特定技能で働く外国人を雇用する際、雇用契約書と雇用条件書は必須ではありませんが、作成しておくことが強く推奨されます。
契約書や条件書をきちんと整えておくことで、雇用トラブルを防ぎ、外国人材が安心して働ける環境を整えることが可能です。
この記事では、契約書に記載しておくと安心な項目や、日本語と外国語の併記のポイント、文化・習慣の違いへの配慮など、採用担当者が準備時に確認しておきたい実務的なポイントを解説します。
特定技能で働く外国人には雇用契約書・雇用条件書の作成を推奨
特定技能外国人を雇用する場合、法律上は雇用契約書の作成は必須ではありません。
しかし、実務上は労使間のトラブルを防ぎ、双方の権利や義務を明確にするために、以下のような書類を用意することが強く推奨されます。
| 書類 | 内容 |
|---|---|
| 雇用契約書 |
|
| 雇用条件書 |
|
これらの情報は文書化し、労働者に交付することが求められます。
また、書類は日本語だけでなく、労働者が理解できる母国語でも用意するか、日本語と併記することが重要です。
言語面での誤解を防ぎ、安心して働ける環境づくりにつながります。
なお、雇用契約書・雇用条件書の公式フォーマットは、出入国在留管理庁のウェブサイトから入手可能です。
初めての外国人雇用でも、公式フォーマットを活用すればスムーズに作成できます。
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おもてなしHRに採用の相談をする特定技能で働く外国人向け｜特定技能雇用契約書の記載内容
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特定技能外国人を雇用する際には、契約書に必要な項目を漏れなく記載することが重要です。
以下のポイントを押さえることで、雇用主と労働者双方の権利・義務を明確にできます。
雇用契約書に記載すべき主な項目
- 契約当事者：企業（甲）と特定技能外国人（乙）
- 契約開始日・期間：在留資格許可日から契約開始、契約終了は期間満了または在留資格喪失時
- 情報共有：在留資格に関する審査結果を双方で共有
- 署名・押印：企業と外国人がそれぞれ署名・押印
上記の項目を正確に記載することで、契約内容に関する誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。
また、作成にあたっては、出入国在留管理庁の提供する特定技能雇用契約書テンプレートを参考にすると安心です。
出入国在留管理庁の特定技能雇用契約書テンプレートはこちら
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特定技能で働く外国人向け｜雇用条件書の記載内容
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雇用条件書は、特定技能外国人の具体的な労働条件を明確にするための書類です。
給与や勤務時間、休日などを詳細に記載することで、労使間の認識のズレを防ぎます。
雇用条件書に記載すべき主な項目
- 雇用契約期間：開始日・終了日、更新の有無、更新上限、無期雇用転換条件
- 就業場所：事業所名・所在地・連絡先、派遣雇用の有無
- 業務内容：従事すべき分野・業務区分、変更の可能性
- 労働時間：始業・終業時刻、所定労働時間、所定時間外労働の有無、変形労働時間制・交代制の適用
- 休日・休暇：定例休日、非定例休日、年次有給休暇、一時帰国休暇、その他休暇
- 賃金：基本賃金、諸手当、割増賃金率、賃金締切日・支払日・支払方法、昇給・賞与・退職金・休業手当
- 退職に関する事項：自己都合退職の手続き、解雇の事由及び手続き
- その他：社会保険・労働保険の加入状況、健康診断、相談窓口、帰国時の旅費負担
上記の項目を整理して記載することで、雇用者と外国人労働者双方にとってわかりやすく、安心して契約を交わすことが可能です。
作成にあたっては、出入国在留管理庁の雇用条件書テンプレートを活用することをおすすめします。
出入国在留管理庁の雇用条件書テンプレートはこちら
特定技能で働く外国人向け｜特定技能雇用契約書・雇用条件書記入例
記入例を確認することで、契約書や雇用条件書にどの項目を、どのように記載すればよいかイメージしやすくなります。
特に初めて外国人を雇用する場合は、条項の抜けや誤解の防止にも役立ちます。
ここでは、出入国在留管理庁が提供する公式テンプレートを基に、実際の記入例を作成しました。契約書や条件書の作成手順や書式の参考として活用してください。
記入例｜特定技能雇用契約書
