2020.5.21

中小企業が業務の効率化を進める方法や考え方とは？

超少子高齢化社会が進む日本の企業は、人手不足が悩みの種になっています。特にホテル・旅館だけでなく、中小企業は人口減少に加えて、若者や優秀な人材が大都市圏へ人口が流出してしまい、人手不足に拍車がかかっているのです。現状を踏まえると、少ない人材で業務の生産性を向上することが必要となるため、業務の効率化をいかに進めるかが鍵となるのではないでしょうか。中小企業が業務効率化を進めるためのポイントをご紹介します。

中小企業の業務効率化が必要な理由

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中小企業が業務効率を必要な理由はなんでしょうか。業務の効率化に取り組む前に確認してみましょう。

人手不足を解消する手段

企業が人手不足に陥ると、社員一人ひとりに対しての作業量が多くなります。結果、社員がストレスを抱えるほか健康被害も増加し、職場環境の悪化にもつながります。

また、離職率も増してしまうので、いつまでたっても人手不足は解消されませんね。ですが、業務の効率化を意識し、業務の生産性を向上させることで社員一人ひとりの負担を減らすことができるのです。

人件費の削減

業務効率化が当たり前になると、人件費の削減も可能です。

例えば、業務効率化ツールを導入することで、無駄な会議を減らしたり、定例化されたタスクが自動化することによって、人件費が削減され結果として人手不足の解消もできるでしょう。

タスク管理がしやすくなる

業務の効率化は、人手不足の解消と人件費が削減されるだけでなく、依頼された仕事の漏れも減らすことができます。

タスクをリストに記入し進捗状況に併せて、整理してくれるITツールをうまく利用すれば、社員同士の進捗状況をシンプルに可視化できるのです。

人手が限られるなかで、タスクの優先度や漏れを未然に防ぐにはうってつけですね。

中小企業で業務効率化できる部分

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中小企業が業務の効率化を進めるにあたって、具体的にどのような業務の効率化がはかれるのかについて、3点ご紹介します。

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必須ご担当者様名

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必須メールアドレス

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万が一メールが届かない場合は、info@omotenashi.workまでお問い合わせいただきますようお願いいたします。

時間のかかる手作業の解消と情報のクラウド化

ITツールを活用することで、時間を要する手作業での入力を減らすことができます。いきなり高度なツールを導入するのではなく、小さなところから始めることで様子をみてみるのも良いかもしれません。

また、情報をクラウド化することでも業務効率化が期待できます。特定の人しかやり方がわからない作業もクラウド化されていれば、誰もが同じ作業ができるように整理されるので、同じ説明を何度もする必要がなくなったり、誰が休んでいても作業の滞りは減少するでしょう。

さらに、ペーパーレス化も進めることができるので、必要な情報の検索がすばやくなり、紙媒体の印刷や配布にかかってしまう時間が短縮されます。保管する場所が必要だったはずの紙媒体がなくなるので、オフィスの整理整頓も叶いますね。

アウトソーシングを利用し単純作業を減らす

業務の内容にもよりますが、作業もアウトソーシングを利用する方法もあります。

「アウトソーシング」とは、組織内部でやりくりしていた業務を外部の会社に委託することです。あるいは、新規事業の一部に外部会社が用意したサービスを購入し、委託することを言います。

例えば、入力作業を外注することによって、より重大な業務や事業に時間を費やすことができるようになるのです。加えて、単純作業がなくなることで社員のパフォーマンスが上がり、重大な業務に対する生産性の向上も可能です。

テレワークの導入で社員同士のやりとりを円滑にする

テレワークを導入することによって、営業などで外出中の社員がいたとしてコミュニケーションを簡単にとることができるので、新たな雇用機会も生み出すことができるのです。また、地方と都心で距離がある場合でも、滞りなく仕事ができるようになります。

