在職中の転職活動！折り返し電話をかける際のポイントとは？
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転職活動中は、応募先の企業から電話が掛かってくるものです。在職中に転職活動を進めていると、すぐに対応できないこともありますよね。
応募先からの電話に出られなかったからといって、選考に影響することはないので安心しましょう。しかし、電話を折り返す際の態度や言葉遣いはチェックされています。
この記事では、応募先企業に折り返し電話を掛ける際のマナーや、ポイントを押さえた用件の伝え方、よりスムーズに連絡を取り合う方法について解説します。
きちんとした印象を残すために、しっかりチェックしてくださいね！
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在職中の転職活動:折り返し電話を掛ける際のマナー
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電話は相手の顔が見えないもの。声によるやり取りで人柄や常識をアピールするためには、以下のマナーを守りましょう。
なるべく当日中に折り返す
応募先からの電話に出られなかった場合、なるべく当日中に折り返すのがベスト。
連絡が付かないまま時間が経過すると、相手に心理的な負担を与えたり、多くの手間を掛けさせてしまいます。当日中の折り返しができない場合は、メールで謝罪し、後日折り返す旨を伝えても良いかもしれません。
電話を掛ける時間に配慮する
電話を掛ける際は、時間を見計らうことが重要です。昼休み直前や営業終了時間の間際など、バタバタしていることが予想される時間は避けて連絡しましょう。
転職活動中は「早く用件を知りたい！」と焦ってしまうものですが、一呼吸置いてタイミングを整えてくださいね。
また、残業などで担当者が会社に残っている可能性があっても、営業時間外に掛けることはNG。24時間営業のホテルなどでも、深夜や早朝などの時間帯は避けましょう。
留守番電話・メールを事前にチェック
応募先からの着信に気が付いた後はすぐに折り返すのではなく、留守番電話やメールを事前にチェックしましょう。
留守電話やメールにメッセージが残っていれば用件が分かり、電話でのやりとりがスムーズに進むはずです。
名乗りを明確に
折り返し電話を掛けた際、電話口の相手は受付担当者やアシスタントである可能性が高いと考えられます。
スムーズに取り次いでもらうためには自分が誰なのか、なぜ電話を書けたのかを明確に伝えましょう。
配慮の言葉を挟む
折り返しであっても、電話をするということは相手に時間を取らせるということ。次のような言葉を挟んで、柔らかい印象を与えましょう。次のフレーズを覚えておくと便利です。
- ・「お忙しいところ恐れ入ります。」
- ・「先ほどお電話をいただいたのですが、出られなくて失礼いたしました。」
また、在職中であれば、折り返し電話するチャンスがあるのは昼休みだけということもあるでしょう。やむを得ずお昼時に掛ける時には、次のようなフレーズが使えます。
- ・「お昼時に申し訳ございません。」
このような配慮の一言を挟むだけで、電話口での印象がグッと良くなるはずです。
電話で話すことを整理する
応募先に電話を掛ける際は、どうしても緊張してしまいますよね。緊張すると、何を話せばいいのか分からなくなってしまう人も居るのでは。
そうならないために、電話を掛ける前に話すことを整理しましょう。名乗りや取次のお願いでの言い回しを考え、メモに控えておけば落ち着いて話せます。
また、選考の状況などから用件はある程度推測できるはず。例えば応募書類を提出した後に掛かってきた電話であれば、面接日時の調整の件である可能性が高いと考えられますよね。その場合は、あらかじめスケジュールを確認してから折り返しましょう。
静かな場所でメモを用意する
応募先とのやり取りに限らず、大事な電話は静かな場所で、メモを取りながらすることが鉄則です。
話の食い違いや、電話を切った後に内容を忘れて再度の連絡が必要になることを防ぎましょう。
今の職場にも配慮する
在職中の転職を成功させるには、今の職場に対する配慮も必要です。業務時間中に長電話したり、自席で面接日時の話をして転職活動がバレたりしないように注意しましょう。
休み時間などを利用し、人目につかない場所で折り返してくださいね。
なお、以下の記事では在職中の転職活動を成功させるポイントについてまとめて解説しています。併せてご参照ください。
ホテル＆旅館業界の就職・転職についての記事
在職中の転職活動:電話を折り返す際の例文を見てみよう
ここまでのポイントをふまえて、応募先に折り返し電話を掛ける際の例文を見てみましょう。例文は基本の言い回しなので、掛けるタイミングを見て適切に言い換えてくださいね。
名乗り～取り次ぎの依頼まで
「お忙しいところ申し訳ございません。先日、貴社の○○様に面接していただきました、おもてなし 花子と申します。先ほど、貴社からお電話をいただいたのですが、出られなかったため、折り返し連絡いたしました。恐れ入りますが、○○様にお取次ぎいただけますでしょうか。」
取り次ぎ～担当者へのあいさつまで
「お忙しいところ恐れ入ります。先ほどお電話をいただきました、おもてなし 花子です。お電話に出られず、申し訳ございませんでした。」
また、ビジネスシーンにふさわしい電話応対については、以下の記事で詳しく解説しています。併せてご参照ください。
在職中の転職活動:電話のやり取りをスムーズにする方法
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電話に出られなかった際は、上記のマナーを守った上で折り返せば大丈夫です。また、連絡のやり取りをスムーズにするためには、以下の方法が有効です。ぜひ押さえておきましょう。
連絡が付きやすい時間帯・手段を伝える
まずは応募の時点で、連絡が付きやすい時間帯・手段を伝えましょう。エントリーシートや履歴書に記載欄があるので、空欄にせずしっかり埋めてくださいね。電話よりもメールでの連絡が望ましければその旨を伝えても良いでしょう。
ただし、自分の都合ばかりを押し付けないように注意してください。応募先の営業時間を加味し、常識的な時間帯を選びましょう。
応募先から電話が来ることを想定する
転職活動中は、応募先から電話が掛かってくることを想定して行動しましょう。留守番電話サービスを設定したり、こまめに着信履歴を確認したりすることがおすすめ。
また、知らない電話番号からの電話も無視せず、電話番号検索で調べてくださいね。
相手が不在であることも想定する
応募先企業に折り返し電話しても、掛けてきた相手は不在にしているかもしれません。そのことを想定していなければ、慌てて一方的に話してしまったり、無言になってしまったりと、電話口の印象を損ねる恐れがあります。
相手が不在だった場合は、受付担当者に何時ごろに戻る予定なのかを確認し、その時間に再度電話しましょう。「こちらから折り返し連絡させます。」と案内された場合は、それに従ってOKです。
転職エージェントを活用する
在職中の転職活動には、転職エージェントの活用がおすすめです。
転職エージェントは応募者に代わって企業とのやり取りをしてくれます。連絡事項も転職エージェントの担当者を通すので、スムーズに話を進められるでしょう。
なお、以下の記事では転職エージェントの活用方法について詳しく解説しています。併せてご参照ください。
電話のマナーを守ってスムーズに転職活動を進めよう
電話を掛ける際のマナーや配慮は、応募先企業への印象を大きく左右します。人となりが見られているのは面接の場だけではないということを、しっかり意識してくださいね。
また、ホテル・旅館への転職を検討する際には、おもてなしHRをご活用ください。
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