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採用業務を効率化するポイントと方法を紹介!

採用業務は、関わる人数や連絡頻度の多さから、気が休まることが無く、採用業務を効率化したいと思っていても調べる時間もない、と悩まれる人事・採用担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。採用業務の効率化に役立つ情報をまとめました。

採用業務の効率化によって見込まれる効果

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採用業務を効率化することで、企業は様々な効果を上げることができます。一体どのような効果が期待できるのかを見ていきましょう。

 

内定率が上がる

内定率を向上させるために必要なのは、選考を進めた応募者の内定です。少ない応募者の中から多くの人数を採用することができれば、内定率は向上します。つまり、内定率の向上には応募者の選考辞退が大きく影響するのです。

 

ある大手人材企業が2020年1月に発表した調査によると、ここ1年で「選考辞退が増えた」と回答した企業は半数を超えました。一方、応募者の選考辞退の理由は「他社で選考を通過した・内定を獲得した」という回答が最も多い割合だったのです。

 

この結果から、採用活動に時間がかかってしまうとせっかくの応募者も他社へ入職を決めてしまうという事態に繋がるということ、ひいてはこれまでの採用業務が水の泡となってしまうということが考えられます。

 

採用業務を効率化することで、選考辞退者の減少を見込むことができ、結果的に内定率の向上に繋がるでしょう。

 

採用コストを削減できる

採用業務にかかる時間の削減は、採用担当者の人件費削減にも繋がります。また、業務を効率化することによって、採用担当者のストレス軽減、モチベーション向上、離職の予防などの効果があがるかも知れません。

 

また、採用業務でコストが削減できたということは、他にかけるコストが増えたということにもなります。浮いたコストを用い、事業拡大の脚がかりにすることもできるかも知れませんね。

 

別業務の時間を設けられる

採用担当者が使える時間が増えるため、さらなる採用業務の効率化についての検討が進んだり、採用業務以外の業務時間として充てる可能性も生まれます。

 

採用担当者同様、面接を実施する従業員・役員・社長などの使える時間も増えるため、企業として良いサイクルを生むことができるでしょう。

 

採用業務の効率化をするために採用フローをおさらい

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一口に採用業務と言っても、その業務は多岐に渡ります。一般的には、下記のようなフローで採用活動が行われることが多いようです。自社の採用フローと照らし合わせてみましょう。

 

  • ・採用計画の立案
  • ・企業情報の作成・公開
  • ・求人票の作成・公開
  • ・応募(エントリー)受付
  • ・会社説明会の開催
  • ・書類選考や選考試験の実施
  • ・面接(概ね2~3回)
  • ・内定
  • ・内定者フォロー
  • ・効果検証

 

採用業務を効率化するためのポイント

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採用業務を効率化を実現するためには、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。押さえていただきたい3つのポイントを解説します。

 

連絡業務の工数削減

採用業務で最も多くの時間が割かれるのは、連絡業務です。応募者をはじめ、大学・ハローワーク・転職エージェントなどの社外の関係者、受付や面接に関わる社員など、多くの方と連絡を取らなくてはなりません。

 

連絡をとる人数が多いこととあわせて、連絡の回数も多いうえに採用担当者の一存で連絡回数を減らすことは難しいため、いかに一定の業務時間を短縮できるか、を考えることが重要です。

 

採用コストの削減

採用コストをかけた分だけ業務効率化が進むか、といえばそうではない部分もたくさんあります。不必要な採用コストを見直すこともまた、採用業務を効率化するために重要なポイントのひとつなのです。

 

内部コスト・外部コスト、それぞれ自社がどこにどれだけのコストをかけているのか、どれだけのコストがかかってしまっている状態なのかを把握することで、適切なコスト投下ができ、業務の効率化を図ることができるでしょう。

 

企業規模・職種などで差は生じますが、参考までに一般的な採用コストを記しておきますので、自社との照らし合わせにご活用ください。

 

  •  ・新卒採用費用:平均550万円程度/社
  •  ・中途採用費用:平均700万円程度/社
  •  ・求人広告費用:平均300万円程度/社
  •  ・人材紹介費用:平均500万円程度/社

