採用管理システムとは？

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採用管理システムとは、人事・採用担当者が採用業務に関する情報をまとめて管理するためのシステムです。Applicant Tracking System（＝面接者管理・追跡システム）の頭文字を取り、ATSと呼ばれることもあります。

応募から採用までのプロセスを一元管理することができる採用管理システムは、新卒採用をはじめ、中途採用や今話題のリファラル採用に特化したものと、提供会社により様々な特徴があり、今多くの企業で導入が進んでいるようです。

採用管理システムでできること

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採用管理システムの導入は、採用活動にかかる時間の大幅な短縮に期待が持てるとされていますが、具体的にはどのようなことができるのでしょうか。多くの採用管理システムで使うことができる機能を4つご紹介します。

求人管理

• ・求人ページの作成
• ・複数の求人広告の管理

積極採用を行っている企業であれば、複数の就職・転職サイトで求人を公開しているということも多いはずです。採用管理システムは、このような複数の求人を一括で管理することが可能です。

情報管理

• ・応募者情報の蓄積
• ・応募者の応募書類（履歴書・職務経歴書等）の管理
• ・求人媒体ごとの応募者管理

採用管理システムを導入していない企業であっても、表計算ソフトなどを用いて応募者管理を行っているという企業が大半でしょう。しかし、応募人数が多くなればなるほど、管理に手間がかかりますよね。

求人媒体と連携がなされている採用管理システムであれば、応募情報が自動的にシステムに入力される機能を携えているものもありますので、手間の軽減や入力ミス防止などに期待が持てます。

選考管理

• ・応募者への連絡
• ・応募者の面接日程管理
• ・応募者の選考状況管理
• ・応募者の面接評価・選考結果などの評価管理

複数の応募者に対する連絡や、選考状況・選考結果の管理を一元して行うことができるのが、採用管理システムの最大の肝と言えるでしょう。

選考状況や評価を可視化することで、社員間の共有も楽になり、採用活動のなかでの認識のズレを軽減することができるでしょう。

内定者管理

• ・内定者への内定通知連絡
• ・内定承諾率などのデータ分析
• ・内定者フォロー

採用管理システムのメイン機能は、「採用まで」であることが多いようですが、一部のシステムでは採用後、つまり内定後も内定者管理やフォローができる機能が備わっているようです。

また、求人媒体ごとの効果検証・データ分析も容易であるため、今後の採用活動に活かされる情報をまとめあげることができるでしょう。

採用管理システムの種類

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採用管理システムが実現する4つのことをご紹介してきましたが、システム的には大きく2つに分けることができます。クラウド型、オンプレミス型のそれぞれの特徴をみていきましょう。

クラウド型

インターネット上にあるサーバーにデータが蓄積されるものが、クラウド型と呼ばれる採用管理システムです。

サービスを提供する企業は管理コストが少なく済み、導入企業は導入コストが安価であることから、現在の主流はクラウド型となっています。

オンプレミス型

オンプレミス型は、以前までソフトウェアの提供で主流だった形態です。

導入企業は、サーバーやネットワーク機器を購入、あるいはサービス提供会社とリース契約を結ぶことで、採用管理システムを自社運用することが可能です。

クラウド型よりも情報が社外へ漏れる可能性が低い、インターネット回線状況にシステムが左右されないというメリットがある一方、導入コストは大きくなるというデメリットを持ち合わせています。

採用管理システムの選び方

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採用活動におけるメリットがたくさんある採用管理システムですが、どのような点を比較し、導入を決定すべきなのでしょうか。採用管理システムの選び方をご紹介します。

採用するターゲットに合わせて選ぶ

採用管理システムは、自社の採用活動に適したものを選ぶのが一番です。システムによって、どこに強みがあるのかが明確に分かれているので、必ず確認し、導入を検討するようにしましょう。

• ・新卒～中途まで幅広く使えるシステム
• ・新卒採用特化型のシステム
• ・中途採用特化型のシステム
• ・アルバイト採用特化型のシステム
• ・リファラル採用特化型のシステム

