不採用になった場合履歴書などの応募書類はどうなるの？破棄せず返却してもらうことは可能？

残念ながら不採用…履歴書などの応募書類はどうなるの？

入社試験を受けて残念ながら不採用だった場合、履歴書などの応募書類がどうなるのが気になるところです。多くの個人情報が記載された書類であるため、抵当に扱われては困りますよね。

また、次に履歴書を書く際の参考にしたり、証明写真を再利用するために返却を希望する人も居ますが、応募書類の返却には応じて貰えるのでしょうか。

企業が不採用にした人の応募書類を、どう扱っているのか見ていきましょう。

不採用者の応募書類の取り扱いに決まりはない

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不採用者の応募書類をするべきか。それについては法律上の決まりは特にありません。

しかし、個人情報の適切な扱いが叫ばれる現代、大抵の企業はきちんとした取り扱いをしています。一般的には、以下のいずれかの方法が取られています。

一定期間保管後の破棄

ひとつめは、一定期間保管したあとにシュレッダーに掛ける、機密書類の処理業者に依頼するといった方法での破棄です。

保管期間内、応募書類は鍵の掛かるキャビネットに保管されます。まともな企業なら机に出しっぱなし、いつの間にか紛失したということはあり得ないでしょう。

応募者へ返却する

不採用にした場合、応募書類を必ず返却している企業も存在します。パソコンに取り込んでデータを一定期間保存する場合もありますが、原本は不採用通知と共に返却されます。応募者にとっては安心で、ありがたいことでしょう。

しかし、返却にはコストがかかります。また、郵便事故などのリスクもあるため、返却ではなく破棄する企業の方が多いと言われています。

応募書類を破棄せず返却してほしい場合は？

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不採用者の応募書類をどうするかについて、募集要項や不採用通知などに記載している企業もあります。

破棄する旨が書かれている場合でも、できれば返却してほしい…という人は居るでしょう。また、応募書類の扱いについて特に記載が無い場合も、返却されるのかどうか気になりますよね。

しかし、きちんとした企業なら、個人情報の取り扱いにはとても神経を使っているはずです。

返却不可と書いてあっても、個別にお願いすれば応じてくれる場合が多いでしょう。返却を希望する場合は、エントリーする時点でその旨を採用担当者に相談しましょう。了承を得られたら応募書類を郵送する際、切手を貼った返信用封筒を同封すると、良い印象になります。

また、選考が終わってから「やっぱり返してほしい」となった場合は、なるべく早く連絡を入れることがポイントです。

応募書類を破棄する場合は、一定期間保管しているという旨を説明しましたが、それは、後から返却を求められる可能性があることを考慮してのことなのです。

保管される期間は3ヵ月～1年程度が目安ですが、企業によって異なります。処分が進まないうちに返却を求めましょう。

スムーズな就活のために応募書類の扱いを確認しよう

応募書類が返却されるか・されないかは些細なことのように思えます。

しかし、それによって次の履歴書を書き上げるために掛かる時間や、証明写真の追加が必要かどうかが変わってきますよね。小さなことでも積もり積もれば、就職活動の計画がずれ込む可能性があるのです。

スムーズに就活を進めるためには、エントリーする企業で応募書類がどのように扱われるのかを、予め確認しておくことが重要です。また、返却をお願いすれば応じて貰える可能性が高いですが、断られた時に備えてコピーを取っておくのもお忘れなく！