離職票の書き方がわからない人事必見!離職証明書の記載ポイントを押さえてスムーズな退職手続きを行おう!

「離職票を送付いただけますか?」と退職者から依頼され、離職証明書をハローワークで受け取ったものの、書き方がわからない…。人事・労務の歴が短ければ、困ってしまうのも無理はありません。離職票発行時に提出が必要な「離職証明書の書き方」を項目ごとに解説しますので、ぜひ退職手続きを進める参考にしてくださいね。

離職票・離職証明書の書き方:取得方法

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まずは、用紙の取得方法をおさらいしておきましょう。

 

離職票を発行するためには、企業からハローワークへ「雇用保険被保険者離職証明書(以下、離職証明書)」を提出しなければなりません。退職者の雇用保険脱退にかかる「雇用保険被保険者資格喪失届」も、同時に提出するのがベストです。

 

ただ、雇用保険被保険者資格喪失届はインターネット上で用紙をダウンロードすることが可能ですが、離職証明書は直接ハローワークに出向かなければ取得することはできません。これは、離職証明書が「複写式」であるということが関係していることでしょう。

 

離職証明書は、下記3枚綴りの複写式となっています。

 

  • ・1枚目:離職証明書(事業主控)
  • ・2枚目:離職証明書(ハローワーク提出用)
  • ・3枚目:離職票-2

 

まだ用紙を取得していないという人事担当者は、ハローワークで用紙を取得する、あるいは後述する電子申請を検討しても良いかもしれません。

 

「離職証明書」の理解を深めたい方は、先に下記記事に目を通しておけば、理解がスムーズに進むはずですよ。

 

企業からハローワークへ離職証明書の提出が必要になるのはどんな時?概要や提出のフローを解説!

 

離職票・離職証明書の書き方:各項目の解説

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企業が離職証明書に記載する事項は、全てで14項目にも上ります。用紙を手元にご用意のうえ、見比べながら確認をしてみてください。

 

1.被保険者番号(4桁-6桁-1桁の計11桁)

退職者の雇用保険加入時にハローワークから発行された「資格取得等確認通知書」あるいは「雇用保険被保険者証」に記載のある番号を、正確に記載しましょう。

 

ただし、1981年7月6日以前に雇用保険に加入した退職者には、現行の11桁とは異なり「16桁」の被保険者番号が採番されています。上下に番号の記載があるはずですので、下段の10桁を左詰めで記載するようにしてください。残り右枠は空欄で問題ありません。

 

2.事業所番号(4桁-6桁-1桁の計11桁)

1の被保険者番号と同様に、自社の事業所番号を「資格取得等確認通知書」あるいは「雇用保険被保険者証」を確認しながら、正確に記載しましょう。

 

3.離職者氏名

退職者の氏名を記載します。

 

4.離職年月日

退職者の籍があった最後の年月日を、0を省略しない6桁で記載します。原則、雇用保険被保険者資格喪失届に記載する年月日と同様です。

 

5.事業所の名称・所在地・電話番号+事業主印の押印

企業情報を、記入あるいはゴム印で記載します。2枚目のハローワーク提出用のみ、記載欄右側に「企業の丸印」の押印が必要となりますので、注意してくださいね。

 

6.離職者の住所又は居所

退職者の「退職時点」の住所を記載します。

 

ただし、退職者の希望により、新しい引越し先の住所を記載するように依頼される場合があります。これは、失業給付にかかる手続きが「居住地の管轄するハローワーク」でのみ行われるためです。希望があった場合は、新住所を記載してあげましょう。

 

引越し先が未定の場合は、引越し後に退職者本人の手続きが必要な旨を伝えましょう。ハローワークで「受給資格者氏名・住所変更届」を提出する必要がある、と説明してあげるとより親切です。退職者の電話番号の記載も、忘れずに行いましょう。

 

7.離職理由・事業主記入欄

離職理由欄は、見開きの右ページに大きく設けられている項目です。下記6分類・20項目から、退職者の該当する退職理由に丸をつけましょう。

 

  • ・1:事業所の倒産によるもの((1)(2)に細分化)
  • ・2:定年によるもの
  • ・3:労働契約期間満了等によるもの((1)~(4)に細分化)
  • ・4:事業主からの働きかけによるもの((1)(2)(3①②)に細分化)
  • ・5:労働者の判断によるもの((1①~⑦)・(2)に細分化)
  • ・6:その他

 

そのうえで、事業主記入欄に具体的かつ簡潔にまとめた退職理由を記載します。退職者の失業保険・給付金額の決定にも大きく関わる事項ですので、記載は必須です。丸をつけただけで満足しないよう、気を付けてくださいね。

