退職の挨拶メールのマナーとは？基本を押さえて感謝の気持ちを伝えよう

退職の挨拶メールの目的とは？

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無事に退職日が決まり、引き継ぎの計画もできてほっとしたのもつかの間、ふと「退職の挨拶はどうしたらいいのだろう」と気になる方もいるのではないでしょうか。

最終出社日に挨拶の場をいただければ問題ありませんが、他拠点に移動した先輩やお世話になった取引先の方は会う機会がなければ挨拶できないはずです。

そういうときは、「メール」を使って感謝の気持ちを伝えることができます。

ただ、メールは受けた側が削除などをしない限り一生残るものなので、送信する前に内容を見直すなど細心の注意が必要です。

また、退職の挨拶メールは社外の方だけではなく、社内の方に送信しても問題ありません。

次の項目より、退職の挨拶メールの例文を紹介するので、送る内容に悩んでいる方は参考にしてくださいね。

退職の挨拶メールに関するポイント

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退職の挨拶メールを送るときは、どんなことに気を付ければいいのでしょうか？

ここでは4つ紹介するので、しっかり把握しておきましょう。

社内は最終出社日、社外は退職2週間前に済ませる

退職の挨拶メールは、社内の方には最終出社日、社外の方には最終出社日の2週間前までには終えておきましょう。

社内の場合は、メールを送信するルールなどがあればそちらを優先しますが、特になければ「最終出社日」に送るのがベストです。

ただ、定時の1時間前に送信するなど、なるべく業務に支障が生じにくい時間帯を選んでおくと相手の負担も軽減できるのではないでしょうか。

一方、社外の方に退職の意向を伝えるタイミングは、後任者が決まったら伝えることもあれば、正式に退職日が決定したら早々に連絡することもあるなど、会社によってさまざまです。

一般的に、遅くても「最終出社日の2週間前」までには伝えておくと、在職中の引き継ぎがスムーズになるでしょう。

退職のご挨拶だと分かる件名にする

社内外に退職の挨拶メールをする際は、退職のご連絡だと分かる件名にしておきましょう。

仕事中は、業務関連のメールが多数届くので、件名に何も入っていないと読むのを後回しにされるかもしれません。

「退職のご連絡」など、簡潔な内容を件名に入れておくと、それだけで大体の内容を把握できるので忘れないように入力してくださいね。

退職理由などは明確にしない

退職の挨拶メールをする際は、退職理由などを明確にしないようにしましょう。

これは、最終出社日に挨拶の場をいただいたときにも言えることです。

退職理由は「一身上の都合により」とするのが一般的ですが、もし具体的な理由を聞かれても現職のマイナスイメージにつながるような内容は避けてくださいね。

返信がきたらお礼の一言を添えて返信する

社内外の方に退職の挨拶メールをしたら、返信をいただくこともあります。

業務で忙しい中、あなたに返信するための時間を作って対応してくださっているので、あなたもお礼の一言を添えて1件1件丁寧に返信してくださいね。

以上のことに注意して、最終出社日までに挨拶メールを済ませておきましょう。

【パターン別】退職の挨拶メールの例文

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ここでは、退職の挨拶メールの例文を「社内の方・上司やお世話になった方・社外の方」に分けて解説します。

社内の方に送信する場合

上司やお世話になった方に送信する場合

〇社外へ送信する場合

退職の挨拶メールをマスターして円満退社しよう！

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退職の挨拶メールは、会社を辞めた後も文章として残るので内容を入念にチェックすることが大事です。

最終出社日まで良好な関係を維持するためにも、あなたにしか表すことのできない忘れられない感謝の言葉を綴ってくださいね。

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