 

※新卒採用は、大手企業より中小企業の方が高コストである傾向。

※中途採用は、中小企業より大手企業の方が高コストである傾向。

 

中長期的な改善活動の実行

人材採用は人ありきの業務になるため、成果が見えるまでに時間がかかります。特に新卒は、内定後フォローなども採用業務として含む企業が多いため、企業定着の効果測定ができるまで1年以上の時間を有することもあります。

 

自身が手を付けやすい業務から改善を行うことが大半だと思いますが、時には大きな変化も必要です。

 

自身の業務効率化ができたことのみで満足せず、会社全体で採用業務の効率化ができるよう、中長期的な視点を持ち改善活動を行うよう心がけましょう。

 

次項では、採用業務効率化のための各ポイントを踏まえたうえで、業務効率化が期待できる具体例をポイントごとにご紹介します。

 

 

採用業務を効率化する方法:連絡業務の工数削減

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連絡業務の工数削減を行うためには、どのような方法を用いればよいのでしょうか。連絡業務の工数削減の実現が期待できる、3つの具体例をご紹介します。

 

応募者・提携会社担当者への連絡の自動化

主に、採用ツールを用いて行う方法です。応募者への受付メッセージ・面接日程連絡・選考結果通知など、定型的に用いられる文章を登録・設定をすることで、システムが自動的にメールを送信するようになります。

 

求人広告の担当者や、人材紹介会社の担当者へ募集内容の送信、選考フィードバックなどを送る場合も同様です。

 

手入力の時間が減ること、一度設定をしてしまえばミスタイピング、誤送信などということに気を使う必要もなくなるため、採用担当者の業務が減るばかりではなく、精神的負担の軽減もできることでしょう。

 

社内連絡の一元化

特に採用数が多い企業では、いくつもの部署で採用を行っているということも少なくありません。採用する人数・関わる部署が増えるということは、必然的に採用担当者が社内で連絡をとらなくてはならない相手が増えるということを意味します。

 

個人個人にメールで連絡を取っている、というような企業があれば、採用担当の負担を軽減するためにも、社内での連絡手段を一元化するという取り組みを行ってみてはいかがでしょうか。

 

メールであれば採用に関わる各部署の責任者を含んだメーリングリストを作成する、チャットツールなどを用いている場合はグループを作成し、共有次項・所連絡含めやり取りをする、などとルールを設けることで、連絡作業にかかる時間を削減できることでしょう。

 

社員間のスケジュール共有

前項にも関わることですが、社員間でのスケジュール共有は、連絡工数の削減のためにはとても重要な項目です。

 

面接を実施する担当者の日程を確認するにも、共有スケジュールがないために、口頭で直接確認を取らなければならない、という企業も中小企業を中心にまだまだ存在するようです。

 

スケジュールが共有されているだけで、採用担当者は「この時間には連絡がとれないから後に連絡をしよう」、「面接候補、とスケジュールが入力されている場所にはこちらで面接設定をする」などという判断ができるため、今までの不要な連絡を減らすことができるでしょう。

 

採用業務を効率化する方法:採用コストの削減

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採用コスト内で業務の効率化を行うことができた後には、採用コストの削減に焦点を当てて、業務効率化の方法を考えるのがよいでしょう。採用コストの削減を行うための、3つの具体例をご紹介します。

 

採用管理システム(ATS)の導入

ATSとは、応募から採用までのプロセスを一元管理することができるシステムです。

 

文字入力ソフト・表計算ソフトなどを用い、応募者の情報入力・求人広告の掲載内容・選考の進捗などを独自でデータ管理をしているという採用担当者は、ATSでの一元管理を取り入れることにより、多くのツール・プロセスから解放されます。

 

有料のサービスなので一見採用コストの削減に繋がらないようにも聞こえますが、ATSの導入により採用担当者の業務効率が大幅に向上することが予想されます。月額1万円以下で利用可能なサービスもありますので、人件費と比較ながら導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

