件名から締めまで！内定先とのメールで守るべきマナーをまとめて紹介

内定先とのメールのやり取り・ポイントをまとめて見てみよう

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内定先とのメールは、社会人らしいコミュニケーションの第一歩。入社前から良い印象を持たれるメールにしたいところですが、そのためには守るべきマナーがあります。

ビジネスメールでスマートなやり取りをするためのポイントを、まとめて見ていきましょう。

内定先とのメール：件名のマナー

チャットのようにやり取りをするメッセージアプリの普及によって、メールに件名を付ける習慣がない人も居るでしょう。しかし、ビジネスメールにおいて件名は重要なポイント。

自分からメールを送る場合と、内定先からのメールに返信する場合の件名のマナーを解説します。

自分からメールを送る場合

内定先に自分からメールを送る際には、メール本文を開かなくても用件と差出人が分かるように件名を付けましょう。

内定式の集合時間について質問するのであれば「内定式の集合時間につきまして　○○大学　おもてなし　太郎」といったように、用件を手短に伝えることを意識してくださいね。

また、手短にしようとするあまり「お世話になっております」「先日の件につきまして」など、抽象的な件名にすることも避けましょう。こうした件名ではメールを開くまで用件が分からず不親切です。また、迷惑メールと勘違いされたり、目に留まりにくく忘れ去られたりする恐れもあるので注意してください。

内定先のメールに返信する場合

内定先からのメールに返信したり、何度かやり取りが続く場合は件名を変えず「Re:」を付けて返信するのがマナーです。件名を変えてしまうと何のメールかひと目で分からず、相手に送信履歴を確認するなど余計な手間をかけさせてしまうかもしれません。

ただし、やり取りを重ねるごとに「Re:Re:Re：」と「Re:」が増えて、件名が1行に収まらなくなる場合は適度に「Re:」を削除しましょう。

また、内定先から来たメールの件名が「おもてなし　太郎様　提出書類のご案内」だった場合などは「様」を消したり件名を変えたりした方が謙虚では？と思えるかもしれません。

しかし、この場合も件名を変えてしまえば、やはり相手に余計な手間をかけさせる懸念があります。一般的なビジネスメールのマナーに沿って、件名は変えずに「Re:」を付けて返信しましょう。

内定先とのメール：質問する際のマナー

内定をもらってから入社するまでの期間に、さまざまな疑問が浮かんでくるのはよくある事です。晴れやかな気持ちで入社日を迎えるため、内定先に質問のメールを送るのは、決して失礼なことではありません。

しかし、内定先への質問メールも立派なビジネスメールです。一般的なマナーを守り、読みやすさと答えやすさを意識して簡潔にまとめましょう。回答をもらった際には、お礼の返信を忘れずに。

以下の記事では、内定先に質問メールを送る際のマナーやお礼の返信のポイント、例文などを解説しています。質問メールの文面に迷った際や、どのようにお礼を伝えればわからない！という時の参考にしてくださいね。

内定先とのメール：返信回数のマナー

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内定先とメールでやり取りする際、返信を終わらせるタイミングに悩むことがあるかもしれません。

ビジネスメールにおいて、適切なやり取りの回数は1.5往復とされています。また、最初にメールを送った方からの返信で終わらせるのがマナー。この2点を覚えておけば、どこまで返信すればいいの？と悩むことはないでしょう。

そして、なるべく1.5往復でやり取りを終わらせるように心がけることも大切です。何度も連絡しなくて済むように、用件の書き漏れ・質問のし忘れがないように注意してくださいね。

返信回数のマナーについては以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご参照ください。

内定先とのメール：締めの文章のマナー

ビジネスメールは簡潔に分かりやすく伝える用件を伝えることが重視されますが、丁寧さや気遣いも忘れてはいけません。

メール全体にまとまり感を出し、相手を思いやる気持ちを乗せるには、適切な締めの文章が有効です。また、締めの文章によって、それ以上の対応が必要かどうかを相手が判断できます。

プラス1行程度の気遣いでメールの印象がグッと良くなるはずなので、ビジネスメールには必ず締めの文章を入れてくださいね。

締めの例文や注意ポイントなどについては以下の記事をご参照ください。

スムーズな仕事探しはおもてなしHRで！

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内定先とのメールでは、守るべきマナーや気を付けるポイントが多々あります。社会人としての気遣いを磨くには良い機会ですが、よりスムーズに入社まで進めたい人は、就職・転職エージェントの活用がおすすめです。

就職・転職エージェントは企業と求職者との架け橋。連絡事項や質問などがある際も間に入ってくれるので、メールのマナーで悩むことは少ないでしょう。

私たちおもてなしHRは、宿泊業界に特化した就職・転職エージェントです。ホテル・旅館の仕事を探す際には、ぜひ頼りにしてくださいね。