メールが来ても慌てない！内定先から提出物を求められたときの適切な対応とは？

内定先から提出物のメールが届くこともある

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就職・転職活動を終え無事内定をもらった後も、内定先の企業と連絡を取り合うことがあり、その連絡手段としてメールが使用されます。

内定先から送られてくる主な内容は、「今後の予定」や「提出物」に関するものです。今後の予定は内定者のスケジュールが主な内容となるため、確認だけの場合も多く返信も難しくありません。

しかし、提出物に関する連絡への返信には注意が必要です。通常、内定後には内定承諾書や入社に必要な書類の提出を求められ、それらの詳細がメールで届くことも少なくありません。

内定先から提出物に関するメールが届いたら、返信だけでなく書類を添付する作業が加わります。内定先からのメールに落ち着いて対応できるよう、事前に準備しておきましょう。

内定先からメールがきたときの返信ポイント

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メールはビジネスにおいて欠かせないツールの一つです。内定先からのメールに返信する際、次の3つに注意しましょう。

早めに返信する

基本的に、書類の提出には期限が設けられています。しかし、書類の準備に時間がかかる場合を除いては、メールを受信して内容を確認したらできるだけ早く返信しましょう。

メールは都合の良いときに連絡できる便利なツールですが、早く返信をすることでやり取りを円滑に進められます。

件名を変更しない

内定先からのメールに返信する際は、件名を変更せずそのまま返信をするのが一般的です。

返信メールに「Re」を残すのは失礼であると思われがちですが、採用担当者は複数のメールを処理しているため、件名を変えられてしまうと内容を把握することに余計な時間がかかってしまいます。

誰からのどのような内容のメールがきたかを一目で判断しやすくするためにも、件名は残しておきましょう。

返信するメール本文はそのまま引用

件名を変更しないことと同じ理由で、本文もそのまま引用するのが基本です。

企業側は数多くのメールをやり取りしているため、件名だけではメールの内容を把握できないこともあります。担当者の手間を省くためにも、メールの本文を引用して返信しましょう。

【例文付き】内定先への提出物をメールで送る方法

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では、内定先への返信メールに提出物を添付する場合の例文をご紹介します。

メール件名

返信メールでは、件名を変えず「履歴つき返信」を使用しましょう。

メール宛名

担当者の名前がわかる場合は、会社名・部署名・名字を宛先にしてください。わからない場合は「ご採用担当者様」などと記載しましょう。

メール本文

文章は「挨拶・本文・結び」で構成します。

・挨拶

初対面の相手に対しては、「（これから）お世話になります」を使い、面識のある相手には「（現在）お世話になっております」を使用しましょう。

・本文

「さて」は「これから本文が始まります」と話題を変える意味で使用します。内定先の担当者から「必要書類を送ってほしい」とメールがきた場合は、「書類を送付いたします」と簡潔に返信するのがスムーズです。

・結び

「ご査収」は、よく中身を確認して受け取ることを意味します。また、「お忙しいところ大変恐れ入ります」と入れておくことで、相手への気遣いが伝わります。

メール署名

署名は、あなたが誰であるかを示すために必要な情報です。デザインよりも内容を重視し、「氏名・住所・電話・Eメール」の基本情報がわかるよう構成しましょう。

添付ファイル名

提出物のファイル名はわかりやすく示してください。「書類名_氏名」のほか、「書類名_氏名_20220401」のように提出する日付を入れても良いでしょう。

内定先とのメールのやり取りは入社後にも役立つ！

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今回は、内定先から提出物のメール連絡があった場合のポイントについてご紹介しました。

メールは、いまやビジネスに欠かせないツールの一つで、入社までのスケジュールや提出物の連絡など、内定先とのメールのやり取りは案外多いものです。

入社前からビジネスメールのマナーを学んでおくことで、入社後の仕事をスムーズに進めることができます。就職・転職活動の段階からメールのマナーを正しく理解し、実践できるようしっかり身に付けておきましょう。