特定技能外国人の署名欄は、必ず本人に自筆で記入してもらいましょう。
記入例｜雇用条件書
賃金に関しては、特に詳細に説明することが重要です。
手取り額や各種手当の有無など、誤解が生じやすい項目は正確かつ丁寧に記載し、外国人が自身の給与内容をきちんと理解できるようにします。
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おもてなしHRで外国人採用を始める特定技能外国人の雇用契約書及び雇用条件書作成時の注意点
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特定技能外国人を雇用する際、契約書や条件書に記載する内容や運用方法を誤ると、トラブルにつながることがあります。
ここでは、作成時に押さえておきたいポイントを具体的に解説します。
1.必須項目を明確に記載する
契約書や条件書には、賃金、勤務時間、休日・休暇など、必須となる項目を漏れなく明記することが重要です。
特に賃金については、基本給だけでなく手当や割増賃金率も具体的に記載しましょう。
残業代の有無や固定残業代の計算方法なども明示することで、誤解を防ぎ、労使間のトラブルを未然に防止できます。
2.日本語と外国語で併記する
契約書や条件書の内容を正確に理解してもらうためには、日本語だけでなく、母語での併記も効果的です。
出入国在留管理庁が提供する多言語テンプレートを活用することで、内容の誤解を防ぎやすくなります。
以下が、出入国在留管理庁がテンプレートを用意している言語です。
- 英語
- ベトナム語
- タガログ語
- インドネシア語
- タイ語
- ミャンマー語
- カンボジア語
- モンゴル語
- ネパール語
- 中国語
ただし、利用する端末や環境によっては言語が正しく表示されない場合もあるため、事前に確認しておくようにしましょう。
出入国在留管理庁の英語及び9か国語による様式はこちら
3.文化・習慣の違いに配慮する
外国人労働者を雇用する際は、文化や習慣の違いに注意することが大切です。
たとえば、休日や休暇の感覚は国によって異なり、宗教的な理由で特定の日に休む必要がある場合や、日本の慣習とは違った休暇の取り方を希望する場合があります。
また、会議や連絡手段などのコミュニケーションスタイルも異なるため、誤解や不満を防ぐために事前に説明したり、工夫して対応することが必要です。
業務上の慣習の違いから生じやすい誤解や、指示の伝え方のズレにも注意しましょう。
実務例としては、宗教的休日の取得方法や残業申請の手順を母国語で併記して説明することで、トラブルを未然に防ぐことができます。
4.トラブル防止の運用方法を確認する
契約書や条件書への署名・押印は基本ですが、それだけでは不十分です。内容を外国人労働者に説明し、理解と同意を得てから署名してもらうことが重要です。
また、契約書や条件書の保管方法を明確にし、必要なときに確認できるようにしておくことも大切です。
よくあるトラブルとしては、賃金や休暇日数に関する認識のずれがあります。これを防ぐには、書面で明確に示し、質問を受け付けながら事前に説明することが有効です。
さらに、契約更新や退職時の費用負担についても、事前にルールを決めて周知しておくことで、トラブルの発生を減らせます。
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おもてなしHRに紹介依頼をする特定技能外国人の雇用契約書に関するよくある質問
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ここでは、特定技能外国人の雇用契約書に関するよくある質問をまとめました。書類を作成する際の参考にしてくださいね。
雇用契約書と雇用条件書の違いは何ですか？
どのタイミングで契約書を作成すればよいですか？
契約書は日本語だけでいいですか？
契約書に署名・押印は必ず必要ですか？
契約書や条件書の保管はどうすればよいですか？
出典：特定技能関係の申請・届出様式一覧/出入国在留管理庁特定技能外国人を雇用する場合は雇用契約書と雇用条件書の用意を忘れずに
特定技能外国人を雇用する際は、雇用契約書と雇用条件書をきちんと用意することが重要です。
契約内容や勤務条件を明確にすることで、労使間のトラブルを防ぎ、外国人スタッフが安心して働ける環境を整えられます。
また、必要な人材を効率よく採用するためには、おもてなしHRの活用がおすすめです。
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