宿泊施設の業務を効率化するPMS！旅館で導入するメリットと注意点を見てみよう

旅館でPMSを導入するメリットと注意点

kapinon – stock.adobe.com

PMSとは、Property Management System（プロパティーマネジメントシステム）の省略後で、宿泊施設の予約や残室数、料金の清算などを一括で管理できるツールを指す言葉。

チェーン展開しているホテルや大型ホテルなどで使うものというイメージがありますが、実は旅館の業務にも適しています。旅館でPMSを導入するメリットと、運用する際の注意点について見ていきましょう。

なお、PMSの詳細については以下の記事をご参照ください。

関連記事

おもてなしHR

ホテルで導入されているPMSとは？システムの機能や選び方を見てみよう

ほとんどのホテルでは、予約や残室数、売り上げなどの管理にPMSと呼ばれるシステムを導入しています。PMSの機能や、ホテルがPMSを選ぶ際の一般的なポイントを見ていきましょう。

旅館におけるPMS導入のメリット

PMSの導入・運用には費用が掛かりますが、適切に使えばその費用を上回るメリットが得られます。主なメリットを3つ、紹介します。

業務負担の軽減

PMSの中には外部の宿泊予約サイトと連動しているものが多く、お客様による操作で入った予約が自動で管理されます。

人手不足が深刻な旅館において、予約管理の業務をPMSに任せれば従業員の負担が大幅に減るでしょう。長時間労働を解消し、人件費を抑えることにつながります。

人為的ミスが起こりにくい

従来の手書き台帳や電話予約は、書き間違いやダブルブッキングといったことが起こりがちですよね。PMSを導入すれば、お客様情報の入力から空き室管理までシステムで処理されるので人為的ミスが起こりません。

お客様に迷惑を掛けて旅館の信頼を損なったり、従業員に余計な負担を掛けたりしないので業務が円滑にまわるでしょう。

接客の質を高められる

PMSの導入で予約管理にまつわる業務負担を大幅にカットすれば、従業員は目の前のお客様に集中できるでしょう。

また、PMSの種類によってはお客様の好き嫌いやアレルギー、お誕生日や記念日といった情報を蓄積できることもあります。PMSは旅館運営を簡略化するだけでなく、より質の高いおもてなしの提供にも役立つのですね。

旅館でPMSを運用する際の注意点

PMSを導入することによって素晴らしいメリットが得られる一方、旅館ならではの注意事項もあります。PMSを旅館で使用する際に気を付けたいポイントを見ていきましょう。

旅館の温かみを損なわないように

予約管理の手間が省けるPMSですが、手続きや処理を自動化することでお客様と触れ合う機会が減りますよね。利便性を追及するあまり、旅館の良さである温かみを損なわないように注意が必要です。

予約管理の工数が削減される分、客室に手書きのメッセージカードを用意するなどプラスアルファの温もりを伝える工夫をしましょう。

自動予約に不慣れなお客様の存在を忘れずに

お客様の中には、スマートフォンやパソコンの操作が苦手だったり、インターネットで予約を取る方法が分からないという人も居ます。昔ながらの旅館を好むシニア世代は、特にその傾向が強いのではないでしょうか。

そのため、PMSを導入してからも継続して電話予約の対応は必要です。忙しい時に予約の電話が掛かってくると「インターネットで予約してくれればいいのに」などと思ってしまうかもしれません。

電話対応を必要としているお客様に寄り添う心を忘れないよう、注意しましょう。

旅館に合ったPMSで業務のムダをなくしましょう

taka – stock.adobe.com

多くの企業がPMSを開発しており、それぞれに異なる特徴を持っています。導入の際には旅館の規模やサービスを考慮し、過不足のないものを選んでくださいね！

また、人手不足の解消にはおもてなしHRにお任せください。おもてなしHRは宿泊業に特化した採用支援サービスです。貴館の求める人物像を考慮した上で、宿泊業に関心の高い求職者を紹介いたします。

面接日時のセッティングなど、入社までの流れもしっかりサポートしますので、ぜひご活用ください！