地方に支社がある会社でも会議のためにわざわざ出張することがなくなるので、結果として出張費も削減することができるのです。

テレワークを導入する機会に「無駄になっている会議はないか」、「報告会議に必要な参加者が適切かどうか」など、一度洗い出してみてはいかがでしょう。

不必要な会議がなくなれば、その空いた時間を他の業務に充てることができるので、業務の効率化が進められます。

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中小企業での業務効率化の落とし穴

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業務の効率化を進めたのはいいものの、なかなかうまくいかないというお悩みも多いのではないでしょうか。ここでは、業務効率化をスムーズに進められるよう、注意点をご紹介します。

業務効率化の成果がでるまで時間がかかる

特に、手作業の業務を多くもつ中小企業の場合、業務効率化すること自体に時間がかかることが多いのでしょう。手作業に慣れた社員たちに、新しい作業導線を覚えてもらい、使いこなしてもらうまでに多くの時間が必要になります。

また、一部の社員だけでなく、全社員が業務効率化のための新しい作業に慣れなければならないので、思い通りに成果がみえなくなってしまいます。

経営状況も好調で、地道に取り組むという覚悟がなければ、業務の効率化が返ってストレスになってしまうかもしれません。

業務効率化のための設備投資で費用がかかる

当たり前ですが、業務効率化のためのITツールやアウトソーシングを利用するには投資が必要です。資本力が少ない中小企業にとっては、高い費用を使いツールなどを導入したのに思うほどの成果がでないということは大きな問題ではないでしょうか。

設備投資を進めるにあたって「本当に自社にこのツールは必要なのか」「このツールを最大限使いこなせる環境は整っているか」などを考え抜く必要があるでしょう。設備投資をしただけにならないよう、目的を明確にするようことが欠かせませんね。

経営者の負担が大きい

業務効率化を進めると、お金や時間だけでなく、社員にも負担がかかります。設備投資によって成果が一向に現れないと、業務効率化ツールを使いこなそうと努力してきた社員のモチベーションも低くなってしまいます。

結果、経営者への不信感がつのり、離職率が上昇するかもしれません。最悪の事態も考慮し、経営者は自社の状況を見極める必要があるでしょう。

中小企業における業務効率化の始め方

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中小企業で業務効率化をすぐに進めたいが、何から取り組むべきかわかないという方も多いのではないでしょうか。業務効率化にまず取り組むべきポイントをご紹介します。

「業務の見える化」を実施する

業務の効率化においては、最初に「業務の見える化」から始めると良いでしょう。「業務の見える化」とは、作業手順や業務のプロセスの流れがマニュアルとしてハッキリしており、業務の問題点が明確に把握できる状態を言います。

業務効率化を進めるにあたって、様々な問題点を抽出することができるので、余分なツールを導入する必要がなくなります。社員一人ひとりの業務量を把握できなければ、業務量に差ができてしまい長時間労働などにもつながってしまうかもしれません。

また、テレワークの導入を考えている場合は、職場でできる仕事や、自宅でできる仕事の情報を得ることができるでしょう。

業務の優先順位をつける

「業務の見える化」の完了後、業務の優先順位をつけてみましょう。

１　重要で緊急性の高い仕事
２　緊急ではないが重要度が高い仕事
３　重要度は低いが緊急性の高い仕事
４　重要度と緊急性の低い仕事

「業務の見える化」した業務に、以上のような優先順位をつけことによって、1日に費やす労働時間を有効に使うことができ、業務の効率化が実現します。

参照：仕事の優先順位のつけ方とは

中小企業における業務効率化の方法

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中小企業で本格的に業務効率化を進めたい方に向けて、こちらでは業務効率化のヒントをご紹介します。

ITツールの導入

現代社会において、ITツールを活用し業務を効率化することは、必要不可欠といっても過言ではないでしょう。しかしながら、日本における中小企業の場合、海外の企業と比較するとITツールの活用が遅れている傾向があります。

