外国人スタッフの採用が増える中、特定技能で働くスタッフが退職するケースも珍しくありません。

企業としては、退職の際に必要な手続きを漏れなく行い、法令や在留資格のルールを守ることが求められます。

この記事では、特定技能外国人が退職した場合に企業が行うべき届出手続きや必要書類、退職理由別のフローを整理し、ハローワークへの届出や本人対応のポイントまで具体的に解説します。

企業で人事・総務を担当する方が、実務で迷わず対応できるようにわかりやすくまとめました。

特定技能外国人が退職した場合、企業は届出を14日以内に提出する

特定技能外国人が退職した場合、受け入れ企業には一定の義務があります。

最も重要なのは、退職が確定した日から14日以内に「特定技能雇用契約の終了に係る届出書」を提出することです。

この届出は、外国人の在留資格や就労状況を入管に正確に伝えるための手続きであり、期限を過ぎると罰則やトラブルの原因となる場合があります。

企業は、退職理由に関わらず、この届出を期限内に行うことを徹底するようにしましょう。

また、提出方法はインターネット・窓口・郵送のいずれも可能であり、自社の体制や状況に合わせて選ぶことができます。

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特定技能の退職手続きは退職理由によって届出や対応が異なる

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特定技能外国人の退職手続きでは、退職理由によって必要書類や対応が異なります。

企業は退職理由を正確に確認し、それに応じて適切な手続きを進めることが重要です。

以下の表で、退職理由に伴う提出書類や追加書類を確認しておきましょう。

表のとおり、自己都合退職や契約期間満了の場合は届出書を提出すれば手続きは完了しますが、解雇や受入れ困難による退職では、追加の書類を添付しなければなりません。

どの場合も、退職理由や契約内容を記録しておくことで、後のトラブル防止や入管への対応がスムーズになります。

特定技能外国人の退職手続きフロー

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特定技能外国人が退職する場合、企業は一連の手続きを順序立てて進めることが重要です。

ここでは、退職の申し出から届出書の提出、本人対応、ハローワークや年金事務所への届出までの流れをわかりやすく解説します。

1. 退職の理由と意思を確認する
2. 必要書類を準備する
3. 届出書を提出する
4. 本人への対応を行う
5. ハローワーク・年金事務所への届出を行う

1.退職の理由と意思を確認する

まずは、退職の申し出があった場合に、退職の意思や理由を正確に確認します。

たとえば、フロントスタッフのAさんが「家庭の事情で退職したい」と申し出た場合は自己都合退職として手続きを進めます。

一方、契約期間満了で退職する場合や、客室清掃スタッフのBさんを業務縮小のために解雇する場合では、対応や提出書類が異なります。

企業はそれぞれのケースに応じた手順を把握しておくことが重要です。

2.必要書類を準備する

退職理由に応じた書類を準備します。自己都合退職や契約期間満了の場合は「特定技能雇用契約の終了に係る届出書」を用意します。

解雇や受入れ困難の場合は、さらに「特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出」の添付も必要です。

たとえば、客室清掃スタッフが業務縮小で退職する場合、業務量減少の資料や社内説明の記録も添付すると、後の入管対応がスムーズになります。

3.届出書を提出する

届出書の提出方法は、インターネット・窓口・郵送の3つがあります。それぞれの手続き方法と注意点は以下のとおりです。

インターネット提出

出入国在留管理庁の電子届出システムを利用して、オンラインで届出を行うことができます。

事前に利用者情報の登録が必要なため、初回は準備に時間を要しますが、遠隔地でも手続きを進められる便利な方法です。

窓口提出

特定技能所属機関の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理官署（空港支局を除く）に直接持参して提出します。

詳細は地方出入国在留管理官署や外国人在留総合インフォメーションセンター（0570-013904）に問い合わせると安心です。担当者に確認しながら提出できるので、書類不備を避けやすい方法です。

郵送提出

身分を証する書類の写しを同封し、特定技能所属機関の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理官署宛てに送付します。

封筒の表面には朱書きで「特定技能届出書在中」と記載して送ることが必要です。郵送の場合は書類の到着確認や送付方法に注意しましょう。

4.本人への対応を行う

退職時には、雇用保険や社会保険の資格喪失手続きの案内を行います。

さらに、退職者が日本での就労を継続希望する場合は、転職先での在留資格変更手続きについての案内も必要です。

たとえば、客室清掃スタッフのBさんが別の職場に移る場合、在留資格維持の条件や必要書類を説明し、退職証明書や雇用条件書の受け渡しを行います。

5.ハローワーク・年金事務所への届出を行う

退職手続きの最後のステップとして、企業はハローワークや年金事務所への届出を行います。

雇用保険に加入している場合は「資格喪失届」を、非加入者の場合は「外国人雇用状況届出」を提出し、退職者の雇用保険や社会保険の資格を正確に整理します。

また、年金事務所に対しても、社会保険・厚生年金の資格喪失手続きを行い、退職者の記録を更新しておくことが重要です。

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特定技能外国人が退職手続きをする際の注意点

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以下のチェックリストを参考に、退職手続きをスムーズに進めましょう。

上記のチェック項目を事前に整理しておくことで、退職手続きを漏れなく進められます。

特に提出期限や在留資格の確認は、トラブルを防ぐうえで重要なポイントです。

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特定技能の退職手続きに関するよくある質問

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特定技能外国人の退職に関して、企業が迷いやすいポイントを整理しました。下記の質問と回答を参考に、手続きをスムーズに進めましょう。

特定技能外国人スタッフから退職の申し出があった場合、企業はまず何をすればいいですか？

まずは退職の意思や理由を正確に確認しましょう。自己都合退職の場合と契約期間満了や解雇の場合では、対応や必要書類が異なります。それぞれのケースに応じて、届出書や証明書類の準備を進めることが重要です。

契約期間満了で退職する場合も届出は必要ですか？

はい、契約期間満了で退職する場合も「特定技能雇用契約の終了に係る届出書」の提出は必須です。加えて、契約終了を証明する書類（雇用条件書など）を添付しておくと、入管への説明がスムーズに行えます。

退職者が日本での就労継続を希望している場合、どのようなサポートが必要でしょうか？

退職後に転職先での就労を希望する場合は、在留資格が維持できるかどうかの確認が必要です。企業側は、退職証明書や雇用条件書など、必要書類の受け渡しを行い、転職先での在留資格変更手続きの案内をサポートします。

特定技能外国人の退職手続きは、退職が決まったら速やかに対応を

特定技能外国人の退職手続きでは、退職理由に応じた届出書類の準備や提出、本人対応、ハローワーク・年金事務所への届出など、企業が行うべき手続きが複数あります。

退職の意思を確認したら、速やかに手続きを進めることで、トラブルや手続き遅延を防ぎ、在留資格や社会保険の管理もスムーズに行えます。

特にホテル業界では、フロントや客室清掃などの現場人材が不足しやすく、退職や欠員は業務運営に大きな影響を与えます。

退職手続きを適切に行うと同時に、採用や定着の体制も整えておくことが重要です。

人材不足や外国人スタッフの採用・定着に関するお悩みがある場合は宿泊業専門のエージェント「おもてなしHR」にお気軽にご相談ください。

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