円満に退職するために。退職交渉の進め方や退職願の書き方

転職をする際に、退職前後の手続きに戸惑う方も多いのではないでしょうか。退職をやみくもに進めてしまい、トラブルに発展してしまうケースもあるようです。今回の記事では、退職の意思を伝えるための心得から退職願の書き方、退職を受理された後にやるべきことなど、円満に退職するためのコツについてご紹介します。

退職交渉の進め方について

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転職したい意思が固まり、会社に退職を申し出ようと考えたとき、いつどのように伝えるとよいのか悩む方もいるかもしれません。今回は、退職交渉の進め方について考えてみましょう。

 

スケジュールを立てる前の注意点

退職したい旨は、いつごろまでに職場に伝えるとよいのでしょう。民法では退職の2週間前までに申し出ると定められていますが、2週間では後任も決まらず引き継ぎもできない場合があるので現実的ではありません。一般的な企業の規約では、退職の1カ月前と定めているところが多いようですが、円満に退職を進めたいと考える場合は2カ月前を目安に伝えられるとよいでしょう。宿泊業界では申し出のタイミングをゴールデンウィークや夏休みといった繁忙期を避けることで、円満に退職を進めることができそうです。退職を考える場合は、まず自分の会社の就業規則についてきちんと確認しておくようにしましょう。

 

誰に伝えるのか

退職したい旨を上司に伝えるときにもマナーが必要となります。まず直属の上司に「相談があるのですが」と伝えた後、なるべく人目のつかない会議室などで退職したい旨を口頭で伝えましょう。その際、直属の上司を飛び越えて社長や部長に伝えたり、同僚に先に伝えることは避けるようにします。また、いきなり退職願を提出するのではなく、上司から退職了承を得てから退職願を書くようにしましょう。

 

退職願は必ず必要?

退職願は会社に退職したい旨を打診する書類のことを指し、退職届は会社から退職の了承を得た後に、退職の意思表示をするための書類です。退職願や退職届はどのような場合でも提出しなければいけないものなのでしょうか。ここでは、退職の状況ごとにご紹介します。

 

自己都合

自己都合の場合は退職願や退職届を必ず提出しましょう。なお、退職届は一方的に退職を宣告するといった意味もあるため、状況に応じて先に退職願を出すようにします。退職日は希望を記入することもあれば、上司と事前に相談した日で記入する場合もあります。退職願は証明のためにもコピーをとり保管しておくとよいでしょう。

 

期間満了の場合

契約期間満了に伴う退職は、退職願や退職届を提出する必要はありません。契約更新を望んでいた場合は「契約更新を希望しましたが、契約期間満了のため退職します」という一文をいれた退職届を提出しましょう。

 

会社都合

会社都合により退職する場合は退職願や退職届を提出する必要はありません。提出してしまうと自己都合扱いになり、失業保険の手続の際に不利な扱いを受ける可能性があります。会社都合であるのに退職願や退職届の提出を求められた場合は、退職理由をきちんと明記するようにしましょう。

 

退職願の書き方

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退職願の書き方にもマナーがあります。自筆で作成する場合もあれば、会社規定の書式で作成する場合もあります。会社規定の書式がある場合は、それに従って作成しましょう。ここでは自筆で退職願を作成する際のポイントについてご紹介します。

 

用紙・筆記具・封筒の選び方

用紙はA4かB5の白い用紙で、縦に罫線が入っているシンプルなものを選びましょう。筆記具は黒の万年筆かサインペン、ボールペンで書きます。鉛筆やシャープペン、消せるボールペンなど、文字が簡単に消えてしまう筆記具は使いません。封筒は白無地のものを選び、用紙のサイズによって大きさを選びます。

 

具体的な書き方

具体的な書き方について確認してみましょう。

 

・表題:最初の1行目のほぼ中央に「退職願」と書きます。

・最初の書き出し:表題から1行あけた次の行の一番下に「私事」または「私儀」と書きます。

・退職理由:「一身上の都合により」と書きましょう。自己都合の場合、退職の具体的な理由を書く必要はありません。

・退職日:上司と相談した日付を書きます。

・届け出年月日:退職願を提出する日を書きます。

・署名・捺印:所属部署と氏名を書き、その下に押印。

・宛名:社長の名前を書きます。「株式会社〇〇〇 代表取締役 〇〇〇〇殿」

 

封筒の書き方・入れ方

退職願の封筒は表面に「退職願」と書き、裏面の左下に所属部署と名前を書きましょう。

退職願を書き終えたら封筒に入れます。便箋の書き出しが右上にくるようにおき、長辺を三等分に折ります。まず下から3分の1の部分で折り、次に上から下へ折り重ねます。便箋の書き出し部分が裏面にくるように封筒に入れ、封入口をのりでとめて「〆」と書きましょう。

 

転職願の受理後にやるべきこと

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退職願を提出し受理された後は、退職に向けてどのように行動するとよいのでしょうか。円満退職に向けてやるべきことについて考えてみましょう。

 

引継ぎのスケジュールを立てる

まずは業務引き継ぎのスケジュールを立てます。後任者を決定し、業務を引き継ぎます。宿泊業界の場合、なるべくオンシーズンは避けスムーズに引き継ぎできるように気をつけるようにしましょう。

 

社内社外への挨拶

社内の人や取引先など社外の人へ退職の挨拶に行きます。社外へ行く場合は後任者を一緒に連れていき紹介します。遠方の取引先などには、挨拶文やメールを送るとよいでしょう。宿泊業界の場合、社内社外へ挨拶しながらも、利用するお客様には最後まで丁寧なおもてなしをします。

 

事務手続き

会社に返却するものをまとめたり、会社から受け取る書類について確認しておきましょう。退職後に慌てることのないよう、事前に準備を整えておくことが大切です。制服やユニフォームがある場合は、きちんと返却しましょう。

 

マナーを守って円満退社につなげよう

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退職願は、書き方から渡し方まで慣習による決まりが多く、煩わしいと感じることもあるかもしれませんが、マナーを守ることが円満退社への一番の近道となります。新天地に気持ちよく前進するためにも、ポイントをしっかり押さえて円満退職を実現しましょう。

 

 

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