内定先から質問メールの回答をもらったらお礼の返信は必要？返信のポイントや例文を見てみよう

内定先への質問メール:回答が来たらお礼の返信は必要？

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内定から入社までの期間に疑問がわいてきて、内定先に質問のメールを送る機会は少なからずあるものですが、回答のメールにお礼の返信は必要なのでしょうか。

疑問が解決すればOK、余計なメールで担当者の手を煩わせるのは良くないと考える人も居るかもしれません。

しかし、質問メールの回答に対するお礼の返信は必須です。この記事では、お礼の返信が必要な理由や返信のポイント、例文などを紹介します。スムーズに入社するための参考に役立ててくださいね。

内定先への質問メール：回答にお礼の返信が必要な理由とは

まずは質問メールへの回答に対して、なぜお礼が必要なのか見てみましょう。理由を理解すれば、送るべきかどうか悩んだ末に、返信するのを忘れてしまったといったミスを防げるはずです。

人としてのマナーを守るため

自分の疑問を解消するために時間・手間・知識を使ってくれた人にお礼をするのは当たり前のこと。聞きたいことが聞けたからいいや、という姿勢では、入社前から不信感を持たれてしまうでしょう。

自分の評価を下げないためにも、お礼の返信はきちんと送りましょう。

相手を安心させるため

質問に対して返信メールを送っても応答がないと、送り主はメールが届いているのか、疑問は解消できたのかと不安になってしまいます。

メールを確認できたこと、疑問を解消できたことを知らせるためにも、お礼の返信は必要です。

自分の理解が合っているか確認するため

後ほど詳しく解説しますが、質問の回答に対するお礼の返信では自分がどう理解したかを添えることがポイントです。

もし、その理解が間違っていれば訂正の回答をもらえるはず。お礼の返信は認識を防ぐことにも役立つのですね。

内定先への質問メール:回答にお礼の返信をする際のポイント！

内定先からの回答にお礼の返信をする際には、気を付けたいポイントがあります。ただ送れば良いというものではないので、これらのポイントをしっかり意識してくださいね。

ビジネスメールのマナーを守る

もう内定が出ていたり、担当者から親しみのこもった文章で回答が来たりすることで、気が緩むかもしれませんが、ビジネスメールのマナーはしっかり守りましょう。

誤字・脱字や正しくない日本語、礼儀にかける表現があると、せっかくお礼の返信をしたのに印象を悪くしてしまいます。

自分の理解を示す

お礼の返信の目的は感謝を伝えることですが、それだけではありません。もらった回答に対して自分がどのように理解したかを伝え、認識をすり合わせることも重要な目的です。

正しく理解していれば担当者は安心でき、認識が違っていればその旨を教えてくれるでしょう。

「○○につきまして××ということで理解できました」といった一文を添えることを忘れずに。もし訂正のメールが届いたら再度お礼のメールを送り、どのように理解したかを伝えてくださいね。

お礼のメールはなるべく早く適切な時間帯に

回答に対するお礼に限らず、ビジネスメールは受信してから24時間以内に返信することが望ましいとされています。ただし、真夜中や早朝など、明らかに営業時間外だと分かる時間帯に送るのは避けるべき。

回答が来たことに気が付かず、24時間以内に返信できなかった場合は平日の常識的な時間帯にお礼が遅れた旨をお詫びの上、返信すると良いでしょう。

件名は変えずに「Re」を付けて・やりとりは引用を消さない

ビジネスメールのやり取りでは、件名は変えずに「Re」を付けて、本文は引用を消さずに続けることがマナーです。お礼の返信においても、そうすることで何に対するお礼なのかがすぐに分かることでしょう。

件名を変えたり、引用を消したりしてしまうと担当者が過去のメールを探す羽目になるので、必ず守りましょう。

内容は簡潔に・回答に対するお礼に徹する

お礼の返信は丁寧・簡潔にまとめ、やりとりをきれいに終わらせられるよう、締めの文章を入れましょう。

また、つい自分の能力や入社後の希望をアピールしたくなったり、期待どおりの回答が得られないと反論したくなったりするかもしれませんが、あくまでも回答に対するお礼・認識のすり合わせに徹してくださいね。

余計なことを書くと担当者の手間が増える上に、打算的な人物だと思われる恐れがあります。

なお、適切なメールの返信回数や締めの文章については以下の記事もご参照ください。

内定先への質問メール:お礼の例文を見てみよう

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ここまでの解説をふまえ、質問メールに対するお礼の例文を見てみましょう。

会社の寮に入る予定の内定者が、入寮日の前日までに大きな荷物を宅配便で送っても良いかと質問したところ、預かる場所がないため宅配便で荷物を入れるのであれば入寮日以降にしてほしいと回答が来たことを想定しています。

感謝の気持ちと回答に対する理解を、丁寧かつシンプルに伝えることがポイントです。

マナーを守ったお礼のメールで印象アップ！

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質問メールの回答に対してきちんとした文章でお礼の返信をすれば、入社前から「ビジネスマナーを理解している人」と思われるでしょう。今回、解説したポイントや例文を参考に、印章の良いメールのやり取りをしてくださいね！

また、エントリーから入社までをよりスムーズに進めるためには、就職・転職エージェントの活用がおすすめ。求職者と企業の間に入り、やりとりをサポートするので、ビジネスメールに不慣れな人でも安心です。

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なお、就職・転職エージェントを活用するメリットや内定先とのメールに関する記事は以下のページで紹介しています。併せてご参照ください。