書類選考結果のメールにはどう返信する？注意点と例文をチェック！

書類選考結果のメールには返信すべき？

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転職活動において、応募企業との連絡手段がメールになることは珍しくありません。

メールによるコミュニケーションが円滑であれば、転職活動がスムーズに進みますし、企業からの印象が変わることもあります。

転職活動中の方の中には、書類選考結果のメールへの返信は必要なのだろうか？と悩んだことがある方もいるのではないでしょうか。

返信すべきと分かっていても、件名は？時間帯は？と小さな悩みも出るでしょう。

書類結果のメールは、次のステップに進めるか否かの大切なメールです。だからこそ、返信には特に気を遣いますよね。

応募企業からのメールは、基本的に返信すべきものですが、書類選考結果のメールには返信が不要なケースもあります。

返信が必要なケース、不要なケース、返信のマナーについて紹介します。

書類選考結果のメールに返信が必要なケース

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書類選考結果のメールへの返信が必要なケースを紹介します。

合格の場合

書類選考結果が「合格」である場合は必ず返信しましょう。

書類選考の次は、面接が控えています。

次のステップに進むための指示がある場合もありますので、メールの内容はしっかりと確認しましょう。

選考を辞退する場合

合格の通知を受け取っても、他社から内定が出たり転職活動を中止したり、何かしらの理由で選考を辞退することもあるでしょう。

申し訳ないと思うと返信に戸惑いもあるかもしれませんが、採用担当者は次のステップに進むための準備をしているはずです。

応募企業は、再選考をしたり採用活動のスケジュールを練り直したりする必要がありますので、早めに返信しましょう。

書類選考結果のメールに返信が不要なケース

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書類選考結果のメールへの返信が不要なケースを紹介します。

不合格の場合

不合格の通知を受け取った場合は、返信する必要はありません。

企業は、選考終了するという意味を含めてメールを送ってきています。

どれだけ丁寧なメールを返信しても、結果は変わりません。間違っても、不合格に至った理由を問い合わせたりしないようにしましょう。

残念ではありますが、気持ちを切り替えることが大切です。

返信不要と記載がある場合

「後日別途メールを送信するから」「送信専用アドレスだから」など、企業側の都合で、返信不要とされることもあります。

合格の通知には返信するのが基本ですが、メールの本文に「返信不要」との文言があれば返信する必要はありません。

返信しなかったら印象悪くなるのでは？と思って返信をしてしまうと、指示を理解していないと思われてしまう危険があります。

メールに指示があった場合には、返信は不要です。

書類選考結果のメールに返信する際の注意点

書類選考結果のメールに返信する際の注意点を紹介します。

早めに返信する

書類選考の結果にかかわらず、企業からのメールへの返信は24時間以内にするのが好ましいでしょう。

返信が早いことでマイナスな印象を与えることはありませんし、早い方が熱意のある応募者だと思ってもらえるでしょう。

「いつまで」というよりは、可能な限り早めにと思っておくと良いかもしれません。

返信する時間帯は、企業の営業時間内が良いでしょう。返信できるタイミングが深夜になった場合は、翌朝になってからの送信で構いません。

万が一確認が遅れたり時間が取れなかったりして、返信に時間がかかった場合は、謝罪の一言を添えるようにしてくださいね。

引用返信をする

返信する際には、応募企業が過去の内容をさかのぼりやすくするために、本文は引用返信にしましょう。

件名も変える必要はありません。件名が隠れるほどでなければ「Re」も付けたままでOＫ。

何のメールなのか、どのメールに対する返信なのかを相手にわかりやすくするのが、ビジネスメールのマナーであると心得ておきましょう。

署名を入れる

本文に名乗りを入れたとしても、本文の最後にも必ず署名を入れましょう。

• ・名前
• ・電話番号
• ・メールアドレス

「＝」や「－」などの記号を使い、本文との区切りを分かりやすくすると良いでしょう。

感謝の言葉を入れる

ここまでの内容は、一般的なビジネスメールと同じマナーです。

マナーを守って正確に送信することが基本ですが、それだけでは機械的な印象になってしまいます。

次のステップに進むのであれば、メールでも好印象を与えたいところ。

「選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました」のような、感謝の一言を盛り込むようにしましょう。

書類選考結果のメールに返信する場合の例文

転職エージェントなら書類選考結果のメールへの返信は不要！

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書類選考結果のメールだけでなく、応募企業からのメールへの返信は緊張するものですよね。

転職エージェントを利用した転職活動であれば、アドバイザーが企業とやりとりをしてくれるので、メールの返信に気を遣う必要はありません。

メールの返信に不安があるという場合は、転職エージェントを利用するのがおすすめです。

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