上記のように、「どの採用活動で最大の効果が発揮できるか」ということを、システム提供企業は明文化しているはずです。自社で行う採用活動に合わせ、採用する人数も基準に選定してみてくださいね。

導入社数の多さで選ぶ

導入社数が多ければ多いほど、その採用管理システムへの安心感・信頼感が高まりますよね。システム提供会社としても、利用企業が多いことは1つのステータスとなっていることでしょう。

自信がある企業は「〇年度・導入社数〇件！」などというように大々的に謳っているはずですので、採用管理システムを選定する1つの指標にしてみるのはいかがでしょうか。導入社数が多ければ、サポート面での安心も高まります。

料金で選ぶ

クラウド型は比較的安価で、オンプレミス型は高価になりやすいと前述したように、採用管理システムの料金設定は提供企業により様々です。料金は、「導入費用」と「月額費用」の2つから構成されているものが大半ですので、採用コストと相談し、導入を検討してください。

なお、オンプレミス型の導入費用は10万円前後が多い一方、クラウド型は無料で提供している企業も多く見られました。

月額費用は下限値を2万円ほどで設定している企業が多いようですが、安いものだと月額1,000円から使えるもの、導入費用・月額費用ともに料金が一切かからないシステムもあるようです。コスト重視の企業であれば、クラウド型を選択するのが良いかもしれません。

しかし、安物買いの銭失いとなってしまっては元も子もありません。気になるシステムは資料請求して比較する、1カ月間の無料トライアルでお試し利用をしてみるなどをし、じっくりと検討してくださいね。

操作性などの使い勝手で選ぶ

システム導入に慣れていない企業であれば、料金・導入社数・多機能など、分かりやすいところのみで判断してしまいがちですが、導入の目的を忘れてはなりません。多くの企業が採用管理システムを導入する目的は「採用業務の効率化」ですよね。

スマートフォンが無ければ生活や仕事に支障が出るという方がいる一方で、ガラケーで充分という方もいます。昨今スマートフォンを持つ方も増えましたが、「半分も使いこなせていない」と感じている方も一定数いることでしょう。これは、採用管理システムも同様です。

便利な機能がたくさんあったとしても使いこなせない、使いづらくては充分に効果を発揮することはできません。ですから、採用担当1人のみで導入を決断するのではなく、利用する可能性のある社員などの意見も取り入れながら導入を検討するようにしてくださいね。

採用管理システムは宿泊業でも活躍する！

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採用管理システムは、宿泊業とも相性が良いシステムです。似た性質を持つ、予約管理システムを導入しているホテル・旅館であればなおのことでしょう。

今後もインバウンド需要の高まりが予想されているため、これから採用活動に力を入れようと考えているホテル・旅館もあるはずです。しかし、お客様対応の優先順位が高いため、採用活動が後回しになってしまっているということもあるのではないでしょうか。

そのようなホテル・旅館にこそ、採用管理システムの導入をおすすめします。採用にまつわる情報を一元管理しておけば、急なお客様対応が入っても情報が錯綜しません。

導入をしたことで採用に対する意識が高まる、ということもあるでしょうから、気になる企業はぜひ導入を検討してみてくださいね。

採用管理システムを導入して業務効率化を図ろう！

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採用管理システムの導入は、採用活動の効率化を大きく助けてくれることでしょう。いくらか費用はかかりますが、それ以上の効果を感じている採用担当者が多いようですので、選ぶ際の5つ指標を参考に、ぜひ比較検討・導入してみてくださいね。

また、ホテル・旅館の採用に関する悩みは、当サイト「おもてなしHR」のアドバイザーにご相談ください。採用管理システムこそ提供はしていませんが、貴ホテル・貴旅館に適したシステムの選択や、母集団形成についての相談も承ることができます。

宿泊業の採用活動全般のサポートを行っていますので、悩みがあればぜひ気軽にお問い合わせください。