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人事・採用担当が激務に追われる理由とは?激務から解放されるための3つの改善策を紹介!

人事部の中でも、激務となりやすいのが採用担当者です。応募者への連絡業務が重なるなど、自分の時間を作ることができない状況にも慣れてしまい「採用担当の使命」と半ば諦めの気持ちで淡々と仕事をこなしている方もいることでしょう。ただ、諦めるのは時期尚早です。採用担当者が激務となる要因と激務の改善策を3つご紹介しますので、激務からの脱却のヒントにしてみてください。

激務に苦しむ採用担当は多数

人事・採用担当者は、企業の根幹ともなる人材の採用がメイン業務です。

 

就職活動で出会った採用担当者に刺激を受けて人事部を目指すようになったという方や、人と関わることが好きで憧れを持ち、人事部へ配属を希望したという方も多いのではないでしょうか。

 

そんな企業の顔とも言える人事・採用担当者ですが、業務量の多さゆえに「激務・多忙」としても名高い部署でもあります。では、なぜそこまで激務となってしまうのでしょうか。

 

人事・採用担当が激務となる要因を深掘りし、その要因の解決策をご紹介します。激務に頭を抱えている人事・採用担当者はぜひ参考にしてみてくださいね。

 

採用担当の仕事が激務となる要因とは?

iStock.com/Peopleimages

 

人事・採用担当の仕事はなぜ激務となってしまうのでしょう。まずは、4つの要因を整理していきましょう。

 

多くの連絡業務が発生するから

多くの採用担当者が悩みを抱えているのは、連絡業務でしょう。応募者への連絡はもちろんのこと、部署を超えて多数の面接官・役員とのスケジュール調整を行う必要があるため、応募者の数だけ業務量は膨らんでいきます。

 

そのため、こなしてもこなしても増え続ける連絡業務に、頭を抱えるという採用担当者も多いようです。

 

採用方法が多いから

現在、就職・転職市場で最も市民権を得ているのは「就職・転職サイト」や「就職・転職エージェント」の利用でしょう。

 

つなり、採用担当者の連絡業務は応募者や面接官のみでは留まらず、外部の就職・転職エージェントなどとも連絡を取る必要が発生するのです。もちろん、イベントを行う場合は会場スタッフとの連絡業務も発生します。

 

加えて、複数の就職・転職サイトなどに登録をしていれば、求人情報を更新するだけでも一苦労です。採用方法・応募の間口を広げるのは企業にとってメリットでしかありませんが、その分の負担は採用担当者にかかることになります。

 

業務が求職者や面接者中心になるから

応募者と連絡がつく時間は必ずしも日中とは限りません。

 

応募を確認できたタイミングで即連絡をするような方針が定められているということもあるでしょうから、応募者に連絡を合わせるうちに自然と帰宅時間が遅くなってしまうということもあるようです。

 

また、企業によっては役員クラスへのスケジュール調整は、直接口頭でしか受け付けてもらえないということもあるでしょう。外出が多い役員・面接官であれば、スケジュールを取り付けることだけでも苦労が絶えません。

 

求職者や面接官に振り回されてしまうことは、他の業務がたまっていくこととも同義ですので、自分の時間を作ることが難しいということもまた、採用担当者の激務に拍車をかける要因のひとつと言えるでしょう。

 

人事・採用担当者が少ないから

大手企業であれば新卒の採用担当者・中途採用担当者など、業務範囲が明確に棲み分けされていることもあるかもしれませんが、特に中小企業では通常の人事対応の合間を見て採用業務を行っているという方も少なくないはずです。

 

採用業務を中心に考え人事労務の業務は早出残業・残業で対応をする、逆に社内の従業員の人事労務業務に追われ、採用業務が後回しになってしまうということは、もとをただせば「人事・採用担当者の少なさ」が起因です。

 

少ない人数であれば、負荷が増えることは避けられません。採用活動が本格化すればするほど、人事・採用担当者は疲弊する一方でしょう。
 
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採用担当の激務改善策:採用システム・ツールの導入

iStock.com/Warchi

 

人事・採用担当者が激務である4つの要因をご紹介しましたが、少しの工夫で改善できるものもあります。まずは、「多くの連絡業務」を減らすための策として、「採用システム・ツールの導入」をご紹介します。

 

採用管理システム(ATS)はその名の通り、人事・採用担当者の採用業務を効率化することができるツールです。応募者管理をはじめとし、求人情報の管理・応募者の選考管理に加え、内定者管理までを行えるシステムもあります。

 

新卒・中途採用どちらにも対応しているものや、いずれかの採用に特化しているもの、アルバイト採用に特化しているものなど、特色はシステムを提供している企業により異なります。

 

導入費用も同様です。ただし、安価なものであれば月額1,000円ほどというものもありますので、表計算ソフトで応募者を管理している企業や、求人情報の整理が煩わしいと感じる企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

採用システム・ツールの基礎知識や選び方は、下記記事でも紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。

 

採用管理システム・採用管理ツールを導入して業務効率化を図ろう!