 

また、退職理由によって添付する資料が異なります。詳しくは、末尾の厚生労働省・WEBサイトから確認するか、電話・窓口で確認を取るようにしてください。

 

8.被保険者期間算定対象期間

この項目は、A欄とB欄に分かれており、被保険者の属性によって記載欄が異なります。基本的には、属性に合わせたいずれかの欄に記載すれば問題ありません。

 

  • ・A欄:一般被保険者・高年齢被保険者
  • ・B欄:短期雇用特例被保険者

 

「離職日の翌日」の欄には、「4.離職年月日」の翌日を記載します。それ以降は、過去2年間の中で退職者が被保険者ではなかった期間を除き、退職日に近い順で遡った過去12カ月を記載していきます。

 

次項「9.8の期間における賃金支払基礎日数」が11日以上となる完全月を、12カ月分記載する必要があるので、10日以下の場合は該当月を除いて記載を進めます。

 

加えて、期間中に産休・休業・海外勤務などの理由から、継続して30日以上賃金が支払われない状況がある場合も、該当月を記載する必要はありません。間違いやすいので、注意してください。

 

9.8の期間における賃金支払基礎日数

「8.被保険者期間算定対象期間」に記載した月ごとに、賃金の支払い対象となった日数を記載します。ご注意いただきたいのは、必ずしも退職者の出勤した実働日数を記載する必要はない、ということです。

 

月給制の正社員・契約社員などの場合は1カ月の全日数を記載すれば良いので、30日や31日の表記になることが多いでしょう。一方、日給制のアルバイトなどは、実働日数を記載します。

 

欠勤などで休んだ日がある場合は、完全月給制・日給月給制・日給制など、企業が採用する制度により記載日数が異なります。

 

末尾の厚生労働省・WEBサイトには、9つの記入例が紹介されていますので、参考にしながら記載を進めるのもよいでしょう。不明点があれば、ハローワークに問い合わせてみてください。

 

10.賃金支払対象期間

「8.被保険者期間算定対象期間」と照らし合わせながら、企業の支払サイトに準じた賃金支払対象期間を、退職日から遡って記載します。

 

次項の基礎日数が11日以上となる月が6カ月以上あれば、それ以前の記載は省略できるため、律儀に全ての行を埋める必要はありません。

 

また、締日を迎えずに退職をした場合は、「前月分の締日~離職日」を記載し、次項「11.10の基礎日数」をその分減らします。「9.8の期間における賃金支払基礎日数」と日数は異なることになりますが、問題ありませんので安心してくださいね。

 

11.10の基礎日数

賃金支払の基礎となった日数を記載します。有給休暇・休日出勤や半日出勤であっても、1日として計算をします。

 

これの項目も「9.8の期間における賃金支払基礎日数」同様、月給制は期間中の全日数を、日給・時給制は実働日数のみを書き入れるようにしましょう。

 

12.賃金額

この項目も「8.被保険者期間算定対象期間」同様、A欄とB欄に分かれており、規定によって記載する欄が異なります。

 

ただし、「8.被保険者期間算定対象期間」でA欄に記載をしたからと言って、本項目でもA欄に記載する、というものではありません。別物と考え、記載を進めましょう。A欄・B欄はそれぞれ、下記に従ってください。

 

  • ・A欄:賃金が月または週などによって定められている場合
  • ・B欄:賃金が日、時間、出来高による場合

 

通勤手当を複数月まとめて支払う場合には、該当の月数で割り、それぞれの月に算入します。また、月決の賃金・日給がそれぞれ発生する労働下にいた退職者であれば、A欄・B欄を区別して記入し、合計額を計欄に記載します。

 

13.備考

賃金の未払いや、休業、賃金締切日の変更、欠勤日などの月ごとの特記事項を記載しましょう。

 

14.賃金に関する特記事項

毎月支払われる賃金以外で発生した賃金について記載をします。この特別な賃金は、3カ月以内の期間ごとに支払われるもの、という規定が設けられています。

 

退職者本人の記載必要な項目

1~14までの項目は全て、1枚目の事業主用の離職証明書に記載をすれば複写されますが、2枚目のハローワーク提出用の離職証明書の中には、退職者が確認・記名押印または自筆による署名が必要な箇所があります。

 

その項目は15~16、「賃金などの情報の記載内容に齟齬がないかの確認」「退職理由への異議の有無」の2箇所です。退職者の了承なしにハローワークは受理できませんので、忘れずに退職者へ確認を取るようにしましょう。

