ホテルの団体客の予約と団体割引について解説！

団体客が宿泊するホテルの種類

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団体客の宿泊のためには、ある程度の客室数が備えられている必要があります。団体客の宿泊に利用されるのは、アクセスの良いシティホテルや、温泉地等にある大型リゾートホテルが一般的でしょう。設備の充実や質の高いサービスよりも、利便性や割安感を求めているため、ラグジュアリーホテルと言われるような高級ホテル、団体客を受け入れない場合が多いようです。

ホテルの団体客の予約受付から宿泊まで

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団体客がホテルに宿泊する場合には、予約から宿泊に至るまでどのような流れがあるのでしょうか。個人の宿泊とは異なり、配慮すべき点も多くあります。

旅行会社や企業に営業をする

ホテル業界でも、営業担当が存在することはご存じでしょうか？営業担当は、ホテルの利用促進、集客のために旅行会社や企業に対して、宿泊プランの売り込みや、イベントプランの企画提案を行う役割を担っています。
旅行会社が企画する団体旅行は、年間でスケジュールが抑えられることが多く、安定的な収益を見込むことが可能です。大規模な宴会用を備えたホテルの場合は、企業の総会や学会利用に併せた利用を狙うことで、ホテル全体の収益を上げるが期待できます。このような場合の宿泊料金は、旅行会社や企業との交渉によって決定されることが多く、一律料金が設定されることが一般的です。そのため、繁忙期と呼ばれる、高稼働、高収益が見込める時期の団体客利用は、ホテルにとってマイナスになることもあります。

旅行会社や企業を経由する場合の宿泊に関する詳細な要望や、ホテルが提示した条件が存在しています。宿泊受け入れ前に、個別の食券の発行、宿泊者用に部屋割りリストの作成、アレルギーや宗教に対応したメニューの作成など、個人旅行客とは違った準備が必要なことがあります。継続的な利用に繋げるためにも、このような対応を欠かすことはできません。

お客様からの直接予約

ホテル業界では15名以上の利用の場合を団体客と呼んでいます。15名程度の比較的小規模な宿泊の場合は、宿泊部門に直接予約が入ることがあります。旅行慣れした人や、友人同士、同窓会や結婚式などでの利用が多い印象です。その場合は、インターネットや電話で予約を受付た後に、代表者と宿泊予約担当が事前に打合せすることがあります。
ホームページ上で、団体割引料金を明記しているホテルもあり、駐車場手配や宴会場の手配までも引き受けることがあるようです。旅行会社的な役割を担うことで、宿泊料金を割引を可能にしています。

参考記事：ホテルが団体客を受け入れるときの対応と配慮したいポイントを解説

ホテルの団体客の宿泊料金設定と割引方法

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団体客の宿泊の場合、宿泊料金は個人の宿泊と異なる場合が一般的です。

団体向け特別料金の設定

ホテルは、団体旅行を取り扱う旅行会社に対して、団体向けの特別料金を提示していることがほとんどです。利用客が多いほど割引をしやすく、特に閑散期は稼働率を意識して低価格で提供することもあります。ホテルの客室料金には、個人のお客様に対してベストレート保証をしていることがあります。最低保証価格とも言われるもので、個人の宿泊客に適用されます。団体向けの特別料金の場合は対象外になる場合が多く、割引方法を工夫することで低価格での提供を実現しています。

エキストラベッドを利用する

宿泊料金の割引方法として、エキストラベッドを使用することがあります。団体客の場合は客単価を安くすることが求められるため、ツインルームを一時的にトリプルルームとして使用することがあります。客単価を下げ、収容人数を増やすことが可能なため、宿泊客とホテルの双方にメリットがある割引方法でしょう。

朝食メニューを変更する

団体客の宿泊の場合、多くは朝食付きプランです。最近では、朝食に力を入れているホテルも多くあります。地元の食材を使用したり、オープンキッチンを利用した出来立ての料理の提供したり、工夫を凝らしたメニューを提供しています。そのようなメニューは、コストがかかることが多く、提供数や提供スピードが団体客には不向きです。そのため、団体客の宿泊がある場合には、利用人数や料金に合わせた特別メニューが用意されることがあります。食材のロスを防ぎコストカットをすることで、宿泊料金の低価格化を実現しています。

ホテルは団体客の誘客で収益性を安定させる

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団体客を受け入れる一番のメリットは、収益が安定することにあるでしょう。旅行会社の団体旅行の場合は、数か月先まで定期的に宿泊客を獲得することができ、学会などの大規模な利用の場合は数年先の予約を確保することができます。低価格での提供は減収になるのでは？と感じるかもしれませんが、団体客の宿泊は先の稼働率や利益率を見込むことができ、ホテル経営を安定させる効果にも繋がります。
利用方法や目的は個人客とは異なるため、対応が少々煩雑になる場合がありますが、受け入れパターンを把握すれば難しいものではありません。また、団体旅行での利用はホテルを知ってもらう機会です。個人客として、いつか再訪していただける可能性もあります。団体客の誘客には長期的な視点がポイントかもしれませんね。