 

採用担当の激務改善策:採用方法の見直し

iStock.com/Pekic

 

採用担当者の激務の2つ目の要因と考えられる「多岐に渡る採用方法」は、「採用方法を見直す」ことで改善に繋がるはずです。特に、採用管理ツールの導入は済んでいるもののなかなか業務量が減らない…と感じる企業であれば、一度は見直すべきでしょう。

 

企業の求人情報の露出・採用方法は、ざっと列挙するだけでも下記のように多岐に渡ります。

 

  • ・就職・転職サイト
  • ・就職・転職エージェント
  • ・ハローワーク
  • ・求人検索エンジン
  • ・新聞やタウン誌などの紙媒体の求人広告
  • ・店頭や大学などへの貼り紙
  • ・就職・転職フェア
  • ・企業説明会
  • ・リファラル採用
  • ・スクラム採用
  • ・ビジネスSNS

 

企業によってはいくつもの採用方法を組み合わせ、応募者を募るということもあるでしょう。しかし、多くの採用方法に手を出してしまえば業務量が増えるばかりではなく、注意や配慮が行き届かず、思うような結果が出せなくなる可能性も高まります。

 

よって、1年・半年などとタイミングを決めてこれまでの採用方法の効果検証を行い、自社の人事・採用担当者でしっかりとまかないきれる採用方法を取捨選択するようにしてくださいね。

 

「採用業務を効率化する方法をもっと知りたい!」という方は、下記の記事もぜひ参考にしてみてください。

 

採用業務を効率化するポイントと方法を紹介!

 

採用担当の激務改善策:社内環境の改善

iStock.com/Dean-Mitchell

 

採用担当者の激務の3つ目・4つ目の要因ともされる「業務が求職者や面接者中心」「人事・採用担当者が少ない」ということは、社内環境の改善が激務軽減の助力になるはずです。

 

たとえば、社内のスケジュール調整に時間がかかる企業であれば、全社員でスケジュールを共有する仕組みを作る、レスポンスを早めるためのビジネスコミュニケーション用のチャットツールを導入するというのもひとつの手でしょう。

 

これらの改善を行っても一向に激務が改善されないという場合は、単純に現在の人事・採用担当者の人数で対応しきれない業務を抱えていると推測することができます。

 

ですので、「激務についていけない自分が甘い」とあまり自分ごとと捉え過ぎず、必要に応じ人事・採用担当者の人員を増やしてもらうよう経営層に相談するようにしてくださいね。声が届かない場合には、転職を視野に入れるのも良いでしょう。

 

採用担当の激務改善は一筋縄ではいかない!

iStock.com/laflor

 

採用担当者の業務は、応募者への連絡・面接官のスケジュール調整・求人広告の管理や入力など多岐に渡ります。

 

責任感が強い方が多く集まる部署ですので、弱音を吐くことが許されない雰囲気で「激務でも仕方がない」と諦める方もいるかもしれませんが、無理をしすぎて全員が共倒れになってしまえば元も子もありません。もちろん、企業もそんなことは望んでいません。

 

ですので、多くの採用担当者が激務を感じる環境があるのであれば、まずは採用管理システムの導入・全社でのスケジュール共有など、小さなところから改善を進めてみましょう。人事は企業の根幹ともなる存在ですから、きっと経営層も願いを聞き届けてくれるはずです。

 

また、採用業務の効率化におすすめなのが、就職・転職アドバイザーです。求人広告を掲載する必要もなく、応募者との連絡業務の負担が大きく軽減できます。

 

宿泊業界の採用活動で激務を感じる採用担当者がいるのであれば、当サイト「おもてなしHR」が力になります。貴ホテル・貴旅館の負担を軽減しながら、適切な人材をご紹介します。ぜひ気軽に頼ってくださいね。

 

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