広告出稿先の選定

多くの応募者を集めたいと複数の広告媒体に掲載をしているという企業も少なくないはずです。しかし、広告媒体ごとに正しく効果検証をできている企業はどれほどあるのでしょうか。

 

特に企業規模が小さくなるにつれ、広告媒体へ掲載をする・しているということで満足してしまい、効果測定もせずに同じ媒体を利用し続けているという企業も少なくありません。

 

もちろん、長く掲載することで応募者の目には留まりやすくなりますが、今までに応募がほとんどない広告媒体があれば、更新作業をする手間・掲載費用がかさむ一方ですので、時を見て効果検証をし、効果を感じなければ出稿媒体を減らすということも検討しましょう。

 

リファラル採用・スクラム採用

社員からの人材を紹介してもらい採用を進めるという採用方法をリファラル採用、全社員が一丸となって行う採用活動を行う方法をスクラム採用と呼び、ベンチャー企業などを中心に多くの企業が取り入れ始めている新しい採用方法です。

 

リファラル採用は、費用がほとんどかからないということ、応募者と企業の間に知り合いである社員が入ることにより入社後のギャップが少ないということが大きなメリットです。

 

会社全体で採用活用を行うスクラム採用では、採用担当者のみではリーチができなかった層に対しての採用が可能になったり、採用担当者以外の社員の会社に対する思い入れが増すなどの

効果も期待できます。

 

いずれの採用方法も、採用担当者の業務減による人件費の削減、採用コストの削減に繋がる要素があります。

 

採用業務を効率化する方法:中長期的な改善活動

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中長期的な視点で採用業務の効率化を実現するとき、必要となる手順はどのようなものになるのでしょうか。

 

採用フローの見直し

冒頭でご紹介した通り、採用フローにはある程度の型があります。見直すことで、企業によっては「面接の回数を減らしても問題はなさそう」、「筆記試験の必要性が薄れているため廃止しよう」など、大きな工数削減に繋がる可能性もあります。

 

型にはまり、長年同じ採用フローをとっているという企業は、これを機に一度採用フローが適切かどうかを見直してみるのもよいかも知れません。

 

応募書類の確認でお悩みの担当者は、下記記事もぜひご覧ください。

 

レジュメ選考で採用担当者が見るべきポイントとは?

 

採用する人物像・採用基準の明確化

従業員間で、どのような人物に入社して欲しいか、どのような採用基準を設定するのかを明確化し、共有することも大切です。

 

経営者層の考える人物像・採用基準と、採用担当の人物像・採用基準にズレが生じていると、書類や面接などの選考結果にバラつきが出てしまい、内定まで至らない応募者が増える可能性があります。

 

また、最近では以前に比べ、インターネットで会社の評判を見ることが容易になりました。企業に対しあまり良くない印象を受けた応募者から、マイナスの口コミを投稿されてしまうという可能性も否定はできません。

 

自社内の採用効率を上げるためにも、別の応募者から不当な評価を受けないためにも、採用する人物像・採用基準は明確化しておきましょう。

 

採用ツールやアウトソーシングの活用

コストは発生しますが、採用業務の効率と質を向上するために、採用ツールやアウトソーシングを活用することも検討しましょう。

 

下記が代表的な採用ツールです。企業規模や採用人数などから、自社で効果が出そうなツールを厳選し活用してみてはいかがでしょうか。

 

  • ・採用管理システム(ATS)
  • ・Web面接ツール
  • ・採用代行サービス(RPO)
  • ・転職エージェント
  • ・スカウト・ヘッドハンティングサービス

 

採用業務を効率化してより良い人材を確保しよう

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採用業務を効率化することは、採用担当者の負担軽減のみならず、採用コストの削減・士気向上など、企業全体としてのメリットもあります。

 

しかし、採用担当のみでの採用業務の効率化には限界があります。必要に応じ採用ツールやアウトソーシングを活用しながら、企業全体で採用業務の効率化を成功させ、より良い人材を確保できる体制を整えましょう。

 

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