内定先へのメール返信はどこまでする？ビジネスシーンにふさわしいメール回数のマナーを解説！
目次
内定先とのメールのやり取りは回数を意識しよう
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晴れて内定をもらって入社日を迎えるまでの期間には、内定先とメールでのやりとりが発生することがあります。
こちらからメールで質問したり、内定先から確認や案内のメールが届いたりしますが、メールの返信はどこまで続けるのが適切なのでしょうか。
良い印象を与えてスムーズに入社するためには、マナーを意識することが重要です。返信の回数に焦点を当てて、ビジネスメールのやりとりで守りたいポイントを見ていきましょう。
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ビジネスメールでの適切な返信はどこまで？
内定先とのやり取りに限らず、ビジネスメールにふさわしいとされているメールの返信マナーは以下の通りです。これらを理解しておけば、いざ働き始めてからも役に立つのでしっかり覚えてくださいね。
相手から来た1通目のメールには返信必須
内定先から、入社日当日の持ち物や集合場所などについてお知らせのメールが届くことがあります。特に質問を投げかけられているわけでもない内容の場合、返信は要らないように思えるかもしれません。
しかし、どういった内容のメールでも1通目には返信をするのがマナーです。応答がなければ読まれたのか分からず、相手を不安にさせるでしょう。また、返信の際には内容を理解した旨を確実に伝えるため、内定先から来たメールの内容を繰り返して記載することをおすすめします。
たとえば、入社前研修の集合場所と時間についての案内であれば「〇月〇日の〇時に、〇〇駅前北口に集合する旨、承知いたしました。」といった具合です。
ただし、1通目のメールに返信不要と書いてある場合は返信は要りません。その場合は返信することで「メール全文をきちんと読んでいない」と思われる恐れがあるので注意してくださいね。
やり取りは1通半までが適切
ビジネスメールのやり取りは「1通半」までが目安とされています。流れとしては以下の通り。
- ・内定先から1通目のメール→自分の返信→内定先から2通めのメール（返信に対するお礼など）→返信不要
- ・自分から1通目のメール→内定先からの返信→自分から2通めのメール（返信に対するお礼など）→返信なし
内定先に限らず、ビジネスでメールのやり取りを終えられるように意識してメールしましょう。質問したいこと・相手に伝えるべきことの書き漏れがあるとやり取りの回数が増え、余計な手間を掛けさせてしまうので、送信前のチェックを忘れずに！
メールを送った方から返信を終わらせる
ビジネスメールのやり取りは「送ったほうから返信を終わらせる」のが基本と覚えておきましょう。
自分から送ったメールは内定先から返事が来たら、丁寧にお礼を伝えて終わりにします。内定先から来たメールには1度返信し、それに対する返事が返信不要の内容であれば、それ以上メールを送る必要はありません。
最後に自分から「ご連絡ありがとうございました」などと送ったほうが丁寧に思えるかもしれませんが、不要なメールは相手の手間になるので控えた方が良いでしょう。連絡に対するお礼は、最初の返信で伝えれば十分です。
なお、メールを終わらせる締めの文章については以下の記事で解説しています。併せてご参照ください。
ホテル＆旅館業界の就職・転職についての記事
内定先からメールの返信が来ない！どこまで待つ？
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こちらから内定先に質問のメールを送っても返信が来ない……。焦ったり、不安になったりしてしまう状況ですが、すぐに催促のメールを送ることは控えたほうが無難です。
採用業務の担当者は多忙で、内定者のフォロー以外にもさまざまな仕事を抱えているため後で返信しようと思っているのかもしれません。また、たまたままとまった休みを取っているということも考えられるでしょう。
内定先からメールの返信が来ない時は、1週間を目安に待つことをおすすめします。もし1週間待っても返信がない場合には、問い合わせのメールを送りましょう。その際、メールの返信が来ていないことに対して非難していると受け取られる表現は避けてくださいね。
以下の例文を参考にしてください。
株式会社○○
人事部採用担当 ○○様
お世話になっております。貴社の内定をいただきました、○○大学のおもてなし 太郎です。
◯月×日に、内定式に関する質問をメールでお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。もし届いていなければ再送いたしますので、お手数ですがご確認いただきたく存じます。
ご多用中のところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
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おもてなし太郎（おもてなし・たろう）
○○大学△△学部××学科〇年
携帯電話：090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
メール：omotenashi@☓☓☓☓☓☓.ne.jp
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また、内定先からのメールが自動で迷惑メールフォルダーに振り分けられているといったことも考えられます。本当に返信が来ていないのかをしっかり確認してから送信してくださいね。
おもてなしHRの活用で内定先とのやりとりをスムーズに
選考中から入社までの期間、企業とのメールには気を使うものです。こうしたやり取りをスムーズにし、効率的に仕事探しを進めるには就職・転職エージェントの活用がおすすめ。
就職・転職エージェントが企業と求職者の間に入って話を進めるので、メールの書き方で悩んだり、返信が来なくてやきもきしたりといったことにはならないはず。また、質問はエージェントを通すので、採用担当者に聞きにくいことも相談できます。
私たちおもてなしHRは、宿泊業に特化した就職・転職エージェントです。ホテルや旅館の仕事を探す際には、ぜひご活用ください！
なお、内定先とのメールに関する記事は以下のページでまとめて紹介しています。併せてご参照ください。
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