内定先への質問は電話がいい？聞き方のポイントと注意点を徹底解説！

内定先への質問は電話が適切？

iStock.com/sunabesyou1

内定先へ質問するときの手段として、すぐに思いつくのは電話とメールでしょうか。
しかし、2つの方法があるとどっちが適切か悩みますよね…。

基本的な使い分けは、自分や相手にとって緊急性のものかで決めるのがベストです。

以下に、双方のメリットとデメリットを挙げてみました。

しかし、初めて内定先に電話するときは誰でも緊張するもの。
次にご紹介する、内定先へ電話する前のポイントを参考にしてくださいね。

内定先への質問を電話でする前のポイント

iStock.com/takasuu1

内定先へ質問の電話をする前に、気を付けることが3点あります。
電話をする前に意識しておくと、落ち着いて話すことができますよ。

背筋を伸ばして姿勢を保つ

電話は相手の姿が見えませんが、目の前に担当者がいると想像して話すことが大切でしょう。

電話は相手が見えないコミュニケーションツールです。
相手がいないからといって姿勢を崩したり、無表情でいたりすると声に表れることも。
例えば、猫背はこもった声になりやすいので、担当者に「暗い人だな…」と思われるかもしれません。

一般的に、相手と同じ会話のテンポやトーンを合わせると親近感がわき、「同調効果」が生まれるそうです。できるだけ、担当者のペースに合わせて、ゆっくりと会話するようこころがけましょう。

また、緊張のあまり早口になりやすい方は、電話する前にシミュレーションをしておくと安心ですよ。

質問事項をノートにまとめておく

事前に、内定先へ質問する内容をまとめておくと確認漏れを防止できます。
さらに、担当者との電話時間を短縮できるメリットもありますよ。

しかし、自分にとって分かりやすい構成で質問内容をまとめなければ、意味がありません。
まとめ方は、箇条書きにしたり、台本仕様にしたりとさまざま。自分に合う方法で質問事項をまとめておきましょう。

時間帯に気を配る

内定先へ電話をする時間帯にも配慮が必要です。

電話しても大丈夫な時間帯は、タスク処理が落ち着く10時頃と、メインの仕事がひと段落する14時から17時ごろといわれています。

しかし、業界によって就業時間は異なり、必然的に電話をかけていい時間帯も変わってくるでしょう。
事前に電話対応可能な時間帯を担当者に確認しておくと、安心ですね。

内定先への質問を電話でする注意点

iStock.com/yamasan1

良好な電話対応をするためには、担当者をねぎらう気持ちを持つことが大事です。
これからご紹介する3つの注意点を守り、好印象のままで会話を終えてくださいね。

電話をかけたら身元を明かす

まず、内定先へ電話をしたらはっきりと名乗りましょう。
身元を述べるのは基本ですが、緊張すると大学名を伝え漏れてしまうことも。

企業は、多くの方に内定通知を出している可能性が高いです。
そのため、大学名を含め身元が分からないとすぐに確認できません。
話しをスムーズに進めるためにも、忘れないでくださいね。

敬語や丁寧語を使う

内定先へ質問の電話をするときは、ビジネスマナーとして敬語と丁寧語は必須。
ただ、メールのやり取りが主流となっている今、きちんと使えるか不安に感じる人もいるでしょう。

ちなみに敬語とは、相手を敬う言葉で「いらっしゃる」「おっしゃる」が代表的な言葉です。
一方、丁寧語は「行きます」「知っています」など、友人や身内以外の人に使うことが多い言葉ですね。

敬語や丁寧語と一緒に、ビジネスで使うクッション言葉を覚えておけば、電話のときに困ることは少ないでしょう。
ただ、クッション言葉を繰り返し過ぎると「本当にそう思っているのかな？」と、不信感を持たれることも。

クッション言葉は適度に使うのがポイント。
以下に、「依頼するとき」と「質問するとき」のクッション言葉を挙げています。
ぜひ、参考にしてください。

今後、内定先へ電話するだけでなく、受け場面も出てくるでしょう。
関連記事では、内定先へ電話する時間帯と電話の受け方について解説しているので、チェックしてみてください。

聞き返すときは丁寧な言葉で尋ねる

電話をしていると、場合によって担当者の言葉が聞き取れないこともあります。
そのときは、失礼のないようできるだけ丁寧な言葉で尋ねてください。

担当者の声が聞き取れず、思わず「え？」「はい？」と言うと、上から目線で言われたように感じて不快になることも。
また、「お声が遠いようで…」という言葉も失礼に値するそうなので注意しましょう。

丁寧な尋ね方は、「電波の調子が悪いようなので、聞き取れた内容を復唱してもよろしいでしょうか？」がスマートですね。
復唱することで、情報の再確認ができるので必ず行いましょう。

内定先へ質問する電話は熱意が伝わりやすい

iStock.com/nikoniko_happy

内定先へ質問するときの方法と、電話で質問する前のポイントなどをご紹介しました。

電話で内定先へ質問すれば、声に気持ちをのせやすく、気になることも早急に解決できます。
ただし、姿勢を正して、事前に質問内容をまとめておくと落ち着いて話すことを意識してくださいね。

入社してから困らないように、ビジネスマナーで使えるクッション言葉を覚えて「電話対応ができる」社会人を目指しましょう。