履歴書は手渡しでも封筒に入れるのがマナー
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履歴書といえば、職歴や学歴、志望動機、自己PRなどの項目に注目されがちですが、封筒にも気をつけたほうがいいことをご存知でしょうか。
基本的に、履歴書は手渡しであっても封筒に入れておくのが良いとされています。履歴書の汚れ・破損を防ぐことができる、書類を丁重に扱っている印象になる、というのが主な理由でしょう。
また、手渡しのパターンは、下記の2つになることが大半です。
2．受付に渡すパターン
シチュエーションごとの履歴書・封筒の扱い方とあわせて、封筒を含めた書類の準備についてご紹介します。しっかりとイメージトレーニングをして、履歴書の手渡しに臨みましょう。
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持参する履歴書封筒のポイント
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まずは、履歴書持参前の封筒・履歴書の準備について解説します。郵送送付とは、封筒の扱いが異なりますので、しっかりとポイントを押さえておいてくださいね。
「宛名」「のり付け」「添え状」は必要なし
履歴書を郵送する場合には、宛名書きやのり付け、封をした印である「〆」の記入、添え状などが必要になりますが、直接持参する際にはこれらは必要ありません。
記入するのは、封筒・表面への「履歴書在中」あるいは「応募書類在中」の赤文字と、裏面の居住地の郵便番号・住所と氏名になります。
封筒のふた（ベロ）は採用担当者がすぐ開けられるよう、封をしないのがマナーです。また、封筒のふたの左直下に、持参する日付を記入すればより丁寧な印象を与えることができますので、忘れずに記入するようしましょう。
豆知識として覚えておきたいのは、添え状の扱いです。特に、職務経歴書などの他書類とあわせて履歴書を提出する場合は「添え状があった方が親切では？」と考えてしまうものですが、添え状の本分は、郵送時など対面で渡すことができない書類の補足説明。
添え状があることによって、評価がマイナスになるということは考えづらいものですが、手渡しの際は添え状は必要ない、ということは覚えておいて損はないでしょう。
封筒そのものもクリアファイルで保護
封筒は書類を保護するために用いられますが、いざ手渡しをするという時に取り出した封筒がボロボロでは、企業からの印象悪化は避けられません。
小さめのサイズの鞄を使っていたり、何度も封筒を鞄に出し入れしてしまえば、どうしてもシワや汚れはついてしまうもの。ですが、封筒そのものをクリアファイルで覆えば、むき出しの状態よりも綺麗な状態を長くキープすることができるはずです。
履歴書を見てもらう前に、印象を下げてしまわないよう、封筒にまで気を遣うように意識しましょう。封筒のサイズが大きい場合は、クリアファイルを封筒の両側面に被せ、封筒を囲うように保護するのがおすすめですよ。
履歴書はコピーを取っておくのがベター
履歴書の持参が面接選考と同タイミング、という方も少なくありませんよね。そんな方にぜひ覚えておいていただきたいのは、封筒に入れる前に履歴書や職務経歴書のコピーを取っておくというものです。
コピーを取っていれば、面接直前の書類の見返しが容易になります。企業へ渡す原本を汚さないためにも、面接官への受け答えをスムーズに行うためにも、できるだけ提出書類はコピーを取っておくことをおすすめします。
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履歴書の手渡しマナー：面接官に直接渡す場合
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持参当日、履歴書の入った封筒はどのような扱いを行えばよいのでしょうか。まずは、「面接官に直接渡す場合」の封筒・書類の扱い方をご紹介します。
事前入室時は封筒から取り出して準備しておく
面接官よりも先に面接会場に通された場合、クリアファイルに挟んだ書類一式を封筒から取り出し、クリアファイル・封筒の順に重ね、机の上に用意しておきましょう。目の前に机がない場合は、ももの上に用意しておけば、スムーズに手渡すことができます。
書類を渡すタイミングは、面接官入室後に挨拶を交わした後です。アイコンタクトを取りながら、「こちら、履歴書でございます。本日はよろしくお願いいたします！」と元気よく面接官に両手で手渡しましょう。
ただし、書類の向きには注意が必要です。面接官が読みやすいような向きで渡すことを忘れないでください。そうすればきっと、さらに印象が良くなるはずです。
また、「封筒やクリアファイルは持ち帰って構いませんよ」と話す面接官もいるようですが、この場合は、話の通り持ち帰って構いません。「いえいえ！使ってください！」などと無理に渡すことがないよう、注意してくださいね。
声掛けがない場合は質問を
面接官のいる会場へ入室する場合や、面接官と同じタイミングで入室をする場合であれば、面接官から「履歴書をいただいてよろしいですか？」などという声掛けがあるまで、封筒を取り出す必要はありません。
手渡しのポイントは、事前入室時と同様です。封筒から書類一式を取り出し、封筒の上に重ね、面接官向きに持ち替え、両手で渡すようにしましょう。
ただ、ごく稀に、面接官から履歴書の提出を促されないこともあるようです。この場合、面接官が声掛けを忘れているということが大半です。
もし、面接終盤まで提出を促されない場合には、最後の質疑応答などのタイミングで「持参した履歴書はいかがいたしましょう？」と、自ら声掛けを行うようにしてくださいね。
履歴書の手渡しマナー：受付に渡す場合
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続いて、履歴書を「受付に渡す場合」のポイントをご紹介します。
必ず封筒のまま手渡しをする
「履歴書の提出をお願いします」と声を掛けられれば、中身を取り出してしまいたくなるものですが、受付に渡す場合は、封筒に入れたまま提出するのが正しいビジネスマナーです。
履歴書を封筒から取り出してしまえば、応募者の個人情報はむき出しになってしまいますよね。これでは受付の方が扱いに困るのも、無理はありません。
封筒は、汚れ・シワを防ぐプロテクターとしての役割もあわせ持っていますので、受付では封筒ごと渡すのがマナーということを、忘れないようにしましょう。
受付に渡すときでも元気よく挨拶を
履歴書を受付で預かるのは、企業が応募者の書類管理を一元化するため、あるいは面接官に直接渡すことができなくなったというイレギュラー対応のいずれかが多いはずです。
前者の場合は、企業によって流れ作業的な印象を受けるかもしれません。後者の場合は、受付で事態を把握していることも多いので、親切丁寧に扱ってくれる可能性も高いでしょう。
ただ、いずれにしても受付も企業の一員。元気よく、履歴書を提出するに越したことはありません。
面接官同様、明るく手渡すことで、思わぬ評価に繋がることもあります。「ご担当者様にも、よろしくお伝えください。」と一言付け加えたり、事前に受付に提出することがわかっている場合には、送付状を用意するのも良いかもしれません。
以下の記事では、履歴書に使う写真について解説しています。詳しく知りたい方は参考にしてくださいね。
持参するときでも履歴書は封筒に入れておくべし！
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「履歴書持参時にもわざわざ封筒を用意しなければならないのか……」と思ってしまう方もいるかもしれませんが、封筒があるのとないのとでは、企業からの印象は異なります。
就職・転職は、人生を左右する一大イベント。少し手間をかけるだけで、「きちんとした人」という印象を付けることができますので、必ず履歴書は封筒に入れて持参するようにしましょう。
おもてなしHRでは、非常勤や契約社員、アルバイトなどの雇用形態別の職歴の書き方から学歴、資格や免許、本人希望欄などの履歴書の内容に関する記事を掲載中です。詳しく知りたい方は参考にしてくださいね。
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