内定先への印象を左右するメールの「締め」
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内定先とやりとりするメールは立派な「ビジネスメール」です。メールの相手にきちんとした印象を残すためには「締め」の文章が重要と言われていますが、それはどうしてなのでしょうか。
この記事では、内定先へメールに締めの文章が必要な理由やパターン別の例文、締めの文章を添える際のポイントを解説します。社会人らしいメールを送るための参考に役立ててくださいね！
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内定先へのメール：締めの文章が必要な理由
メールの目的は、情報の伝達や疑問点の確認といったことです。用件を書くだけでもその目的は果たせますが、なぜ締めの文章が必要なのでしょうか。その理由を探ってみましょう。
丁寧な印象を残す
用件のみで終わるメールは相手にぶっきらぼう・尻切れとんぼといった印象を与えます。電子メールに相手を気遣う気持ちを乗せて、丁寧さや温かみを感じさせるのが締めの文章。
締めの文章がなかったり、適当だったりすると本文を丁寧に書いていても、メール全体が雑な印象になってしまいます。
それ後の対応を判断できる
用件を伝えるだけでは、その後どうしてほしいのか判断しにくい場合があります。
締めの文章を添えることで、何か対応が必要なのか、それ以上の返信が必要なのか、相手が判断しやすくなるのですね。
次の項目ではメールの内容にふさわしい締めの例文を紹介します。状況に応じて使い分け、スムーズなやり取りをしてくださいね。
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内定先へのメール：締めの文章の例を見てみよう
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締めの文章にはある程度、決まったパターンがあります。どのパターンも知っていて損はないはずなので、それぞれ見ていきましょう。
基本系
オールマイティーに使える締めの文章は「よろしくお願いします」で終わる系統です。お互いの立場や状況に縛られずに使えるので、社会人1年生でも失敗しない締め方と言えるでしょう。
【例文】
- ・今後も何卒よろしくお願い申し上げます。
- ・今後もご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
- ・今後ともよろしくお願いいたします。
お礼系
内定をもらった時や質問に答えてもらった時、相談に乗ってもらった時などに使いたいのはお礼系の締めです。メールの最後をお礼で締めくくることで、感謝の気持ちがよりいっそう伝わることでしょう。
【例文】
- ・この度は心よりお礼申し上げます。
- ・重ねてお礼申し上げます。
- ・この度の件につきましては、謹んでお礼申し上げます。
頼み事系
メール返信がほしい時や面談の日時を変更したい時など、メールで頼みごとをする際にも締めの文章は重要です。「礼儀正しく丁寧にお願いをしている」という印象を与えましょう。また、クッション言葉を使い、命令しているような文面にならないよう、注意してくださいね。
【例文】
- ・ご多忙の折、誠に恐縮ですが何卒お願いいたします。
- ・お忙しいところ恐れ入りますが、お力添えくださいますようお願い申し上げます。
- ・お手すきの際にご返信いただけますと幸いです。
お詫び系
内定を辞退する時や、期日までに提出物をそろえられなかった時、あってはならないことですが、面談の日を忘れてすっぽかしてしまった時などは、お詫びのメールにふさわしい締めの文章を使いましょう。
【例文】
- ・多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
- ・重ねてお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。
- ・この度は何とぞご容赦くださいますよう、お願い申し上げます
季節のあいさつ系
締めの文章に季節を感じさせるあいさつを入れると、メール全体の雰囲気が和やかになります。無事に卒業できたことや、引っ越しが済んだことなど、企業にとっても自分にとっても喜ばしい報告のメールに添えることをおすすめします。
【例文】
- ・季節の変わり目：寒暖差の激しい時期ですが、皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます。
- ・夏：いよいよ暑くなりますので、一層のご健勝をお祈り申し上げます。
- ・冬や梅雨時など：時節柄、くれぐれも風邪にはご用心ください。
社会情勢系
社会情勢を織り込んだ締めの文章は、リアルタイムで相手の状況を思いやっている印象を与えます。ただし、ネガティブな話題も多いのでメールの内容やこれまでのやり取りを考慮して、慎重に選びましょう。
【例文】
- ・一日も早い新型コロナウイルス感染症の終息と、皆様のご健康、ご多幸をお祈り申し上げます。
- ・世界情勢に懸念のある昨今ですが、貴社の皆様と働ける日を心待ちにしております。
- ・先日は大きな地震がありました。身の安全を第一にお過ごしくださいませ。
内定先へのメール：締めの文章を入れる際のポイント
締めの文章は、全体のバランスを見て添えることが重要です。以下のポイントを把握して、適切にメールを締めくくりましょう。
メールの用件とのバランス
内定辞退のメールを「春光うららかな好季節、皆様のますますのご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。」という文章で締めるとどのような印象を受けるでしょうか。
まるで内定を辞退して喜んでいるように思えてしまいますよね。お詫びのメールにはお詫びにふさわしい締めの文章を、お礼のメールには感謝の気持ちにふさわしい締めの文章を使いましょう。
本題の長さと締めの長さのバランス
内定先からのちょっとした確認事項に返事をして終わるだけ、といったメールではビジネスメールの形式を守っていても本題の文章は短いものになるでしょう。
本題よりも締めの文章が長いとバランスが悪く、ムダに長いだけといった印象を持たれてしまいます。本題が短い場合は、締めの文章も短くしましょう。
新卒は無理せず基本をしっかり
社会人1年生の新卒社員・内定者は気の利いた締め方をしなくても問題ありません。無理して高度な締めに挑み、全体のバランスを崩すくらいならオールマイティーな基本形を使うことをおすすめします。
ただし、ホテルなどの礼節を重んじる業界では、より丁寧な締めの文章が印象を良くするでしょう。メールの内容や業界の特徴を考慮して締めの文章を選んでくださいね。
内定先へのメールは締めの文章まで丁寧に！
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内定が出た途端、気持ちのゆるみが見えるメールになるのは避けたいもの。内定先に送るメールは、就活中と同じく最後まで丁寧にしたためてくださいね。
また、応募先・内定先とのメールのやり取りに自信がない人は、就職・転職エージェントを活用して企業との間に入ってもらう方法もあります。連絡事項や質問はすべてエージェントの担当者を通すので、メールのマナーや締めの文章で悩むことがないでしょう。
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なお、内定先とのメールに関する記事は以下のページでまとめて紹介しています。併せてご参照ください。
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