ITツールに対して、近づきがたいイメージをお持ちであれば、もっとシンプルに考えてみても良いかもしれません。例えば、WEB会議を一つ取り入れるだけでも社内会議で活用できるほか、WEBによる面接を導入すれば、採用活動の効率化も可能になります。ITツールを導入すれば、業務効率化につながり、社員一人ひとりの生産性が増加するので、人手不足に悩む中小企業の一助になることでしょう。

業務をマニュアル化する

人手不足に悩む中小企業も多いなか、限られた人員で効率よく業務をこなしてもらうためには、業務のマニュアル化の徹底が鍵になります。個人の担当業務の他に関連した業務を一つでもこなせるような環境を整えることで、担当者が不在であっても、一定のレベルで不都合なく業務が遂行できます。また、マニュアルを整備することは、人件費が抑えられるメリットもあるのです。

スキルを覚えることに時間がかかるという難点が、業務をマニュアル化すると習得が短時間で済むということも可能になります。

業務効率化を実現する方法

中小企業で業務効率化ツールを導入する場合、急にITツールなどを導入をしてしまうと職場に混乱を招いてしなう原因にもなります。こうなっては、せっかくの業務効率化が無駄になってしまう恐れがあるのです。

まずは業務効率化ツールの導入が決定したら、少人数で業務効率化ツールを導入してみるなど使用期間を設けることをおすすめします。数か月間にわたってスモールテストを実施するなかで、社内で運用しても問題ないかをチェックし、本格的な導入を目指しましょう。

宿泊業界における業務効率化と方法

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中小企業において、宿泊業界の人手不足も問題となっています。人手不足の問題を解消するために、やはり業務の効率化が急務になることでしょう。ここでは、宿泊施設の効率化できる業務にや方法についてご紹介します。

予約管理のペーパーレス化

中小企業の宿泊施設において、未だに紙を使って予約を管理しているホテルや旅館があるかもしれません。予約管理業務の効率化が実現すれば、予約管理票への記入の手間が省かれ、さらに予約を探す時間も短縮できます。また、予約の詳細が記入された紙の印刷代や用紙代も節約できるのです。

ネットからの予約率を上げる

最近では、ネット予約を実施している宿泊業界がほとんどではないでしょうか。ですが、ネット予約と並行して電話やメールなどからの予約を行っている宿泊施設も多いかもしれません。業務効率化を徹底するのであれば、電話やメールからも予約を受け付けると、社員が宿泊客と直接やり取りする時間や、予約情報を記入する手間などが増えてしまうのです。

比べて、ネット予約は宿泊客自身が必要情報を入力してくれるので、働く側にとっては時間と手間が省かれ、客室までスムーズにご案内できることで業務効率化が実現します。だからこそ、ホームページの見直しやSNSの活用など情報発信を怠らず、いかに宿泊客にネット予約を促すことができるのかが大きな点になるでしょう。

客室清掃の業務の業務効率化

中小企業の宿泊施設において「客室清掃」が、特に効率化が求められる業務なのではないでしょうか。効率化を考えるうえで、客室清掃業務の問題点は「宿泊客が部屋にいないことを確認するためにフロントに都度確認しなければならないこと」、「清掃の必要は客室に行かなければ分からない」ということが挙げられます。

問題を解消するためには、清掃員がどの客室の清掃に行けばよいのかリアルタイムで確認する必要があります。客室のドアにセンサーなどを取り付けるだけで、宿泊客がいるか・いないかという情報を把握できるようになるのです。リアルタイムで客室清掃の業務を効率化することで、清掃員の作業効率も上がり、負担も減らすことができます。

備品準備や管理の業務効率化

備品準備や管理においても、業務効率化が実現すっれば、レストランや宴会場などで扱う備品の在庫や、トイレットペーパー、アニメティなどの備品の発注ミスも防ぐことができます。在庫情報をデジタルデータとして情報を把握できるようになると、システムの導入次第では発注が必要な備品を自動的に発注することも可能になります。

結果として、欠品が発生しても、代わりのものを準備するなど対応策を練ることできるので、宿泊客のクレームを未然に防ぎ満足度向上などにもつながるでしょう。