正しいビジネスマナーが身についたり、時と場合に応じた行動ができたりするでしょう。

また、受付事務の仕事は未経験でも挑戦できるケースが非常に多いです。

対人スキルに自信がある方や、あるいはそれらの能力を身につけたい方など、興味があったらまずは応募をしてみましょう。

もし、受付事務の仕事内容に関心がある方の中に、ホテル・旅館の受付事務に携わりたい！という方がいたら当社サービス「おもてなしHR」にご相談ください。