添え状は手書きで作成するべき？
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添え状を作成するときは、パソコンでも、手書きでも問題ありません。
手書きであれば、字を書くのが得意な方は丁寧できれいな文字をアピールできますし、熱意や誠意も伝えることができます。
しかし、添え状を手書きで作成すると一度ミスすれば書き直しが必要になるので、時間がかかってしまいます。一方、パソコンの場合は間違えたとしても簡単に書き直せるので、比較的すぐに書き上げられるでしょう。
最近では、手書きよりもワードで作成し印刷したものが一般的です。パソコンを使うことが悪印象を与えるというわけでないので安心してくださいね。
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添え状を書くときのポイント
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添え状を書く際は、いくつかのポイントを押さえて作成しなければなりません。
ひとつでも無視してしまうと、印象を下げてしまう可能性があるので細心の注意を払うようにしましょう。
誤字脱字に気を付ける
誤字脱字や、正しい敬語を使っているか、頭語・結語の組み合わせが正しいかなど、基本的なミスをしないようにチェックしてください。
会社側に自分の仕事への取り組み姿勢が判断されてしまうこともあるので、最後まで気を抜かないようにしましょう。
お礼と抱負を伝える
添え状には、書類を受け取る相手に「誰に」「どのような書類が」「何通送られてきたのか」を分かりやすく知らせるほかにも、お礼状の役割があるのです。
忙しい時間を割いて面接などをしてくれたことや、自分を採用してくれたことへの感謝の気持ちを添え状に盛り込むと、丁寧な印象に仕上がります。
さらに今後の抱負も入れれば、やる気も伝えられるでしょう。ですが、文章が長くなりすぎては逆効果なので気を付けてくださいね。
時候のあいさつを確認する
時候のあいさつは月ごとに異なります。たとえば、同じ冬の季節でも以下のような違いが見られるのです。
12月：初冬の候
1月：新春の候
2月：向春の候
3月：早春の候
このようにご紹介したあいさつの他にも、月々によって多くのあいさつがあります。時期に合ったものを使わないと添え状が台無しになってしまうので、しっかりと調べるようにしましょう。
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身に付けたいビジネスマナー！添え状の書き方とは？
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添え状の書き方は以下のポイントが基本です。
・日付
・宛名
・差出人情報
・頭語＆結語
・本文
・送付書類の内容＆部数
パソコンや手書きを問わず、【拝啓 ― 敬具】など、頭語と結語の組み合わせはきちんと確認しておくことが必要です。それぞれ、例文と併せて詳しくチェックしていきましょう。
パソコンで作成する場合
パソコンで添え状を書くときは、横書きで上から下に向かって作成します。
入社承諾書の発送日を日付に書き、宛名は左上に書きます。差出人情報は日付の下にくるようにしましょう。
件名、頭語、本文、結語の順に、同封書類の名前と部数は最後にまとめて記載してください。右下に「以上」と書くのを忘れる方が多いので、よく見直しをすることが大切です。
令和〇年〇月〇日
株式会社△△
人事部 採用ご担当者様
〒000-0000
住所
電話
名前
書類送付のお知らせ
拝啓
◇◇の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
この度は、内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございました。貴社の一員として1日も早く貢献できるよう努める所存でございます。今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
つきましては、ご教示いただきました下記の書類を送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
内定承諾書 1部
以上
手書きで作成する場合
手書きの場合は縦書きが一般的なので、便箋は縦書きのものを用意し、数字は漢数字を使いましょう。
書き始めは頭語から本文を順に記載しますが、適度に改行や余白を入れると、添え状を受け取る相手が読みやすくなります。
本文の終わりには、便箋の一番下から1文字分のスペースを空けて結語を書きます。
日付は便箋の一番上から2文字分のスペースを空けて、和暦で入社承諾書の提出日を記入してください。自分の名前は結語と並ぶように書き、結語と同じように1文字分のスペースを空けます。
手書きの場合、最後に書くのは宛名です。宛名は正式名称の会社名と担当者名を書きますが、他の文字よりも少し大きめに書きましょう。以下の例文は縦書きと考えて、参考にしてみてくださいね。
拝啓 ◇◇の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと
心よりお慶び申し上げます。
この度は内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございました。
貴社の一員として、一日も早く貢献できるよう努める所存でございます。
何卒、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
同封書類「内定承諾通知書一部」を送付いたしますので、ご査収のほど
よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
名前
株式会社△△ 人事部 採用ご担当者様
添え状はパソコンで作成しても印象は下がらない！
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「添え状を手書きで書けば印象が上がりそう」と考える方も多いかもしれませんが、受け取る印象は担当者の好き嫌いによるのが事実です。
手書きは自分の想いを伝えるのに非常に良い方法です。しかし、パソコンで作成したからといって印象が悪くなるということはありませんし、むしろ無難と言って良いでしょう。
どちらの方法で添え状を作成するにせよ、この記事でご紹介したそれぞれの例文を参考にしていただければ全く問題ないでしょう。
内定承諾書に同封する添え状は、手書きか、パソコンか、と心配するよりも「なるべく早く返送すること」が重要です。
その会社への入社の意思が固ければ、書類ができるだけ早く仕上がる方法を選んだほうが好ましいですよ。
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