ホテルの宿泊にまつわる領収書の書き方とは?

ホテルのフロント業務に携わる方であれば、一度は宿泊にまつわる領収書を書いたことがあるでしょう。領収書は、民法上、領収書の書式や形式には決まりがなく、宿泊費の証明であればレシートなどでも有効です。しかし、サービス業に従事するからこそ知っておきたい領収書の知識があるのです。領収書について改めて確認し、お客様に失礼のないよう振る舞うようにしましょう。

そもそも宿泊費の領収書に必要な項目はなに?

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領収書には以下の項目が必須となります。

 

  • ・作成者の氏名または名称
  • ・取引年月日
  • ・取引内容
  • ・取引金額
  • ・交付を受ける事業者の氏名または名称

 

領収書の宛名は省略することができますが、それぞれの会社の規定では、領収書には宛名の記載が必須としているところもあります。もしそのような規定だった場合、ホテル側も文書偽造に加担したことになる可能性もありますので、宛名は記載するようにしたほうが無難でしょう。

 

「領収書」と「宿泊証明書」はどう違う?

 

ホテルに宿泊したお客様から「宿泊証明書」の発行を求められたこともあるかもしれませんね。よく、領収書とどのように異なるのか疑問に思われる方もいらっしゃいますが、明確な違いがあることをご存知でしょうか。

 

領収書は宿泊にかかった金額や支払いが済んでいることを証明する書類です。宿泊証明書は出張の記録や補助金の請求などに利用できますが、領収書の代わりとして利用することはできません。

 

たとえば、宿泊証明書は宿泊費などの金額の記載は必須ではないので、出張費の清算などへの使用に関しては領収書のほうが適していると言えるでしょう。

 

関連資料:宿泊証明書の発行を頼まれたら何を書く?

 

宿泊税はホテルの領収書に記載するべき?

 

宿泊税とは、各自治体が独自に実施している地方税のことです。宿泊税を実施している自治体の地域にあるホテルや旅館に宿泊し、各自治体が定める条件に該当すれば宿泊税が課税される仕組みになっています。

 

東京都のケースを挙げると、旅館業法に規定するホテル・旅館営業の許可を受けて、営業する施設が課税対象となります。徴収された宿泊税は東京の魅力を高めるための観光振興を図る施策への費用に充てられるそうです。

 

東京都では納税者である宿泊客に対して、宿泊税に対する理解と協力を得るために、お客様に渡す領収書には「宿泊税」という名称やその額をはっきり表示するよう求めています。

 

その他の自治体にもルールがありますので、それぞれ確認してみてくださいね。

 

参照:宿泊税Q&A/東京都

 

ホテルの領収書は「分割」にも対応していい?

 

ホテルに宿泊するお客様のなかには「食事・お酒と宿泊の費目を分けた領収書がほしい」「領収書には一人分の宿泊費を書いてほしい」など、分割を求められることも少なくないですよね。

 

ほとんどのホテルでは、支払い金額の一部を領収書として記載することに柔軟に対応しています。手書きで領収書を発行しているホテルだとお支払金額の分割に対応しやすいようです。しかし、システムや売上管理などの理由で対応できないホテルがあることも事実です。

 

その場合は先にお客様に断っておくことが不可欠です。特にビジネスホテルの場合、領収書について分割を求めるお客様が多いはずです。分割に対応できない場合は、事前に口頭でもお客様にお知らせするようにしましょう。

 

ちなみに、宿泊税も分割して領収書に記載する必要がありますので、その際は十分注意してくださいね。

 

宿泊費を領収書に手書きで書く注意点

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領収書を手書きで書く場合、いくつか注意点があります。担当者によって書き方などが異なる場合は、これを機に統一する方向で動いたほうが良いかもしれません。

 

日付

 

領収書には必ず発行した日付を記入してください。日付の書き方に関しては、基本的に誰が見ても分かるようであれば問題ありませんが、以下のように表記されるのが一般的です。

 

  • ・2020/10/5
  • ・令和2年10月5日
  • ・R2年10月5日

 

「年」の部分は和暦か西暦かは問いません。ただし、誤認を防止するためには西暦を使うことをおすすめします。

 

宛名

 

法律上、宛名は必須項目ではないので、空欄のまま発行することもできます。しかし、宛名に誤りや記入漏れがあると、その領収書を経費として認めない会社もあるのです。

 

たとえば、株式会社を(株)と略さずに、前株・後株をしっかりと確認する必要があるでしょう。お客様に表記を確認したうえで、注意しながら記入することが大切です。

 

金額

 

領収書を作成するうえで、最も重要なことは取引の合計金額を記入することです。その際は、以下の通り、改ざん防止のために、数字を記号や文字で挟み、合計金額を3桁に区切って書くことを忘れないでください。

 

  • ・¥〇〇〇,〇〇〇※
  • ・金〇〇〇,〇〇〇也
  • ・¥〇〇〇,〇〇〇-

 

また、経費を処理するうえで、消費税が含まれているかなどを分かるように記入することも重要です。

 

領収書に内訳で消費税を記入する欄がなければ、合計金額の下に「内、〇%消費税△△円」と、合計金額のうちどれくらいの消費税が含まれているのか記入すると良いでしょう。

 

但し書き

 

但し書きとは、合計金額とともに記載する必要のあるものであり、どのようなサービスに対する金額なのかを大まかでも良いので明記する必要があります。

 

ホテルの場合は、「宿泊費として」と記載するほかに、たとえば「10月5日~7日(2泊)、1名分 宿泊費」というように宿泊期間や利用者数も明確にしたほうが望ましいでしょう。

 

発行者の情報

 

領収書を発行した会社や店舗の情報を記載することも必須です。最低でも住所や名称(氏名)の記入はしましょう。

 

また、一般的には発行者の情報とともに捺印も必要だというイメージがありますが、法律上で決まっているわけではありません。しかし、捺印をすると、偽造の防止にもなるほか、お客様に丁寧な印象を与えることができます。

 

ですので、なにか特別な規定がない限りは、発行者の情報と一緒に捺印もセットだと考えてくださいね。

 

収入印紙

 

合計金額が税抜き5万円以上の場合、発行する領収書には収入印紙の貼り付けが必要になります。

 

収入印紙の貼り付けを忘れてしまうと脱税と見なされ、追徴課税を受けることになってしまいます。収入印紙を貼り付けた際には割り印も忘れないようにしてください。

 

ホテルごとに領収書ポリシーを明示しておこう!

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領収書の発行に関する注意事項がある場合、事前にお客様にお知らせしなければ、トラブルの元になってしまうこともあります。

 

オンライン予約や、客室・泊数・人数などを分割して領収書を発行する場合など、ホテルごとに決まりが異なりますよね。さまざまなケースを想定して、どの程度まで対応するのかについても考えなければなりません。

 

ですので、ホテルのWEBサイトなどに分かりやすく領収書ポリシーを明示しておくことが重要なのです。またはオンライン予約の場合は、予約画面の時点ではっきりと伝える方法も良いでしょう。

 

なるべくゲストが宿泊予約する前に、領収書についても確認していただくよう促し、お客様が「知らなかった」という状態がなくなるよう準備しておくことが大切です。

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