 

厚生労働省が発表している、雇用保険の事務手続きについての資料「第5章 被保険者についての諸手続き」の40ページ以降で詳細が確認できますので、不明点をチェックしながら記載を進めてみてくださいね。

 

参照:雇用保険事務手続きの手引き / 厚生労働省

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離職票・離職証明書の書き方:注意点

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離職証明書の書き方の注意点を4つご紹介します。

 

書ききれない場合は「続紙」を使う

退職者の勤務期間によっては、1枚の離職証明書に納まりきらないということもあるでしょう。その場合は、もう1セットの離職証明書に「続紙」と記載をすれば、使用可能です。

 

続紙には、下記3項目の記載は必要ありません。しかし、その他の欄は記載が必要ですので、注意してくださいね。

 

  • ・5.事業所の名称・所在地・電話番号+事業主印の押印
  • ・6.離職者の住所又は居所
  • ・7.離職理由・事業主記入欄

 

8~14「離職日以前の賃金支払状況等」の斜線を忘れずに

使用しなかった欄は、斜めの斜線を引きます。枠ごとに1つずつ斜線を引く必要はありませんが、斜線がなければ記載漏れとも捉えられる可能性が高まりますので、最後には忘れずチェックをしましょう。

 

企業の押印と退職者の署名・押印を最終確認する

押印・署名をチェックすれば、離職証明書の最終チェックは終了です。

 

企業の押印が必要な箇所は、事業主欄のみです。事業主欄の欄外左部の余白に、捨印を押しておけば、ハローワークが代理で訂正してくれる訂正印の代わりとなるので、手続きがスムーズに進みます。

 

退職者の押印が必要な箇所は、2枚目のハローワーク提出用の2箇所です。前述「退職者本人の記載必要な項目」でもご紹介した通りですが、可能であれば在職中に作成を済ませ、退職者本人に確認をしてもらった後に、ハローワークに提出するのがベストです。

 

提出時に必要な添付書類

提出時に、必ず必要になるのは「離職までの賃金や支払期間を確認できる資料」です。労働者名簿・出勤簿(タイムカード)・賃金台帳などが挙げられます。

 

また、離職理由に応じた「離職理由を確認できる資料」も併せて提出する必要があります。19の離職理由に応じ、それぞれ用意する資料が異なりますが、基本的には「就業規則」「労働契約書」など、離職理由が証明できれば問題ありません。忘れずに、用意しましょう。

 

退職者が多ければ別の申請方法も!

冒頭でも「電子申請」について触れましたが、総務省が運営する電子政府の窓口「e-Gov」を利用すれば、ハローワークの窓口で用紙を取得する必要はありません。

 

また、事前申請を行えば、企業で用意した形式の離職証明書でも届出が可能になります。退職者が多い企業は、電子申請・自社で作成したフォーマットの離職証明書の提出を、検討してみても良いかもしれません。

 

参照:e-Gov(イーガブ)電子申請 / 総務省

 

離職票・離職証明書の書き方:記載後のフロー

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離職証明書への記載が終わったら、どのような流れで退職者のもとへ離職票が届くのかを、今一度おさらいしましょう。

 

  • 1.離職証明書・雇用保険被保険者資格喪失届を作成
  • 2.退職予定者に離職証明書の内容を確認してもらう
  • 3.ハローワークに提出
  • 4.ハローワークから企業に離職票が届く
  • 5.企業から退職者へ渡す

 

注意点は、退職者へ離職票が渡される流れです。

 

ハローワークから退職者のもとへ離職票が送付されることは、再発行時以外はありません。基本的には、企業から郵送で退職者へ送付することになります。ですので、離職証明書をハローワークへ提出しただけで満足しないよう、注意してくださいね。

 

離職票・離職証明書の書き方を覚えて迅速な対応を!

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離職票は、退職者の失業給付金に関わる重要な書類です。記載に誤りがあったり、対応が遅れるだけでも、退職者の生活を左右しかねません。

 

よって、可能であれば退職者が在籍しているうちに、離職証明書への記載・退職者本人の確認と押印を済ませることを意識してください。笑顔で新天地に送り出す準備を整えることは、人事・労務にしか務まりません。

 

「離職証明書の書き方をマスターした!」という人事が次に目を向けるべきは、新たな人材の確保です。

 

当サイト「おもてなしHR」では、ホテル・旅館に特化した人材紹介を行っています。退職者が続き、採用活動が難航している…という企業があれば、ぜひお気軽にご相談ください。

 

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