リファレンスチェックとは？

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リファレンスチェックとは、企業が応募者の経歴や前職での働きぶりを第三者に問い合わせることです。第三者と呼ばれる人は、主に前職の上司や同僚などが多い傾向があります。

このチェックが行われる目的は、企業と応募者のミスマッチを防ぐことです。第三者の客観的な意見や、面接などで応募者から引き出せなかった内容をもとにして、採用担当者が判断した人物像と違いないかチェックするのです。

企業によってリファレンスチェックを行うタイミングは異なりますが、内定直前または内定直後に行われることが一般的です。本当に採用しても問題ないか確認するために実施させるので、内定がほぼ決まりそうな段階で行われます。

基本的に、確認される内容は仕事内容や成果、退職理由などが多いでしょう。もとは積極的に転職活動が行われるアメリカで多く用いられており、そのためか外資系企業ではマネージャークラス以上の人に対してよく実施されています。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックはメールや電話のどちらかで行われ、その際にはまず応募者に対してリファレンスチェックの目的や実施することを伝えなければなりません。

そのうえで、応募者から実施の承認をもらってはじめてリファレンス先を決めることになります。リファレンス先は自社で探すか、もしくは応募者に提案してもらう方法がありますが、一般には前職の上司2名に依頼することが多いようです。

リファレンス先が決まったら、第三者と連絡を取り、応募者について働きぶりや人柄について情報を集めるようにしましょう。最近ではオンライン完結型のチェックサービスもあるので、そちらを活用しても良いかもしれませんね。

リファレンスチェックのメリット

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リファレンスチェックの目的などを見てきましたが、どのような利点があるのか気になる方も多いのではないでしょうか。採用活動にリファレンスチェックを活用するメリットをご紹介します。

経歴・職歴詐称の発見

選考において、書類や面接で応募者が経歴・職歴などを偽ったり、誇張するケースがあります。その場合、リファレンスチェックがなければ、企業側で真偽を確かめるのは至難の業でしょう。

内定がほぼ決まりそうな段階で、提出・申告された内容に偽りはないか確かめることができれば、経歴や職歴の嘘に振り回されることはなくなります。

応募者とのミスマッチの軽減

採用活動で応募者の本質を見極めることは、非常に難しいものです。いくら履歴書や職務経歴書を見たり、面接で実際に本人に会ったとしても、受け取れる情報には限界がありますよね。

そこでリファレンスチェックを取り入れると、一緒に働いた経験のある第三者から、応募者の働きぶりや人物像などのリアルな情報を聞くことができます。

そのため、自社の企業文化とマッチするのか、自社が求めるスキルと人物像が合致しているのかについて判断基準となるのです。結果、入社後のミスマッチを防ぐことにもつながるのです。

選考の効率化

リファレンスチェックが行われるのは内定直前、または内定直後が多いと先述しました。一方で、選考フローの序盤に取り入れることで、採用選考を効率化することにもなります。

選考フローの序盤でリファレンスチェックが入ると、候補者のふるい分けができます。書類や面接などに虚偽があった場合、早い時期に候補者をはじくことができるので担当者にかかる負担を軽減できるでしょう。

入社後への活用

リファレンスチェックが役に立つのは、選考過程だけではありません。このチェックは入社後に応用することで、大きな意味を持ちます。

たとえば、事前に候補者の性格や価値観を把握できることから、今後のマネジメントの参考にも利用できます。得意・不得意なども知ることができるので、応募者が入社した後に活躍しやすい環境を用意しやすくなるのです。

応募者側も企業に、本当の自分自身を捉えてもらえるので働きやすく、自分のペースを守りながら即戦力として仕事ができるかもしれません。

リファレンスチェックの質問で確認するべき内容とは？

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リファレンスチェックを実施する際、重要となるのは「質問内容」です。主に重要な確認事項となるのは ”人柄” と ”前職での働きぶり” です。なかでも、どのような内容を確認すべきか、詳しくみていきましょう。

人柄

人柄は、これから先一緒に働く仲間として非常に大切なチェックポイントとなりますよね。

リファレンスチェックを行うときには、応募者の担当していた業務や具体的な仕事内容・実績のほか、上司や部下とはどのように関わっていたのかを確かめるようにしましょう。

もう一歩踏み込んだ内容としては、「もう一度働きたいと思うか」について率直な感想を求めても良いかもしれません。また、業務の遂行にあたって、性格的に応募者が改善すべき点はあったのかどうかも確認しておいて損はありません。

前職での働きぶり

前職での働きぶりは、自社で今後働くうえで見逃すことのできない情報です。

仕事のこなし方において、どのようなところが長所・短所なのか、責任感のある人物なのか、仕事に対してどのような価値観で働いていたのかについて確認してみてください。

加えて、業務を進めていくうえで、チームと個人ではどちらが向いているかなども重要なポイントです。さらにミスをした際には、どのように乗り越えるのかについてもチェックしたほうがいいでしょう。

リファレンスチェックを取り入れる注意点

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採用活動にリファレンスチェックを新たに導入するとき、気を付けなければならない点があります。うまく活用するために、注意点を確認しましょう。

個人情報の取り扱いに気を付ける

リファレンスチェックは応募者の同意のもとに行われるので、個人情報保護に違反することはありません。

ですが、仮に企業が応募者の同意を得ず、勝手に第三者に連絡を取るようなことがあれば、違法と判断される可能性が高いでしょう。リファレンスチェックを行う際は、必ず応募者に確認を取ってください。

原則、内定の取り消しはできない

内定後にリファレンスチェックを行った場合、よっぽどの事情がない限り、内定の取り消しはできません。そのケースでは、内定の取り消しではなく「解雇」として扱われています。

リファレンスチェックによって正当に内定の取り消しができるのは、たとえば新卒者が大学を予定通り卒業できなかった場合や、社会的に重大な事件を起こした場合などです。

しかし、人種や信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、被害者となった事実など、企業側に応募者本人に対する不当な差別や偏見が見られた場合、内定を取り消すことは難しいでしょう。

個人情報を事前に確認することは多くのメリットをもたらしますが、内定の取り消しに関してはあらゆるリスクが伴います。同時に個人情報の扱いや慎重な判断力、モラルが必要となるのです。

リファレンスチェックの実施は「内定直前」がおすすめ

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リファレンスチェックを採用活動に用いるならば、トラブルを防ぐためにも内定直前に行うことをおすすめします。

ただし、内定直前に実施するとき、「リファレンスチェックを行って問題や矛盾がない場合には内定を出す」などの約束を応募者に提示するなど、ある程度の対策をしておくことが大切かもしれません。

リファレンスチェックのタイミングやフローなどに関しても、法的な観点からも丁寧に細かく確認を取ってください。新しくリファレンスチェックを導入するからこそ、決して急がず慎重に進めるようにしましょう。