書類選考結果のメールには返信すべき？
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転職活動において、応募企業との連絡手段がメールになることは珍しくありません。
メールによるコミュニケーションが円滑であれば、転職活動がスムーズに進みますし、企業からの印象が変わることもあります。
転職活動中の方の中には、書類選考結果のメールへの返信は必要なのだろうか？と悩んだことがある方もいるのではないでしょうか。
返信すべきと分かっていても、件名は？時間帯は？と小さな悩みも出るでしょう。
書類結果のメールは、次のステップに進めるか否かの大切なメールです。だからこそ、返信には特に気を遣いますよね。
応募企業からのメールは、基本的に返信すべきものですが、書類選考結果のメールには返信が不要なケースもあります。
返信が必要なケース、不要なケース、返信のマナーについて紹介します。
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書類選考結果のメールに返信が必要なケース
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書類選考結果のメールへの返信が必要なケースを紹介します。
合格の場合
書類選考結果が「合格」である場合は必ず返信しましょう。
書類選考の次は、面接が控えています。
次のステップに進むための指示がある場合もありますので、メールの内容はしっかりと確認しましょう。
選考を辞退する場合
合格の通知を受け取っても、他社から内定が出たり転職活動を中止したり、何かしらの理由で選考を辞退することもあるでしょう。
申し訳ないと思うと返信に戸惑いもあるかもしれませんが、採用担当者は次のステップに進むための準備をしているはずです。
応募企業は、再選考をしたり採用活動のスケジュールを練り直したりする必要がありますので、早めに返信しましょう。
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書類選考結果のメールに返信が不要なケース
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書類選考結果のメールへの返信が不要なケースを紹介します。
不合格の場合
不合格の通知を受け取った場合は、返信する必要はありません。
企業は、選考終了するという意味を含めてメールを送ってきています。
どれだけ丁寧なメールを返信しても、結果は変わりません。間違っても、不合格に至った理由を問い合わせたりしないようにしましょう。
残念ではありますが、気持ちを切り替えることが大切です。
返信不要と記載がある場合
「後日別途メールを送信するから」「送信専用アドレスだから」など、企業側の都合で、返信不要とされることもあります。
合格の通知には返信するのが基本ですが、メールの本文に「返信不要」との文言があれば返信する必要はありません。
返信しなかったら印象悪くなるのでは？と思って返信をしてしまうと、指示を理解していないと思われてしまう危険があります。
メールに指示があった場合には、返信は不要です。
書類選考結果のメールに返信する際の注意点
書類選考結果のメールに返信する際の注意点を紹介します。
早めに返信する
書類選考の結果にかかわらず、企業からのメールへの返信は24時間以内にするのが好ましいでしょう。
返信が早いことでマイナスな印象を与えることはありませんし、早い方が熱意のある応募者だと思ってもらえるでしょう。
「いつまで」というよりは、可能な限り早めにと思っておくと良いかもしれません。
返信する時間帯は、企業の営業時間内が良いでしょう。返信できるタイミングが深夜になった場合は、翌朝になってからの送信で構いません。
万が一確認が遅れたり時間が取れなかったりして、返信に時間がかかった場合は、謝罪の一言を添えるようにしてくださいね。
引用返信をする
返信する際には、応募企業が過去の内容をさかのぼりやすくするために、本文は引用返信にしましょう。
件名も変える必要はありません。件名が隠れるほどでなければ「Re」も付けたままでOＫ。
何のメールなのか、どのメールに対する返信なのかを相手にわかりやすくするのが、ビジネスメールのマナーであると心得ておきましょう。
署名を入れる
本文に名乗りを入れたとしても、本文の最後にも必ず署名を入れましょう。
- ・名前
- ・電話番号
- ・メールアドレス
「＝」や「－」などの記号を使い、本文との区切りを分かりやすくすると良いでしょう。
感謝の言葉を入れる
ここまでの内容は、一般的なビジネスメールと同じマナーです。
マナーを守って正確に送信することが基本ですが、それだけでは機械的な印象になってしまいます。
次のステップに進むのであれば、メールでも好印象を与えたいところ。
「選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました」のような、感謝の一言を盛り込むようにしましょう。
書類選考結果のメールに返信する場合の例文
〇〇株式会社人事部 〇〇様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしましたおもてなし太郎と申します。
この度、書類選考通過のご連絡と、次回選考に関するご案内をいただき誠にありがとうございました。
面接の希望日程をお送りします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、ご調整頂けますと幸いです。
- ・〇月〇日（〇）△時〜△時
- ・〇月〇日（〇）△時〜△時
- ・〇月〇日（〇）△時〜△時
お忙しい中恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
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おもてなし 太郎
電話番号：012-345-6789
メールアドレス：omotenashi.tarou@〇〇〇〇.jp
転職エージェントなら書類選考結果のメールへの返信は不要！
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書類選考結果のメールだけでなく、応募企業からのメールへの返信は緊張するものですよね。
転職エージェントを利用した転職活動であれば、アドバイザーが企業とやりとりをしてくれるので、メールの返信に気を遣う必要はありません。
メールの返信に不安があるという場合は、転職エージェントを利用するのがおすすめです。
宿泊業界への転職に興味がある方は「おもてなしHR」にご相談くださいね。
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