【ホテルマン向け】問い合わせメールへの返信に悩む……
宿泊予約に関する問い合わせや意見がある場合に、ホテルにメールで問い合わせるお客様が少なくありません。そのようなお客様からの問い合わせメールへの返信も、ホテルマンの仕事です。
ビジネスメールにはマナーがありますし、お客様へのメールであれば言葉遣いにも注意を払う必要があります。
ホテルマンであれば、正しいマナーやきれいな言葉遣いが身についているはずですが、メールとなると急に不安を感じるようなこともあるかもしれません。
メールそのものには慣れていても、家族や友人宛のメールとは訳が違います。正しく伝わっているか不安になったり、読み返してみたら変な気がしてきたり、なかなか書き進められないということもありそうです。
問い合わせメールへの返信は、確かにホテルマンの仕事ですが、業務が発生する頻度はそれほど高くはありません。疑問が生じたり、慣れるまで時間もかかったりするのも仕方ありません。
お客様からの問い合わせメールへの返信には、書き方のマナーがあります。基本さえ理解できれば、問い合わせメールへの返信は決して難しいものではありません。
書き方のルールや、問い合わせ内容に合わせた例文を紹介します。
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【ホテルマン向け】問い合わせメールの返信の書き方は？
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問い合わせメールの返信に必要な内容は、どのような問い合わせであっても基本的には同じです。
- 件名
- お客様の名前
- あいさつ/名乗り
- 問い合わせに対する回答
- 締めの言葉
- ホテル名/担当者名
- 連絡先
問い合わせの内容によって文言を変える必要はありますが、あいさつの一言やホテル名・連絡先などは、大きく変わることはありません。
変える必要がないからといって、他のお客様に返信したメールをそのままコピーをするのはやめましょう。
お客様のお名前を変え忘れたり、宛先を間違ったりする危険があります。過去に送ったエールはそのまま引用せず、参考にしながら作り直すようにしてください。
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【ホテルマン向け】問い合わせメールへの返信例文
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お客様から届く問い合わせメールの内容はさまざま。内容に合わせて返信の内容を考えなければならないのは、大変ですよね。問い合わせの内容に合わせた返信の例文を紹介します。
予約確認に対する返信
〇〇〇様
お世話になっております。〇〇ホテル 宿泊予約担当〇〇です。
ご予約の確認についてご連絡いただき、ありがとうございます。
ご予約内容は以下の通りです。
予約番号：0123456
宿泊代表者氏名：○○ ○○ 様
チェックイン日時：2023年03月13日17:00
宿泊日数：1泊
部屋タイプ：ツインルーム
部屋数：1室
食事：朝食なし
料金：8000円（大人）×2名＝16000（税込・サービス料別）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
〇〇〇様のお越しを、心よりお待ち申し上げます。
———————————————
〇〇ホテル 宿泊予約担当 〇〇
電話番号：012-345-6789
アドレス：omotenasi＠○○○○.jp
キャンセルに対する返信
〇〇〇様
お世話になっております。〇〇ホテル 宿泊予約担当〇〇です。
ご予約のキャンセルについてご連絡いただき、誠にありがとうございます。以下のご予約について、キャンセルを承りましたので、ご確認ください。
予約番号：01234567
宿泊代表者氏名：○○ ○○ 様
チェックイン日時：2023年03月13日17:00
宿泊日数：1泊
部屋タイプ：ツインルーム
部屋数：1室
食事：朝食なし
料金：8000円×2名 合計16000円（税込・サービス料別）
今回のキャンセルにおけるキャンセル料は発生いたしません。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
———————————————
〇〇ホテル 宿泊予約担当 〇〇
電話番号：012-345-6789
アドレス：omotenasi＠○○○○.jp
予約変更に対する返信
〇〇〇様
お世話になっております。〇〇ホテル 宿泊予約担当〇〇です。
ご予約の変更についてご連絡いただき、ありがとうございます。以下の変更を承りますので、ご確認ください。
予約番号：01234567
変更内容：ツインルーム1室をシングル2室に変更、朝食付きプランに変更
※この度の変更に伴い、料金も変更しておりますので、併せてご確認ください。
宿泊代表者氏名：○○ ○○ 様
チェックイン日時：2023年03月13日17:00
宿泊日数：1泊
部屋タイプ：シングルルーム×2室
部屋数：1室
食事：朝食付き
料金：12000円×1名 2室合計 24000円（税込・サービス料別）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
〇〇様のお越しを、心よりお待ち申し上げます。
———————————————
〇〇ホテル 宿泊予約担当 〇〇
電話番号：012-345-6789
アドレス：omotenasi＠○○○○.jp
空室確認に対する返信
〇〇〇様
お世話になっております。〇〇ホテル 宿泊予約担当〇〇です。
空室についてお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
あいにくご希望の日時は全館満室となっております。
大変恐縮ではございますが、お部屋のご案内をすることが出来かねます。ご期待に沿えず申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。
———————————————
〇〇ホテル 宿泊予約担当 〇〇
電話番号：012-345-6789
アドレス：omotenasi＠○○○○.jp
ご意見に対する返信
〇〇〇様
お世話になっております。〇〇ホテル 宿泊予約担当〇〇です。
この度は貴重なご意見をありがとうございます。
せっかくお越しいただいたにもかかわらず、十分なサービスの提供ができず、申し訳ありませんでした。心よりお詫び申し上げます。
今後二度とこのようなことを起こさぬよう、スタッフ全員の接客マナーの向上に努めて参ります。
今後もご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
———————————————
〇〇ホテル 宿泊予約担当 〇〇
電話番号：012-345-6789
アドレス：omotenasi＠○○○○.jp
問い合わせメールの書き方でホテルの印象UP！
問い合わせメールへの返信は、お客様の顔が見えないからこその難しさがあります。しかし、作成の流れや書き方のルールが分かれば、決して難しいものではありません。
丁寧な言葉遣いや配慮のある一言を添えるだけで印象は大きく変わるもの。基本をマスターして、ホテルならではのあたたかみが伝わる問い合わせメールへの返信を心がけてください。
ホテルマンの仕事に興味のある方は「おもてなしHR」にご相談くださいね。
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